• Anticiper au maximum est vraiment LA clé pour gagner du temps. Pourquoi ?

    - parce que cela permet d'être réaliste sur ce qui est faisable dans le temps dont nous disposons et nous évite d'être déçu en fin de journée avec un sentiment de ne pas avoir fait ce qu'on aurait dû. Forcément si vous avez prévu d'écrémer vos 25 CRBO en attente avec une cinquantaine de patients dans la semaine, c'est perdu d'avance...

    - parce qu'ainsi on ne se retrouve pas à devoir faire des choses dans l'urgence, à devoir enchaîner les tâches sans lien entre elles, à devoir éteindre des feux de broussaille sans cesse et nourrir cette impression d'être hyper occupé sans vraiment faire grand chose d'important.

    En planifiant, en ayant un système en lequel vous avez confiance pour capturer les choses à faire, vous pouvez regrouper les tâches de même type et ainsi être plus productif.

    - parce ce que cela rend l'imprévu (qui est inéluctable malgré toute la préparation qu'on peut faire) plus gérable lorsque le décor tient bien debout et que des systèmes sont en place.

    Alors, au cabinet, pourquoi ne pas essayer ces quelques idées :

    - DAP : noter celles qui sont quasi terminées et les imprimer en avance sur un temps dédié quand il reste encore 4 semaines de séance pour les envoyer par lots plutôt que les imprimer et les envoyer une par une quand vous vous en rendez compte face au patient en cochant sa séance du jour

     - imprimer en avance des feuilles de passation des tests que vous possédez de façon à toujours avoir quelques copies vierges disponibles

    - faire un point "fournitures" régulièrement en se notant quelques fournitures cruciales à vérifier sur la checklist mensuelle par exemple (ramettes de papier, cartouches d'imprimante,  papier toilette, savon, café...) plutôt que d'avoir à courir chercher du papier, des cartouches d'imprimante ou du café alors que la journée est déjà blindée.

    C'est applicable aussi à la maison (bien souvent les orthos mamans sont au top là -dessus ;-)) : anticipez le plus de choses possible la veille pour alléger le marathon matinal :

    - votre Tupp' repas/celui de vos enfants

    - Recharger le sac pour la nounou en couches et autres fournitures si besoin

    - consulter/signer les cahiers de liaison avec l'école

    - choisir et sortir vos vêtements/ceux de vos enfants

    - sortir les bols du petit déjeuner, les céréales etc. (qu'il n'y ait que le frais à sortir)

    - remplir la cafetière/bouilloire d'eau/de café

    On peut même aller encore plus loin : dès le dimanche soir, chargez votre voiture avec tout ce qui est nécessaire pour la semaine (et qui peut mis en avance). Par exemple :

    - le sac de sport pour mardi soir

    - le sac de piscine de l'aîné pour jeudi

    - la pochette de documents pour votre rdv de vendredi à la banque/avec votre comptable 

    - les livres de bibliothèque pour mercredi

    etc.

    Et vous, quelles sont vos astuce anticipation ?

    Pour pouvoir noter toutes ces choses à différer, je vous propose cette image à sauvegarder/imprimer pour  l'insérer dans votre agenda/Bullet Journal (faites un clic droit sur l'image > enregistrer l'image sous)

    #36 Du temps où ça ?? Part. 2 Planifier/anticiper

     

     

    Certains se diront peut-être que tout cela manque un brin de lâcher-prise... Ce n'est pas faux (j'y travaille...) mais gardez à l'esprit que toutes ces idées ne sont des repères, des guides, et il est évident qu'on ne peut pas vivre comme ça 100% du temps. Mais je reste persuadée que planifier au maximum est ce qui me permet de me sentir vraiment libre d'esprit, de ne pas me sentir encombrée et partagée entre mes différents rôles à jouer, de ne pas me dire que je devrais être en train de faire autre chose que ce que je suis en train de faire.

     

    Pensez-y ! Paksa à faire, c'est aussi un groupe Facebook désormais pour pouvoir échanger et poser vos questions organisation et partager vos astuces entre orthos. Rendez-vous sur https://www.facebook.com/groups/935456299941631/.

