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    Bienvenue à vous orthophonistes dépassées, débordées par les tâches ingrates, non rémunérées...

    Non, "productivité" n'est pas un gros mot quand on est ortho ! 

    Orthophoniste libérale depuis 2008, je suis constamment en quête d'outils et moyens de gérer plus facilement et rapidement les tâches non rééducatives dans ma pratique quotidienne. Etant aussi maman de 2 enfants encore en bas âge, c'est devenu d'autant plus crucial !! J'espère arriver à compiler ici le résultat de mes écoutes de podcasts, lectures sur l'organisation et la productivité en essayant de les adapter à notre quotidien d’orthophoniste parce qu'on n'a pas qu'ça à faire !!

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    Accueil

    SOMMAIRE

    #1 L'outil de base : OneNote

    #2 OneNote 2 : la fiche patient

    #3 Changement de mois : la checklist mensuelle

    #4 Automatiser les sauvegardes : un gain de temps et de zénitude

    #5 La correction automatique : un trésor caché de Word pour nos CR

    #6 Le moment philo : la loi de Parkinson

    #7 OneNote et les bilans

    #8 Un autre outil de base : Pdf xchange viewer

    #9 Un complément dictée vocale et synthèse vocale pour OneNote

    #10 Les raisons de vous mettre à Google Agenda et de commencer un Bullet Journal

    #11 Ne vous laissez pas distraire : application Forest Stay Focus

    #12 La substitution de texte avec Texter

    #13 Qu'y a-t-il sur votre liste de "choses à faire" ?

    #14 Les outils de capture/collecte

    #15 Savoir prendre du temps pour en gagner : clarifier/traiter notre lieu de collecte

    #16 Astuces de rangement du matériel de rééducation

    #17 Le dossier papier : chassez l'inutile, épurez

    #18 L'utilitaire Pdf Sam

    #19 Le cloud : flexibilité et productivité 

    #20 CRBO et procrastination : quelles solutions ?

     #21 Partage de notes avec OneNote

    #22 L'application web MonBilanOrtho (MBO)

    #22bis Orthoscribe (OS) Vs. MonBilanOrtho (MBO)

    #23 Organiser son arrière-plan de bureau (fond d'écran)

    #24 Organiser ses projets d'été

    #25 Avez-vous pensé à changer vos paramètres d'impression par défaut ?

    #26 Créer un inventaire de matériel avec Windows 

    #27 Kit de (re)démarrage de l'ortho organisée

    #28 A télécharger : inventaire de matériel en photo avec mots-clés

    #29 5 façons d'utiliser un timer/une minuterie

    #30 Appli pour petits outils de jeux

    2017 Calendrier de l'Avent

    #31 Petite "to-do list" pour démarrer l'année administrative 2018 

    #32 Laissez tomber le "s" à la fin de résolutions

    #33 Kit prêt-à-l'emploi pour revendre son matériel

    #34 Du temps ? Où ça ?? Part. 1 La routine matinale

    #35 Organisation pratique bilans Part.1 Préparation

    #36 Du temps où ça ?? Part.2 Planifier/anticiper

    #37 Organisation pratique de bilan - passation 2.0

    #38 Trouver du temps (Part. 3) : dire NON

    #39 Organisation pratique/bilans : des outils pour compiler vos données de tests facilement

    #40 La forme de procrastination la plus dangereuse

    #41 Kit 100% économique et orthophonique de (re)démarrage en libéral

     

     

     

     

    FICHIERS en téléchargement

    Fiche imprimable de suivi de vos comptes-rendus (cf. #13)

    Checklists imprimables des tâches de fin/début de mois

    Mémo conservation des dossiers patients

    Planning suivi des progrès projets d'été (Juillet 2017)

    Liste des tests orthophoniques pour le logiciel Texter

    Modèles pour demande de règlement/Demande de nouvelle ordonnance/prochain RDV

    Fiches imprimables/modèles pour la revente de son matériel

    Questionnaire préalable au rdv de bilan

     

    DOSSIERS en téléchargement

    Inventaire en photos (avec mots-clés associés) des Power Point de PONTT

    Inventaire en photos (avec mots-clés associés) de 500 outils orthos

     

     

     

     

     

  • Juin déjà quasi terminé, la soutenance en ligne de mire et la première prise de poste à la ligne d'arrivée ! 

