"C'est décidé ! En 2018, je serai organisée dans mon boulot !"

Voilà typiquement le discours de bonne résolution voué à l'échec qui sera abandonné 3 jours après le début de l'année et donc qu'il ne sert à rien de tenir.

Vous devez voir l'organisation comme un cheminement, un processus : vous ne vous réveillerez pas du jour au lendemain en réalisant "ça y est c'est bon, je suis organisé et productif".

Peut-être que certains d'entre vous en lisant le blog se découragent à l'avance en se disant :

"C'est impossible, je serai jamais super organisée comme elle, sans un compte-rendu non-fait qui traîne , avec un bureau nickel et étiqueté du sol au plafond, sans jamais être en retard sur rien"

ou se disent que de toute façon, ça n'est pas pour eux :

"Elle doit avoir une vie réglée comme du papier à musique, ça doit être super chiant de vivre aussi strictement, 'faut se détendre un peu dans la vie !"

Mais celles et ceux qui me connaissent au boulot savent que je procrastine (trop souvent) les CR pour faire d'autres trucs plus futiles, que j'adore les pauses café plutôt que m'attaquer à mes "to-do list" et que mes étagères débordent régulièrement ! Et ceux qui me connaissent plus personnellement ont vu que chez moi, c'est (trop souvent) un joyeux bazar!

Bref, j'ai moi-même encore un long chemin à parcourir dans ce domaine ! Partager mes petites découvertes m'oblige à continuer de progresser moi aussi et à mieux comprendre et gérer mon côté "control-freak" insatisfait. Mes publications sur ce blog sont à prendre comme des petites balises pour vous servir de repères, des directions possibles, des provocations de prises de conscience, et vous verrez que de temps en temps, vous vous surprendrez vous-mêmes en réalisant que vous avez progressé sur tel ou tel aspect (par exemple "tiens, il y a quelques mois, je n'aurais jamais retrouvé ce petit jeu fabriqué parce que je les rangeais toujours au hasard !")

La seule HABITUDE, ACTION à ancrer obligatoirement dès le 1er janvier, c'est de bien regrouper ses factures et documents comptables pour que la comptabilité 2018 se fasse plus facilement. 

Alors prenez simplement la décision d'appliquer des petites choses de-ci de-là, félicitez-vous quand vous notez vos progrès et surtout SURTOUT soyez indulgent avec vous-même quand quelque chose vous échappe !

Bien que planifier, anticiper, s'organiser permette de réduire le stress, il y a toujours des circonstances, des événements qui échappent à notre contrôle et certains jours, les choses ne se déroulent pas du tout comme prévu et nous nous retrouvons dans le rouge émotionnellement parlant. Que pouvons-nous faire à la fois pour faire face à ce niveau de stress inhabituel, le baisser et quelles habitudes peut-on prendre au quotidien pour éviter au maximum ces montées de stress ?

Quelques idées en vrac :

- boire un thé/café

- méditer plusieurs minutes ou juste prendre quelques grandes inspirations

- annuler quelques patients voire toute une journée/demi-journée sans culpabilité quand on en ressent le besoin

- se lever 30/45 minutes plus tôt le matin pour instaurer une routine matinale (cf. Miracle Morning par exemple) et se faire du bien avant de se lancer dans sa journée. 

-  prendre le temps d'écrire 3 choses positives, 3 choses pour lesquelles nous sommes reconnaissants, compléter/consulter sa happiness box (Powa)

- chercher les bons côtés d'une situation énervante/stressante au départ

- avoir une plante dans son bureau 

- chercher une super collègue, ou une stagiaire 

- aller marcher dehors, prendre l'air 

- appeler un proche

- écouter un podcast qui fait du bien en venant ou partant du travail plutôt que la radio et ses nouvelles assommantes : Brooke Castillo "Life coach School Podcast" ou Clotilde Dusoulier "Change ma vie". Si vous avez d'autres chouettes podcasts sur votre liste d'écoute, n’hésitez pas à partager ! 

- prendre le temps d'arriver le matin (mini. 15 min avant le premier) pour s'installer

- prendre le temps de ranger son bureau le soir avant de partir, avoir un rituel de clôture. Pensée pour les mamans (comme moi !) qui courent à la crèche, l'école/la garderie de l'école, la nounou à la seconde où le dernier patient a claqué la porte... Perso, j'ai quand même un soir dans la semaine où c'est le papa qui gère entièrement et un autre ou je paye la nounou 30 minutes de plus que le strict nécessaire pour ne pas partir comme une fusée dans ma 2ème journée de maman. Posez-vous la question de laisser votre Bout'chou un peu plus longtemps (ou de prendre un patient de moins certains jours) pour arriver dans de meilleures dispositions, c’est aussi une façon de mieux profiter ensuite du temps ensemble

 - personnaliser son bureau  pour s'y sentir bien (penser au visuel - la déco - mais aussi à l'olfactif -bougie, diffuseur etc)

- éteindre les écrans et les réseaux sociaux

- faire une sieste

- tester différents plannings, différentes façons de travailler pour trouver le rythme qui VOUS convient : plutôt 3 jours hyper condensés pour avoir ensuite 4 jours entiers ? Répartir sur tous les jours mais avec des pauses et en partant moins tard? Prendre les patients toutes les 35 min/40 min ? Avoir 30 min/1h de pause dans l'après midi ? Commencer à 10H parce que vous n'êtes vraiment pas du matin ?