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  • Une autre mini-série d'articles commence en parallèle de la précédente sur la gestion du temps (pour varier les plaisirs !). Celle-ci sera consacrée à l'organisation pratique et matérielle de la passation de bilan. Processus, habitudes possibles à mettre en oeuvre, outils pratiques... 

    L'anamnèse

    Pourquoi ne pas envoyer un questionnaire (sorte de pré-annamnèse) par mail au patient avec pour consigne de vous le faire parvenir quelques jours avant  ? 

    Cette formule n'est pas faisable pour tous les patients bien sûr, et ne remplace en aucun cas une anamnèse orale lorsqu'on rencontre les parents mais quand c'est possible, cela vous permettra de :

    1/Mieux orienter votre anamnèse orale et de gagner du temps en ne revenant pas sur certains éléments administratifs

    2/ De guider votre choix de tests (et donc de préparer : imprimer/photocopier les feuilles de passation en amont !)

    3/ Fournir quelques infos pratiques de rappels à l'écrit : localisation du cabinet, documents à prévoir, rappel écrit de la date et l'heure convenues.

    Pour les parents/le patient c'est aussi :

    1/ leur permettre de retrouver posément le parcours de soins, en ayant accès à leurs documents pour le renseigner plus précisément alors que pris de court face au thérapeute, ne s'attendant peut-être pas à certaines questions, vous n'aurez peut-être pas les réponses attendues

    2/ la possibilité pour eux de la remplir ensemble et de fournir des éléments complémentaires (sans faire des généralités, quand ce sont les pères qui accompagnent l'enfant au rdv de bilan, on a parfois du mal à avoir certaines informations, je trouve...)

    Je vous propose donc mon modèle de questionnaire préalable au bilan orthophonique initial (bien sûr, il n'est pas exhaustif et ne reprend pas TOUS les éléments à aborder lors de l'anamnèse, c'est une première prise d'informations) 

    Vous pouvez le télécharger ci-dessous au format .doc pour le modifier (pour tout autre format, vous pouvez me contacter directement)

     

    Bon à savoir : Orthoscribe, le logiciel d'aide à la rédaction de compte-rendu de bilan propose aussi une anamnèse à remplir en ligne en amont du premier rdv.

    Le porte-vues/classeur de bilans : pour regrouper les résultats /les fiches diverses qui circulent

    #35 Organisation pratique bilans Part.1 Préparation

    Je range mes feuilles de passations et infos dans une pochette de ce porte-vues-classeur ELBA (une pochette par patient/par bilan). C'est un porte-vues dans lequel les pochettes se détachent et se remettent facilement.

    (autocollant de couverture : www.bohoberry.com section: Tribe Resources)

     

    - j'aime ces pochettes amovibles facilement, semi-ouvertes (ouverture entière d'un côté pour contenir toutes les feuilles de passation, ordo, post-it divers sans risquer d'en perdre) 

    - tout en ayant TOUT relié ensemble : d'une part,  cela me donne un signal d'alerte quand trop de bilans se sont accumulés sans compte-rendu et que l'épaisseur du classeur devient critique et d'autre part, cela me permet de tout embarquer facilement pour travailler ailleurs si nécessaire.

    - sur chaque pochette je remets une étiquette autocollante avec reprise des éléments essentiels : Nom/prénom, date de naissance, classe, médecin, DAP, envoi du CR. Je décolle cette étiquette pour la coller dans ma pochette patient pour me rappeler que j'ai bien envoyé la DAP et le CR au médecin/aux parents.

    #35 Organisation pratique bilans Part.1 Préparation

    - je colle ma feuille de suivi de rédaction de bilans au tout début du classeur (cf. feuille en téléchargement libre ICI)

     

     Et vous, quelle est votre organisation pratique/matérielle ? Des bons plans ? Des astuces ? Pratiquez-vous le questionnaire préalable en amont du rdv de bilan ?

     

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  • Je vous propose de commencer une série de publications sur la gestion du temps. Nous disposons TOUS du même nombre d'heures et de minutes dans une journée, c'est notre ressource la plus précieuse. Vous avez dû souvent lire ces quelques mots en lisant ce blog "il faut prendre le temps de..." tout en pensant en votre for intérieur : "mais je n'ai pas le temps !"