    Quelles sont les bonnes idées et les petits logiciels gratuits pour être outillé pour les premières rééducations lanage oral/troubles des apprentissages en cabinet libéral sans se ruiner ? Tout vous est dévoilé ici !

     

    1. LES OUTILS DE REEDUCATION

    Il vous faudra avoir l'âme bricoleuse et accepter les supports informatiques pour ne pas trop dépenser mais vous aurez  du matériel sur mesure grâce aux très très nombreuses ressources disponibles (gratuitement). Je vous conseillerais donc de réserver vos plus grosses dépenses au matériel d'évaluation et de bilan, et de préférer acheter :

    - une plastifieuse (et des pochettes de différentes tailles notamment A4 et format carte),

    - du matériel de coupe (dont un massicot)

    - une bonne imprimante 

    - des feuilles bristol A4 blanches (pour les impressions que vous ne plastifierez pas)

     

    Voici quelques indispensables pour trouver/fabriquer votre matériel :

    Pictoselector : ce logiciel gratuit peut gérer et importer plusieurs banques de pictos/images gratuites (dont ARASAAC) et vous aider ainsi à facilement les sélectionner et les mettre en page pour une impression et utilisation immédiates pour vos exercices de vocabulaire, articulation, phonologie etc.

    #41 Kit 100% économique et orthophonique de démarrage de l'activité libérale

    #41 Kit 100% économique et orthophonique de démarrage de l'activité libérale

    - des banques de mots : la recherche Novlex Manulex, la banque (ancienne...) Dubois-Buyse, EQOL (échelle québecoise d'orthographe lexicale)

    - le groupe Facebook Adaptations du matériel de rééducation orthophonique : Valérie Baily, Valérie Dupin, Chris Barthelemy, Pascale Oz et beaucoup d'autres y proposent leurs créations en partage

    - des histoires en images  (Temporel/Orthoédition) : le lien mis à disposition sur le site Orthoedition ne semble pas fonctionner à ce jour, mais vous les trouverez ici 

    - des supports de rééducation pour tous les âges et des pathologies variées sur PONTT. Vous y trouverez notamment beaucoup de fichiers Power Point souvent bien appréciés des patients. Si vous souhaitez avoir un aperçu de la richesse de ces derniers, vous trouverez un inventaire en photos/mots clés associés ici (pensez bien à lire intégralement la publication et suivre les liens indiqués si nécessaire pour vous en servir)

    Parmi les nombreux supports de PONTT, il y en a un que vous devez absolument télécharger dès le début car c'est une ENORME mine d'or pour démarrer : activités langagières pour aphasiques - Evelyne Lyonnaz (et contrairement à ce que son nom indique ce fichier peut servir pour beaucoup de pathologies).

    #41 Kit 100% économique et orthophonique de démarrage de l'activité libérale

     

    Si vraiment le porte-monnaie vous démange : privilégiez des matériels/logiciels ouverts ou détournables et adaptables.

    Un investissement qui vaut le coup c'est un abonnement langageoral/langageecrit.com (les 2 autres logicomath.com et fonctionsexécutives.com sont également supers mais pour démarrer les 2 premiers peuvent suffire).

    C'est un des rares vrais investissements que je conseillerais sans limite dès le début car ce sont à la fois des banques d'images et de mots (avec critères de recherche variés : par son, graphie, champs sémantiques, catégorie grammaticale...) couplées à des générateurs de jeux divers. Le site vous permettra donc de générer du matériel papier/crayon, des plateaux des jeux de mémory/loto, de l'oie, jeu des doubles (etc.) ainsi que des exercices sur ordi entièrement personnalisés. La fonction d'envoi d'exercices au patient est vraiment appréciable. C'est la solution la plus complète et la plus abordable dans les propositions de plates-formes de génération d'exercices orthophoniques sur ordi. 

     - Des logiciels gratuits et ouverts de lecture flash 

        o Mot flash http://pontt.net/2007/04/partage-de-fichiers-86logicieldelectureflash2/ et des listes prêtes ici ou ici ou encore ici

        o Garde- mots : générateur de lecture flash, mange-mots et un séparateur de mots (le logiciel supprime les espaces, il faut les rétablir) la page de ce logiciel ne semble malheureusement plus active... mais vous pouvez le télécharger ici

        o Supralechttp://jc.meier.free.fr/log_shar.php#supra

     - Un générateur de non-mots : http://www.fredericboutot.com/ ou MotBot (ce dernier génère des mots vraiment intéressants !)