- déléguer (je le mets en gras parce qu'en tant que profession essentiellement féminine, on n'y pense pas assez, on a toujours ce sentiment de devoir être super en tout, tout le temps, toute seule) : ménage, comptabilité, courses perso (merci le Drive...) 

- Garder une trace de tout ce qui peut marcher pour vous  dans cette liste pour y recourir plus tard (dans votre bullet journal, votre gestionnaire de tâches)

Vos suggestions pour compléter cette liste sont les bienvenues dans les commentaires !

Pour ce troisième et dernier volet consacré aux applications de gestionnaire de tâches, je vous propose d'explorer

Trello 

https://trello.com/

Comme les autres, elle est disponible sur tous vos supports (ordi, tél, tablette) et la version gratuite est suffisamment fournie pour notre utilisation.

J'en avais déjà un peu parlé ici #14 et #15.

L'appli s'organise en "tableaux" au sein desquels on crée des "listes" et au sein desquelles on ajoute des "cartes" (ces cartes pouvant contenir un texte, une image, une référence, un site web, une liste à cocher...)

J'aime bien cette ergonomie en cartes que l'on peut déplacer d'une liste à l'autre. 

C'est celle que j'utilise depuis plusieurs mois maintenant : au niveau visibilité, elle est entre Any.do et Wunderlist c'est-à-dire qu'on garde une vision globale suffisante mais juste ce qu'il faut. Depuis quelques temps, ils ont amélioré la plaisance d'utilisation avec un large choix de jolis fonds de tableaux.

Vous avez donc des tableaux qui apparaissent à gauche de l'écran et dans chaque tableau, vous créez autant de listes que nécessaires. Ici je vous montre un aperçu de quelques listes : 

Voici un aperçu d'une carte de mes CR à rédiger avec les différentes étapes de rédaction à cocher (pour ajouter ces "check-lists" : cette fonction apparaît une fois que vous avez cliqué sur une carte pour l'éditer)

Les cartes sont mobiles : quand j'ai rédigé le CR, je bouge la carte dans la colonne "A ENVOYER Doc"  : dans cette liste,  j'ai aussi une carte toute prête pour pouvoir copier-coller le texte d'accompagnement si je l'envoie par mail par exemple (voir la 1ère photo- sur la droite).

Je m'en sers aussi pour suivre les "en cours" pour lesquels, je n'ai aucune action à faire normalement sauf délai anormalement important (attente de colis, attente de paiement...)

Pour préparer mes ventes de matériel dont je ne me sers plus : sur cette carte, j'ai le texte prêt à copier coller pour les acheteuses et la liste du matériel que je pense vendre.

Trello est donc très flexible : à la fois pour les tâches en cours mais aussi organiser et suivre l'avancement deprojets plus vastes, noter vos idées en vrac: par exemple, sur mon tableau dédié au blog, les cartes contiennent des références, des débuts de rédaction, des idées, un "calendrier éditorial" (je mets des guillemets car c'est un bien grand mot à mon petit niveau)

Pour ceux qui sont plus visuels, vos cartes peuvent être des aperçus de photos. par exemple, quand je navigue sur un site je peux tout simplement glisser déposer une photo dans une liste Trello

Je peux aussi utiliser une extension sur mon navigateur qui me permet d'envoyer une adresse Web que je veux garder comme référence directement sur la liste Trello de mon choix.

 Extension pour Google Chrome

Le seul bémol pour moi : on peut ajouter des échéances, mais il n'y a pas de notifications sur mon bureau/ou un rappel qui s'affiche automatiquement à ma connaissance... Si vous avez un tuyau pour ça, ça m'intéresse  ;-)

Raccourci utile : supprimez une carte rapidement en la survolant avec la souris et en appuyant sur la touche "C" de votre clavier simultanément.

Aujourd'hui, je vous présente succinctement 2 applis pour gérer vos listes de choses à faire. Elles sont assez similaires dans l'utilisation, la différence est vraiment dans les détails

Wunderlist et Any.do

Les 2 sont utilisables et se synchronisent sur web/Smartphone/tablette. Les versions gratuites sont suffisantes. Je vais donc juste présenter leur organisation en captures car c'est surtout grâce à cette ergonomie et plaisance d'utilisation que vous allez vous faire votre idée.