    Pourtant, avec un capital-temps de 24H/jour, comment expliquer que certains AIENT le temps et d'autres pas ?!

    Je vous l'accorde, nous n'avons pas tous les mêmes besoins de sommeil; certains ont des enfants, d'autres pas ; des conjoints aidants, d'autres pas. Mais avant de chercher à faire porter le chapeau à tous ces facteurs extérieurs que vous êtes en train de lister mentalement - et sur lesquels vos possibilités de maîtrise sont quasi nulles - essayons de balayer devant notre porte et d'enlever la poutre dans notre œil et chercher où nous POUVONS agir. Je déplore l'expression française qui dit "PRENDRE le temps de faire x ou y"; qui se traduit en anglais par "FABRIQUER du temps" (make time) bien plus approprié car c'est bien une action ciblée de notre part qui est requise.

    Mon chemin de développement personnel et de quête d'organisation a vraiment commencé après 6 mois de reprise du boulot suite à la naissance de ma fille (2ème enfant). La naissance d'un premier enfant chamboule déjà pas mal l'organisation quotidienne mais l'arrivée de ce 2ème bébé (pourtant un bébé très "facile") a porté le coup de grâce. On entend souvent que le coeur grandit à l'arrivée de chaque nouvel enfant  pour rassurer les mamans inquiètes de savoir si elles vont aimer leur 2e autant que le 1er, je suis totalement d'accord mais on omet de mettre en garde sur le fait que votre réservoir de don de soi ne grandit pas autant (en tout cas, pour ma part...) Or des enfants en bas âge puisent autant dans nos ressources qu'ils sont dépendants de nous... Nous devons donc veiller à remplir notre réservoir pour en avoir assez à donner à tout le monde...

    C'est ce que j'avais zappé au début de ma vie de Maman de 2 avec 23 mois d'écart. Ils se réveillaient déjà la nuit à tour de rôle (bizarre... les papas n'entendent jamais rien hein!) et le matin - souvent bien avant 7h- me tiraient du lit en même temps qu'eux dans un état déjà irritable car il était trop tôt et il fallait déjà subvenir à 1000 besoins et exigences différentes.

    J'ai donc commencé par lire le Miracle Morning de Hal Elrod.  Le principe : vous réveiller quelques minutes à quelques heures avant l'heure strictement nécessaire à vos préparatifs pour partir travailler afin de vous permettre de démarrer la journée au maximum de vos ressources en vous centrant sur vous-même.

    C'est un best-seller, qui a le mérite de vous motiver à vous lancer même si, depuis, ma propre routine a beaucoup changé. Ecrit par, d'une part, un homme, d'autre part, un Américain, il faut nécessairement l'adapter à notre culture et nos contraintes de (jeune) maman (et à nos envies !)

    Il n'est pas le seul à surfer sur cette vague des routines matinales, c'est un phénomène très à la mode ! Chacun y va de son acronyme catchy, pour Hal, il s'agit des S.A.V.E.R.S. Il propose donc de répartir ce temps pour soi entre différentes activités :

    S = silence (méditation/spiritualité)

    A = affirmation

    V = visualisation

    E = exercice

    R = read (lire)

    S = scribing (écrire)

    Je ne tiens pas à promouvoir sa méthode plutôt qu'une autre donc je n'entrerai pas plus dans les détails, pour cela, vous pouvez lire son livre. Mais cette idée de me lever avant tout le monde pour profiter d'un temps pour moi a été des plus salvatrices et je vous conseille vivement de le tenter en vous inspirant d'une méthode (pas forcément les Savers) puis en la personnalisant petit à petit selon vos contraintes et vos envies. En français, certains parlent de "rituel" matinal, terme que je n'apprécie pas forcément non seulement du fait de sa connotation vaudou mais aussi parce qu'en tant que maman, ça ne peut pas être fixe et immuable, vous devrez vous adapter.