     - D'autres logiciels intéressants (pour beaucoup faits pour l'école) que nous pouvons, dans certains cadres, exploiter en séance ou conseiller aux parents :

        o Logitron, des logiciels pour le français et les mathématiques. Je vous conseille de jeter un oeil à  : Des Mots plein la tête (logiciel personnalisable), Orthogramme, Lecto, Maths-Atout, Résolution de problèmes, Unimaths

        o Les logiciels éducatifs de Gilles  Joyeux (calcul opérations, tables, conjugaison, lecture)

        o La course aux nombres et l'Attrape-nombres (Wilson & Dehaene) pour les 1ers concepts mathématiques, l'accès aux codes . ***Validés scientifiquement***

        o  le site https://micetf.fr/nombres/  (tous les outils Micetf.fr peuvent être intéressants d'ailleurs) en parallèle de toutes les manipulations que vous pourrez proposer. Regardez les jeux du parachute et du parapente pour travailler le repérage sur la ligne numérique ! Et sur ce site, vous trouverez aussi un générateur de cartes types "L'As des sons".

         o Avec Eclipse CrossWord, générez vos mots croisés en entrant vos mots et une liste de défnitions

        o Lectra génère des activités autour de la lecture de textes (logiciel ouvert à vos textes !). comme par exemple ci-dessous, un texte à trous :

    #41 Kit 100% économique et orthophonique de démarrage de l'activité libérale

     

        o Les logiciels ABALOG : Abalect (exercices autour de textes - large banque fournie et vous pouvez insérer vos textes) et Abacalc (dans ce dernier, j'aime bien "axe"...)

    #41 Kit 100% économique et orthophonique de démarrage de l'activité libérale

     -  Rebus-o-matic : un générateur de rébus ! Sympa pour l'orthographe lexicale, grammaticale, la déduction...

     2. DES OUTILS POUR LA FORME :

    - Pour avoir quelques jeux de "motivation", pensez à faire un tour en vide-grenier ou dans les placards chez vos parents  (les jeux Haba, les "classiques", les jeux animés type Pic pirate/sos ouistititis/barbecue party/catacastors etc. feront le bonheur des enfants...)

    - Préparez-vous une boite de petit matériel de jeu :

        o dés, pions sur https://toutpourlejeu.com/ ou récupérez des figurines diverses (Kinder, collections saisonnières de grande surface)

        o créez toutes sortes de dés virtuels (avec photos, pictos, consignes, mots, lettres...) grâce l'appli Make Dice (voir publi #30)

     

     - Quelques plateaux sympas sont souvent utiles. On peut en télécharger et en fabriquer facilement comme celui-ci :

    #41 Kit 100% économique et orthophonique de démarrage de l'activité libérale

    https://mrprintables.com/rainbow-board-game.html (descendre jusqu'au carré GRIS où il est écrit DOWNLOADS en noir, les autres liens sont des pubs qui vous feront installer n'importe quoi)

     

     

     

     

     

     

     

    - Des dos de cartes pour imprimer au verso de vos impressions de loto/mémory etc.  http://jt44.free.fr/abc/dos-cartes1.pdf ou https://mrprintables.com/scrapbook-printables.html

     

    3. LES UTILITAIRES à télécharger

     Rien de nouveau pour ceux suivent le blog ;-), pour ceux qui le découvrent au travers de cet article, allez voir :

    - OneNote (notamment publi #1)

    - Texter : pour automatiser la rédaction, se créer ses trames de courrier #12 et ici

    - Pdf Xchange viewer voir #8

    - utiliser Google Agenda

     - un timer voir #29

     

    N'hésitez pas à ajouter vos bonnes idées en commentaire !

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    #39 Organisation pratique/bilans : des outils pour compiler vos données de tests facilement

     

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    11 commentaires
  • Etre au travail et farfouiller dans ses dossiers, les "ranger", changer la disposition du bureau, épurer sa boîte mail... 

    "Ben, quoi ? Je bosse quand même, non ?"

    Le travail est une des formes de procrastination les plus dangereuses. Il vous permet de vous dire que vous avez été productive, efficace, que vous avez "travaillé", mais avez-vous avancé sur vos plus grandes préoccupations, vraiment progressé sur vos dossiers et tâches pourtant notés comme prioritaires ? 

