• Cela paraît facile à dire comme ça mais face aux patients, aux collègues que l'on côtoie régulièrement, pour qui on est "l'ortho sympa", la collègue qui a toujours 5 minutes, cela peut relever d'un vrai challenge... Et j'ai quelques expériences dans ce domaine qui m'ont vraiment mise en situation délicate, de devoir dire "NON", parfois (trop) tard...

    Afin de ne pas me laisser submerger par l'affect, j'ai essayé de modéliser la prise de décision de dire "NON".  Je me pose donc les questions suivantes :

     

    #38 Trouver du temps (Part. 3) : dire NON

     

     

    1ère question : La demande qui m'arrive relève-t-elle de ma compétence spécifique ?

    1er cas : La tâche ne relève pas de ma compétence spécifique => dire NON et réorienter vers le professionnel adéquat

    Ex : maman désemparée m'apporte le PAP, le dossier Mdph à remplir. 

    C'est le rôle du médecin (scolaire), j'ai fourni les documents nécessaires, je n'ai pas à pallier les contraintes administratives d'autres alors que je croule sous les miennes.

    2ème cas : la demande relève de ma compétence, je PEUX le faire mais ce n'est pas ma compétence SPÉCIFIQUE  => dire NON

    ex : la maman de Louloute me demande si je peux lui imprimer la pièce jointe de l'email hyper important qu'elle vient de recevoir et dont elle a besoin tout de suite car la date limite c'est aujourd'hui et elle n'a plus d'encre dans son imprimante.

    Je l'ai fait.... 2 fois. La première maman ne m'a jamais rien demandé d'autre. Avec la seconde, je suis partie dans un engrenage de demandes de services incessantes et à chaque fois, cette petite phrase tournait en boucle dans ma tête "oh, après tout, je PEUX le faire.." J'ai été jusqu'à dépanner son imprimante de domicile qu'elle a apportée lors de la séance de son enfant ; montrer comment mettre de la musique sur un CD / une carte SD ; filmer une vidéo pour un projet de physique au collège ("ben oui on n'est que 2 alors vous comprenez, il faut quelqu'un pour filmer et c'est pour demain..."... Elle a même été jusqu'à me faire demander à mon mari  - qu'elle savait de langue anglaise - de corriger le devoir de son fils... (Il y a passé des heures !! Un week-end inoubliable...)

    Quand je retrace tous ces événements, je me demande vraiment comment j'ai pu laisser faire si longtemps et ne pas dire non avant ...  Et le jour où j'ai enfin dit "NON" tout simplement, sans animosité, sans justification, tout s'est arrêté comme par magie.

     Ce qui nous motive à dire oui dans ces cas clairs où l'on sort du cadre professionnel : la peur de vexer ? De blesser la personne? Et pour ma part, je pense, un espèce de syndrome du sauveur, un besoin de reconnaissance immédiate que mon job d'ortho ne m'apportait pas (cf. syndrome de l'imposteur). On se dit qu'après tout, ça ne nous coûte pas grand chose de rendre tel service (après tout, on a une imprimante et du papier en quantité ; après tout, je sais mettre de la musique sur carte SD etc.) Or, nous n'avons pas une relation amicale, mais d'ordre professionnel; je n'ai pas à pallier son manque d'organisation administratif, son ignorance technologique. Ce n'est pas mon rôle. 

     

     3ème cas : la demande relève de ma compétence spécifique => passer à la 2ème question

    ex : Je suis invitée à l'ESS de Bonhomme/ Madame me demande des documents sur tel ou tel sujet ou un "petit courrier" pour l'instit, le prof...

    2ème question : la demande est-elle justifiée ?

    Les demandes qui nous arrivent sont à juger en fonction de notre cadre légal  (notre convention, notre statut d’auxiliaire médical) et vous serez amenés à dire non en invoquant le secret professionnel et le respect de la NGAP (un bilan au bout de x séances)

    Pour ceux qui ne le connaîtraient pas,  le site suivant recense des situations auxquelles nous sommes régulièrement confrontées concernant le secret professionnel et vous permettra d'orienter vos réponses http://helofraitag.wixsite.com/secret-et-ortho 

    Au delà du cadre légal, en ce qui concerne les demandes de papiers divers, le renvoi au compte-rendu de bilan est souvent un bon recours car il contient tous les éléments que les parents voudraient avoir dans le fameux "petit courrier". Sinon, lorsqu'une demande vous arrive, essayez de la faire reformuler  pour savoir ce qui est vraiment attendu, cela vous permettra de proposer de répondre à la demande sous une autre forme plus adaptée pour vous.

    ex : Mme A : "la maîtresse voudrait un petit courrier car il y a bientôt la réunion pour X." => Ortho : "savez-vous ce qu'elle attend de ce courrier ? Avec votre accord explicite, elle peut me téléphoner et nous pourrons échanger oralement sur tel et tel point concernant votre enfant."