    Je vous livre donc les activités qui composent ma routine actuelle, elle n'est d'ailleurs pas fixe du tout, je m'adapte selon l'heure de réveil (car je ne mets pas de réveil). En ce moment, il y a toujours un micro réveil d'un de mes enfants vers 5h donc je me lève vers 5h mais ça peut être 5h30 ou 6h. Je dispose donc en moyenne d'1h à 1h45 car ils se réveillent généralement vers 7h (même le Week-end).

    Mais même si vous commencez par juste 15 minutes, vous verrez le bénéfice !

    - Boire un grand verre d'eau tiède

    - Prendre un café chaud  (! oui c'est possible !) en feuilletant mon Bullet journal 

    - Ecrire quelques gratitudes concernant la veille /ou les "kiffs" de la veille (Dr. Servan-Shreiber) cf. cette vidéo Le pouvoir de la gratitude

    - Lire quelques pages d'un livre de développement personnel ou un article professionnel

    - 20 minutes d'exercice physique (vélo elliptique)

    - Noter les priorités de la journée/les trucs importants à ne pas oublier

    - Ecrire : blog, journal...

    - J'aime bien aussi pouvoir cocher un item de ma To Do list (même un tout petit truc), ça donne un sentiment productif hyper agréable sur ce début de journée qui pousse à en faire plus ensuite.

     

     Cela vous a-t-il donné envie d'essayer ?

    Les clés pour démarrer :

    - Lisez un livre sur la routine matinale. Hal Elrod ou un autre. La méthode Miracle Morning s'accompagne depuis peu d'un Guide pratique en français (Laura Mabille) qui vous aide dans des aspects très pratiques (ex: une appli réveil pour être sûr de vous lever qui vous oblige à prendre en photo un endroit précis de votre appart' pour l'arrêter)

    - Planifiez la veille de votre essai ce que vous ferez de  ce temps matinal

    - Ne pas se focaliser sur l'heure ("je ne pourrai JAMAIS me lever à 6h") mais commencer juste par reculer le réveil de 10-15 minutes

    - Pourquoi pas un miracle evening ? Peut-être que certains sont hyper productifs plutôt le soir, dans ce cas, appliquez cela au soir (plutôt que d'allumer Netflix ou consulter Facebook)

     

    Si vous avez déjà une routine matinale, qu'est-ce que cela vous a apporté ? Sur quelles activités vous centrez-vous ?

    Sur ce, très belle journée à vous, il est 6h21, mon vélo elliptique m'attend...

     

     

     

     

     

     

      

     

     


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  • Désencombrer, c'est la base pour être organisée quand on a accumulé du matériel des années. Cela passe par jeter certaines choses mais pour nous, il y a de grandes chances pour que cela intéresse d'autres orthos ! 

    Revendre son matériel nécessite quelques infos et un minimum d'organisation : j'ai pensé qu'il pourrait être utile de regrouper sur cette publication toutes les infos nécessaires à celles qui se lancent dans la revente de leur matériel : fiches à télécharger, étapes détaillées => un véritable kit prêt à l'emploi !

    1/ MISE EN VENTE 

    Où ?

    - sur le groupe Facebook Matériel orthophonique d'occasion à vendre https://www.facebook.com/groups/orthomaterieloccasion/ plus de 12000 inscrits, ce groupe marche très très bien !

    - au sein de votre réseau d'orthos local ou amies

    - éventuellement Le Bon Coin ?

    Comment ?

    - Rédiger des annonces claire avec titre/ photo/état et prix de chaque produit (ça paraît évident mais autant le dire : assurez-vous que le matériel soit authentique et complet)

    - Indiquer si les frais de port sont inclus ou non, quel transporteur vous proposez, les moyens de règlement

    2/ MISE EN RELATION avec vos acheteurs potentiels

    Voici un texte tout prêt à copier/coller à vos potentiels acheteurs (personnellement je l'ai rentré dans Texter, mon logiciel d'entrée automatique de textes voir publi #12 pour en savoir +)

    Bonjour, pour le règlement de xxxx€ du matériel XXXX je vous propose :
    - un règlement Paypal via ce lien paypal.me/xxxxxx

    - un virement sur ce compte

    BIC : AGRIFR
    IBAN : FR76 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

    - un règlement par chèque à envoyer à Claire M xxx  rues des  xxxxxxx 12345 XXXXXX

    Merci de me faire passer vos coordonnées complètes
    Nom Prénom Adresse
    tel + mail
    (+ choix de relais Mondial Relay)
    afin que je prépare le colis + la facture

    A bientôt !