1/ Any.do https://web.any.do/ (pour la version SmartPhone rendez-vous dans votre AppStore ou Playstore)

L'appli est en anglais, mais cela ne gêne pas trop le fonctionnement.

Vos listes sont accessibles par différentes tuiles

Puis au sein de chaque tuile, vous avez 4 listes : "aujourd'hui", "demain", "bientôt" et "un jour"

Pour chaque tâche, vous avez encore la possibilité d'aller plus loin dans l'arborescence et de créer des sous-tâches, attacher un document, mettre un rappel.

Vous avez donc une arborescence très précise, un peu comme des dossiers, sous-dossiers sur votre disque dur.

2/ Wunderlist https://www.wunderlist.com (pour la version SmartPhone rendez-vous dans votre AppStore ou Playstore)

Cette appli web nécessite moins de photos car tout est constamment visible : vous avez toujours votre vision globale/liste de projets à gauche, puis les tâches au milieu, et les sous tâches à droite.

et toujours la possibilité d'ajouter des rappels, des échéances, attacher un document, même un enregistrement (pour Wunderlist)

(Ne vous fiez pas aux noms de listes créées, je les ai créées pour exemple, ce n'est pas ce que j'utilise comme organisation)

Si vous utilisez ces applications régulièrement, n'hésitez pas à laisser votre avis, vos remarques sur des paramètres d'utilisation qui vous paraissent intéressants. 

Pour découvrir le sommaire, tous les sujets abordés sur ce blog, c'est par ici: http://paksa.eklablog.com/accueil-c29131686

Le format digital pour organiser ses listes de "choses à faire diverses" a bien des avantages :

- flexibilité : pas besoin de tout réécrire si vous changez d'organisation, ou bougez un item vers une autre liste

- netteté : vous ne vous retrouvez pas avec des pages encombrées, raturées de trucs "faits"

- portabilité : souvent, l'appli se décline pour le portable, la tablette et une utilisation sur ordi, pour toujours avoir vos listes sous la main

- adaptabilité : on peut y mettre du pro et perso sans que l'un n'envahisse l'autre

Alors si vous êtes décidés à sauter le pas de l'organisation 2.0, voici quelques options à explorer :

1/ "Tâches" de Google Calendar : cela peut être une bonne option si vous utilisez déjà l'agenda Google.

Quand vous êtes sur la page de votre agenda Google, à gauche, en déroulant "mes agendas" vous avez la possibilité de cocher "liste des tâches " et elles s'affichent à droite. vous pouvez créer plusieurs listes et naviguer entre elles mais les possibilités sont assez limitées. Cela manque de visibilité globale notamment si vous avez plein de projets/listes différentes. Mais si vos listes sont succinctes, si vous ne vous en servez que pour noter la liste des choses à faire au bureau de la semaine par ex, cela peut convenir. Mais dès que vous allez avoir recours à plusieurs listes/projets, la navigation n'est pas simple.

2/ OneNote : si vous utilisez déjà OneNote, vous pouvez vous créer une section"TO DO" et des pages et sous-pages pour vos différentes listes, pour séparer l'avancement et les étapes de différents projets.

Les pages surlignées en jaune sont en fait des "sous pages" de la page "maitresse" "perso" et je peux les dérouler ou non selon le besoin. Pour créer une sous-page, il faut d'abord créer une page et ensuite faire clic droit sur cette page >"transformer en sous-page"

Vous pouvez créer des listes à cocher et ajouter pleins d'indicateurs différents  :

Vous pouvez soit utiliser la police "barrée" quand votre tâche est faite (si vous aimez voir tout ce que vous avez accompli) ou juste cocher ou complètement effacer l'entrée de votre liste :

Une fonctionnalité pratique : l'option "Notes rapides" -> vous la trouvez en faisant clic droit soit sur l'icône de Onenote (si l'icône est épinglée en bas de l'écran) ou dans la zone de notification en bas complètement à droite

Cette fonction vous permet d'ajouter rapidement une idée/une chose à faire qui vous passe par la tête ("acheter des enveloppes", "regarder matériel xxx"...), elle se retrouve dans une section dédiée (par défaut "notes rapides", mais vous pouvez personnaliser cela si besoin), que vous pouvez trier plus tard et affecter au bon endroit.

Onenote étant dispo sur tous les supports, vous emportez toujours vos listes avec vous.

Dans les jours à venir, il sera question de Trello, Wunderlist, Any.do et Google Keep.... Alors restez dans le coin pour faire votre choix !

Attention ! ces appli restent des OUTILS et doivent s'intégrer à un SYSTÈME d'organisation pour optimiser ces outils : il ne suffit pas d'avoir des listes mais il faut savoir quoi créer, et quoi mettre dedans et les consulter régulierement.

Bref, vous l'aurez compris, ce n'est pas l'appli qui vous rendra organisé, c'est la façon de l'utiliser et de l'intégrer à votre quotidien.