    Si la demande est justifiée,  passer à la 3ème question. Par exemple, vous êtes conviée à l'ESS de X ; le bilan de Y est ancien et une petite note d'évolution serait pertinente...

    3ème question : la demande peut-elle être différée ?

    Le caractère d'urgence des demandes est tout relatif....

    1er cas : la demande ne peut être différée, je dois y répondre dans un temps court.

    ex : Mme me demande des documents s sur la dysphasie car elle voit l'instit en rdv dans une heure et demie / la famille m'invite à la réunion d'ESS qui a lieu dans quelques jours.

    Face à ce type de demande dans des temps imposés, je me pose une autre sous-question : est-ce que ce temps court de réponse imposé est de mon fait ? Ou est-ce que je n'ai pas été prévenue dans un délai que je considère comme acceptable? 

    Dans mon premier exemple, le rdv avec l'institutrice n'a sûrement pas été pris du jour au lendemain, et Mme aurait pu me faire la demande avant que ma matinée du mercredi ne commence. Je lui ai donc répondu que je ne pourrai pas imprimer les documents pour qu'elle les ait au moment où elle dépose son fils en séance mais que nous pourrons prendre quelques minutes au début de la séance pour cela.

    Dans le second exemple, dans ma décision de me rendre aux Equipes éducatives, je me décide en fonction des éléments suivants :

    - le nombre de patients à annuler (la perte financière),

    - le fait que l'on m'ait demandé mon avis/mes disponibilités pour caler une date

    - le délai entre l'annonce et la tenue de la réunion

    - la complexité du cas/ la facilité de communication avec l'école

    2ème cas : la demande peut être différée pour y répondre quand cela m'arrange et je le planifie avec un temps réaliste.

    ex : la collègue qui toque à la porte " tu aurais 5 minutes ?" en pleine rédaction de CRBO/les notifications téléphoniques...

    Si vous avez la chance d'avoir du temps de présence administratif au bureau, il est important de préserver ce temps et de ne pas hésiter à entrer en mode "deep work". Ce qui veut dire protéger votre espace de travail et ne pas autoriser les interruptions :

    - mode "avion" pour le téléphone

    - Forest focus (cf #11) sur l'ordi (ou couper le wifi)

    - Pancarte de porte : ne pas déranger SVP

    - Dire à la personne qui vous interrompt de vous envoyer un petit topo écrit (mail/messenger) pour y répondre plus tard: ça permet parfois à la personne de clarifier sa demande et du coup, elle n'a plus forcément besoin de vous finalement !

    Pour planifier les petites choses à faire  pour lesquelles il n'a pas été possible de dire non malgré tout, rappelez-vous de faire simple et concis, d'utiliser des trames, de planifier à l'avance le temps à y consacrer (cf. la loi de Parkinson publi #6)

    Et vous ? Vous êtes-vous trouvé comme moi à regretter d'avoir "cédé" à des demandes surréalistes ? Je suppose que cela nous arrive à toutes dans nos débuts... c'est comme ça qu'on arrive à trouver/poser son cadre...

     

    nb : Bien sûr, ces idées ne sont que des guides et il arrive que l'on déroge à nos propres règles en toute conscience, mais lorsqu'une demande ou une flopée de demandes nous donnent le sentiment d'être débordée sans trop savoir pour quelle raison, il peut intéressant de les analyser sous ces angles  pour y voir plus clair et adapter notre réaction si nécessaire.

     

     

     

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  • Anticiper au maximum est vraiment LA clé pour gagner du temps. Pourquoi ?

    - parce que cela permet d'être réaliste sur ce qui est faisable dans le temps dont nous disposons et nous évite d'être déçu en fin de journée avec un sentiment de ne pas avoir fait ce qu'on aurait dû. Forcément si vous avez prévu d'écrémer vos 25 CRBO en attente avec une cinquantaine de patients dans la semaine, c'est perdu d'avance...

    - parce qu'ainsi on ne se retrouve pas à devoir faire des choses dans l'urgence, à devoir enchaîner les tâches sans lien entre elles, à devoir éteindre des feux de broussaille sans cesse et nourrir cette impression d'être hyper occupé sans vraiment faire grand chose d'important.

    En planifiant, en ayant un système en lequel vous avez confiance pour capturer les choses à faire, vous pouvez regrouper les tâches de même type et ainsi être plus productif.

    - parce ce que cela rend l'imprévu (qui est inéluctable malgré toute la préparation qu'on peut faire) plus gérable lorsque le décor tient bien debout et que des systèmes sont en place.