    Oui, ce n'est pas de la communication personnalisée mais

    - si on a 35 jeux à vendre, un peu d'automatisme ça fait gagner du temps

    - on est sûr d'avoir donné toutes les infos en même temps sans erreur/ni faute de frappe

    - ça donne une réponse complète d'un coup et évite les allers retours de message entrecoupés de pauses plus ou moins longues parce que l'autre n'est pas dispo/ne répond dans la minute sur Messenger (exemple : vous souhaitez être payée comment ? .... 10 min après.... je ne sais pas, que proposez-vous ?.... 1h après......est-ce qu'un virement ça irait ? ...... le lendemain..... non ma banque me prend des frais donc un chèque plutôt...... 1h après.... ok je l'envoie à quelle adresse ..... bref vous imaginez le truc !)

    3/ PRÉPARATION DU COLIS : emballage et attestation de vente

    - Emballage => récupérez !

    Gardez des anciens colis que vous avez reçus (et le papier bulle dedans, sinon des vieux journaux font l'affaire), boites à chaussures etc.

    - sinon prévoyez des enveloppes matelassées (en vente dans la grande distribution)

    - du gros scotch marron (pour l'emballage)

    - du gros scotch transparent pour l'étiquette (si vous imprimez vous-même)

    - balance de cuisine  (sauf envois lourds)

    - Rédiger une attestation de vente pour l'acheteur et une pour sa propre comptabilité avec ce modèle d'attestation de vente A TELECHARGER ICI

    3/ EXPÉDITION : choisir un transporteur

     Le point relais - Mondial Relay : 

    C'est mon transporteur préféré pour toutes ces raisons (personnellement, je n'ai jamais eu un seul souci malgré mes très nombreux recours à leurs services...) :

    -  économique

    - préparation entièrement de chez soi depuis leur site

    - possibilité d'expédier aux collègues belges bien présentes sur le groupe Facebook de revente

    - Les point relais ont parfois des amplitudes horaires plus pratiques que La Poste (par exemple, mon point relais à 2 km de chez moi est ouvert de 8h30 à 19h30 tous les jours + le dimanche matin  (et je peux faire d'une pierre, deux coups en allant y faire mes courses au passage !) alors que La Poste - bien qu'en face de mon bureau- est ouverte de 9h à 12h et 13h30-16h30 donc je ne peux quasi jamais y aller !)

    Voici leur grille tarifaire pour info :

    #33 Kit prêt à l'emploi  pour revendre son matérielsource : www.mondialrelay.fr

    La Poste

    Elle propose aussi des solutions d’affranchissement en ligne mais les gros objets nécessiteront un dépôt au bureau de Poste. L'avantage est que l'acheteur a le colis livré directement chez lui.

    Côté tarifs, pensez à la lettre suivie ! Contrairement à ce que son nom indique, elle permet d'envoyer aussi des objets tant que votre enveloppe fait moins de 3 cm d'épaisseur.

    #33 Kit prêt à l'emploi  pour revendre son matériel

    #33 Kit prêt à l'emploi  pour revendre son matériel  Source : https://tarifs-postaux.fr/

    4/ Fiche de suivi de vos ventes

    5/ Comptabilité

    La ventilation du gain pour le vendeur peut se rentrer en + dans sa catégorie (généralement "Petit outillage'') ou alors en gains divers. Selon les AGA, les comptables, les réponses varient.

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  • Chercher LA bonne habitude à prendre qui entraînera un effet domino plutôt que de faire une liste de bonneS résolutionS qui seront abandonnées au 1er février : tout un programme !

    Dans le livre The One Thing de G. Keller/ J. Papasan (en français : Passez à l'essentiel),  on nous rappelle qu'un domino a la force de faire tomber un autre domino de 1,5 fois sa taille, si bien qu'arrivé au 31ème domino, on a un domino aussi grand l'Everest!