    Alors, au cabinet, pourquoi ne pas essayer ces quelques idées :

    - DAP : noter celles qui sont quasi terminées et les imprimer en avance sur un temps dédié quand il reste encore 4 semaines de séance pour les envoyer par lots plutôt que les imprimer et les envoyer une par une quand vous vous en rendez compte face au patient en cochant sa séance du jour

     - imprimer en avance des feuilles de passation des tests que vous possédez de façon à toujours avoir quelques copies vierges disponibles

    - faire un point "fournitures" régulièrement en se notant quelques fournitures cruciales à vérifier sur la checklist mensuelle par exemple (ramettes de papier, cartouches d'imprimante,  papier toilette, savon, café...) plutôt que d'avoir à courir chercher du papier, des cartouches d'imprimante ou du café alors que la journée est déjà blindée.

    C'est applicable aussi à la maison (bien souvent les orthos mamans sont au top là -dessus ;-)) : anticipez le plus de choses possible la veille pour alléger le marathon matinal :

    - votre Tupp' repas/celui de vos enfants

    - Recharger le sac pour la nounou en couches et autres fournitures si besoin

    - consulter/signer les cahiers de liaison avec l'école

    - choisir et sortir vos vêtements/ceux de vos enfants

    - sortir les bols du petit déjeuner, les céréales etc. (qu'il n'y ait que le frais à sortir)

    - remplir la cafetière/bouilloire d'eau/de café

    On peut même aller encore plus loin : dès le dimanche soir, chargez votre voiture avec tout ce qui est nécessaire pour la semaine (et qui peut mis en avance). Par exemple :

    - le sac de sport pour mardi soir

    - le sac de piscine de l'aîné pour jeudi

    - la pochette de documents pour votre rdv de vendredi à la banque/avec votre comptable 

    - les livres de bibliothèque pour mercredi

    etc.

    Et vous, quelles sont vos astuce anticipation ?

    Pour pouvoir noter toutes ces choses à différer, je vous propose cette image à sauvegarder/imprimer pour  l'insérer dans votre agenda/Bullet Journal (faites un clic droit sur l'image > enregistrer l'image sous)

    #36 Du temps où ça ?? Part. 2 Planifier/anticiper

     

     

    Certains se diront peut-être que tout cela manque un brin de lâcher-prise... Ce n'est pas faux (j'y travaille...) mais gardez à l'esprit que toutes ces idées ne sont des repères, des guides, et il est évident qu'on ne peut pas vivre comme ça 100% du temps. Mais je reste persuadée que planifier au maximum est ce qui me permet de me sentir vraiment libre d'esprit, de ne pas me sentir encombrée et partagée entre mes différents rôles à jouer, de ne pas me dire que je devrais être en train de faire autre chose que ce que je suis en train de faire.

     

    Pensez-y ! Paksa à faire, c'est aussi un groupe Facebook désormais pour pouvoir échanger et poser vos questions organisation et partager vos astuces entre orthos. Rendez-vous sur https://www.facebook.com/groups/935456299941631/.

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  • Je vous propose de commencer une série de publications sur la gestion du temps. Nous disposons TOUS du même nombre d'heures et de minutes dans une journée, c'est notre ressource la plus précieuse. Vous avez dû souvent lire ces quelques mots en lisant ce blog "il faut prendre le temps de..." tout en pensant en votre for intérieur : "mais je n'ai pas le temps !"

    Pourtant, avec un capital-temps de 24H/jour, comment expliquer que certains AIENT le temps et d'autres pas ?!

    Je vous l'accorde, nous n'avons pas tous les mêmes besoins de sommeil; certains ont des enfants, d'autres pas ; des conjoints aidants, d'autres pas. Mais avant de chercher à faire porter le chapeau à tous ces facteurs extérieurs que vous êtes en train de lister mentalement - et sur lesquels vos possibilités de maîtrise sont quasi nulles - essayons de balayer devant notre porte et d'enlever la poutre dans notre œil et chercher où nous POUVONS agir. Je déplore l'expression française qui dit "PRENDRE le temps de faire x ou y"; qui se traduit en anglais par "FABRIQUER du temps" (make time) bien plus approprié car c'est bien une action ciblée de notre part qui est requise.

    Mon chemin de développement personnel et de quête d'organisation a vraiment commencé après 6 mois de reprise du boulot suite à la naissance de ma fille (2ème enfant). La naissance d'un premier enfant chamboule déjà pas mal l'organisation quotidienne mais l'arrivée de ce 2ème bébé (pourtant un bébé très "facile") a porté le coup de grâce. On entend souvent que le coeur grandit à l'arrivée de chaque nouvel enfant  pour rassurer les mamans inquiètes de savoir si elles vont aimer leur 2e autant que le 1er, je suis totalement d'accord mais on omet de mettre en garde sur le fait que votre réservoir de don de soi ne grandit pas autant (en tout cas, pour ma part...) Or des enfants en bas âge puisent autant dans nos ressources qu'ils sont dépendants de nous... Nous devons donc veiller à remplir notre réservoir pour en avoir assez à donner à tout le monde...

    C'est ce que j'avais zappé au début de ma vie de Maman de 2 avec 23 mois d'écart. Ils se réveillaient déjà la nuit à tour de rôle (bizarre... les papas n'entendent jamais rien hein!) et le matin - souvent bien avant 7h- me tiraient du lit en même temps qu'eux dans un état déjà irritable car il était trop tôt et il fallait déjà subvenir à 1000 besoins et exigences différentes.

    J'ai donc commencé par lire le Miracle Morning de Hal Elrod.  Le principe : vous réveiller quelques minutes à quelques heures avant l'heure strictement nécessaire à vos préparatifs pour partir travailler afin de vous permettre de démarrer la journée au maximum de vos ressources en vous centrant sur vous-même.

    C'est un best-seller, qui a le mérite de vous motiver à vous lancer même si, depuis, ma propre routine a beaucoup changé. Ecrit par, d'une part, un homme, d'autre part, un Américain, il faut nécessairement l'adapter à notre culture et nos contraintes de (jeune) maman (et à nos envies !)

    Il n'est pas le seul à surfer sur cette vague des routines matinales, c'est un phénomène très à la mode ! Chacun y va de son acronyme catchy, pour Hal, il s'agit des S.A.V.E.R.S. Il propose donc de répartir ce temps pour soi entre différentes activités :

    S = silence (méditation/spiritualité)

    A = affirmation

    V = visualisation

    E = exercice

    R = read (lire)

    S = scribing (écrire)

    Je ne tiens pas à promouvoir sa méthode plutôt qu'une autre donc je n'entrerai pas plus dans les détails, pour cela, vous pouvez lire son livre. Mais cette idée de me lever avant tout le monde pour profiter d'un temps pour moi a été des plus salvatrices et je vous conseille vivement de le tenter en vous inspirant d'une méthode (pas forcément les Savers) puis en la personnalisant petit à petit selon vos contraintes et vos envies. En français, certains parlent de "rituel" matinal, terme que je n'apprécie pas forcément non seulement du fait de sa connotation vaudou mais aussi parce qu'en tant que maman, ça ne peut pas être fixe et immuable, vous devrez vous adapter.

    Je vous livre donc les activités qui composent ma routine actuelle, elle n'est d'ailleurs pas fixe du tout, je m'adapte selon l'heure de réveil (car je ne mets pas de réveil). En ce moment, il y a toujours un micro réveil d'un de mes enfants vers 5h donc je me lève vers 5h mais ça peut être 5h30 ou 6h. Je dispose donc en moyenne d'1h à 1h45 car ils se réveillent généralement vers 7h (même le Week-end).

    Mais même si vous commencez par juste 15 minutes, vous verrez le bénéfice !

    - Boire un grand verre d'eau tiède

    - Prendre un café chaud  (! oui c'est possible !) en feuilletant mon Bullet journal 

    - Ecrire quelques gratitudes concernant la veille /ou les "kiffs" de la veille (Dr. Servan-Shreiber) cf. cette vidéo Le pouvoir de la gratitude

    - Lire quelques pages d'un livre de développement personnel ou un article professionnel

    - 20 minutes d'exercice physique (vélo elliptique)

    - Noter les priorités de la journée/les trucs importants à ne pas oublier

    - Ecrire : blog, journal...

    - J'aime bien aussi pouvoir cocher un item de ma To Do list (même un tout petit truc), ça donne un sentiment productif hyper agréable sur ce début de journée qui pousse à en faire plus ensuite.

     

     Cela vous a-t-il donné envie d'essayer ?

    Les clés pour démarrer :

    - Lisez un livre sur la routine matinale. Hal Elrod ou un autre. La méthode Miracle Morning s'accompagne depuis peu d'un Guide pratique en français (Laura Mabille) qui vous aide dans des aspects très pratiques (ex: une appli réveil pour être sûr de vous lever qui vous oblige à prendre en photo un endroit précis de votre appart' pour l'arrêter)

    - Planifiez la veille de votre essai ce que vous ferez de  ce temps matinal

    - Ne pas se focaliser sur l'heure ("je ne pourrai JAMAIS me lever à 6h") mais commencer juste par reculer le réveil de 10-15 minutes

    - Pourquoi pas un miracle evening ? Peut-être que certains sont hyper productifs plutôt le soir, dans ce cas, appliquez cela au soir (plutôt que d'allumer Netflix ou consulter Facebook)

     

    Si vous avez déjà une routine matinale, qu'est-ce que cela vous a apporté ? Sur quelles activités vous centrez-vous ?

    Sur ce, très belle journée à vous, il est 6h21, mon vélo elliptique m'attend...

     

     

     

     

     

     

      

     

     


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