    Source : https://www.the1thing.com/the-one-thing/use-the-domino-effect-to-crush-your-biggest-goal/

     

    Il est donc crucial de choisir LA bonne habitude, celle qui rendra la suite plus facile et vous permettra de monter l'Everest !

    Par exemple, en choisissant de faire un peu d'exercice tous les jours, cela va peut-être changer vos habitudes alimentaires, qui, elles-mêmes, vont vous permettre de vous sentir en meilleure forme et peut-être que du coup, vous serez moins malade etc.

    MAIS cette bonne habitude ne sera pas la même pour tout le monde. Il n'y a pas de réponse universelle.

    Voyons comment l'appliquer au bureau pour gagner en confort de travail, organisation et productivité dans son cabinet avec quelques suggestions de bonne habitude à prendre :

    - Prendre un temps quotidien (même si ce n'est "que" 10/15 min) pour lire des articles/notes de formations.

    Rafraîchir ses connaissances => c'est se sentir mieux outillée et compétente face au patient quand le "Brown-out" nous guette (si, si c'est un mot ! J'ai découvert ça hier !)

    - Faire sa comptabilité au jour/ à la semaine / au mois (selon votre degré d'aisance avec cette tâche)

    Suivre ses comptes (hors situation financière/personnelle particulière) => c'est réagir en temps et en heure pour réclamer des sommes manquantes => ne pas se mettre dans le rouge involontairement => être sereine de ce côté-là pour se concentrer sur les patients

    - Désencombrer ses étagères de matériel ou se mettre à la numérisation des dossiers en cours puis des archives pour réduire l'encombrement et améliorer la possibilité de recherche d'un ancien dossier 

    Reprendre le contrôle de son espace => c'est reprendre un peu le contrôle de soi-même aussi

    - Rédiger ses CR dans les 15 jours maximum => c'est ne pas se laisser envahir par les tâches qui nous plombent dans un coin de notre tête et nous laisse l'impression qu'on n'est jamais en train de faire ce qu'on devrait faire... 

    - Prendre du temps pour vous car nous sommes des ÊTRES humains pas des FAIRES humains. (j'ai traduit cette phrase du podcast The One Thing #104 où l'invité M. Hyatt parlait de "human BEING vs. human DOING" 

    En commençant un travail intérieur, les répercussions sur d'autres sphères de votre vie peuvent être remarquables. Je trouve aussi que l'inverse peut être vrai, agir sur des choses plus concrètes (comme tous les points cités avant), sur notre environnement permet de commencer ce travail intérieur.

    - Refixer le cadre avec les patients (au travers des chartes que l'on voit circuler sur les groupes ortho de Facebook)

    Fixer ses limites => c'est se sentir respectée en tant que personne et améliorer l'estime de soi.

    - etc.

    Quel que soit votre choix :

    1/ Ne choisissez pas une habitude nécessitant un investissement financier et cherchez une alternative vous permettant de commencer petit :

    Si vous voulez vous mettre au sport, téléchargez une appli 7-minute-Work-out plutôt que de prendre un abonnement annuel à la salle de gym

    De la même façon, si vous voulez vous mettre à la numérisation : commencez avec votre scanner d'imprimante, explorez les réglages possibles (résolution, type de doc, couleur ou n/b), ne courez pas acheter le scanner rapide dernier cri comme votre pharmacien (pourtant j'en ai un, j'adore, c'est hyper pratique mais j'ai utilisé (et cassé) de nombreux scanners d'imprimante avant !) 

    2/ Choisissez une habitude que vous pouvez commencer maintenant, là, tout de suite

    3/ "Trackez" votre habitude : notez à chaque fois que vous avez tenu votre habitude (une croix de couleur sur l'agenda ou un tracker comme le proposent les adeptes de Bullet Journal, vous en trouverez pleins d'exemples sur le net)

    Pour cette année, j'ai imprimé ceux-là : http://marionpointcomm.fr/printables-2018-bullet-journal/

     

    Et vous quelle est LA bonne habitude que vous avez choisie pour cette année ?

     

     

    Article inspiré de https://www.the1thing.com/the-one-thing/drop-the-s-and-stick-to-one-resolution/

     

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