    Etre occupé au bureau n'est pas synonyme d'utiliser son temps à bon escient...

    En effet, je ressens souvent ce petit goût amer de déception alors que j'ai passé une matinée au bureau durant laquelle j'avais projeté de rédiger au moins 2 CRBO + de me poser sur le RGPD et que finalement, j'ai fait des choses - certes "de travail" (tailler les crayons, étiqueter, imprimer tel ou tel jeu, participer à une discussion ortho sur Facebook) - mais qui ne m'enlèvent pas ce poids mental et me laissent l'impression de ne pas avoir réellement sur ce qui comptait et ce qui m'aurait vraiment apporté.

    Comment réagir dans ces situations ?

    - revoir sa to-do list du jour à la baisse : vos ambitions sont peut être un peu trop élevées et décourageantes avant même d' avoir commencé 

    - revoir la forme de sa to-do list : 

    • en notant de façon PRÉCISE et avec un verbe d'ACTION la tâche à effectuer. Par exemple, au lieu d'écrire "CR Bidule", préférez "rédiger anamnèse Bidule"(cf. publication #13). 

    - changer de décor : rendez-vous dans un lieu neutre en n'emportant que ce qui est nécessaire à la tâche prévue. Vous réduisez ainsi les distractions possibles.

    - se promettre une petite récompense quand on a terminé ce qu'on avait prévu (quelque chose de matériel ou d'alimentaire par exemple sans que cela ne vous coûte trop cher bien sûr)

    - faire en premier la tâche la plus redoutée sans se laisser le temps de se faire happer par autre chose

     


    5 commentaires
  • La passation des tests terminée, vos données sont :

    - automatiquement traitées par le logiciel (dans le cas de tests informatisés)

    - ou traitées par vos soins (grâce à un tableau excel ou en calculant vos écarts-types ou en recherchant vos équivalences percentiles)

    Nous allons voir ici différentes solutions pour non seulement faciliter l'insertion des résultats dans nos comptes-rendus de bilan mais aussi conserver une copie de secours de nos données informatisées. En effet, concernant ce dernier point, on lit encore trop souvent sur nos réseaux sociaux  que des résultats de nos bilans informatisés ont été perdus sans trop comprendre pourquoi entre la passation du bilan et la rédaction du CR.

    Ce genre de souci peut nous arriver à tous et il existe des petits moyens très simples de garder une copie des résultats ailleurs que dans le logiciel de bilan (quel qu'il soit) sans même utiliser de papier ;-).

    Tous les moyens listés ici sont des propositions pour vous permettre de gagner du temps en compilant vos résultats sur une page dédiée/annexe de votre compte-rendu. (J'avais déjà évoqué ICI ma façon de rédiger les bilans).

    Première solution : l'imprimante OneNote

    Si c'est la première fois que vous entendez parler de OneNote, je vous invite à cliquer ICI pour découvrir l'utilisation de ce logiciel en accédant aux publications #1 et #2.

     Lorsque vous consultez votre page de résultat de bilan, cliquez sur "imprimer" et (à condition que OneNote soit installé), sélectionnez l'imprimante "Send to OneNote", vos résultats sont exportés en photo à l'endroit de OneNote de votre choix. 

    #39 Organisation pratique bilan : ne perdez aucune donnée de bilan facilement

     

    A chaque fois que vous utiliserez cette fonction, il vous sera proposé de choisir un emplacement où insérer la photo.  Vous pouvez aussi choisir un emplacement par défaut dédié et en cochant la case en bas, vos impressions vers OneNote s’inséreront toujours dans le même bloc-notes, la même section.   

    #39 Organisation pratique bilan : ne perdez aucune donnée de bilan facilement                         . 

    J'ai créé une section "BO" dans mon bloc-notes professionnel pour y compiler toutes ces "impressions" et je retrouve ainsi tous mes résultats de bilan au même endroit.

    J'imprime de cette façon les résultats à chaque fois que j'utilise un test informatisé (Exalang, Evadys etc).

    Deuxième solution : Outil de capture de d'écran#39 Organisation pratique bilan : ne perdez aucune donnée de bilan facilement

    Cette solution est particulièrement adaptée pour :

    - les résultats obtenus par un petit tableau excel d'étalonnage (attention quant à l'utilisation de ces derniers : à utiliser avec prudence et ne pas vous dispenser de lire le manuel du test pour juger de leur qualité).

    - ne copier qu'une partie des résultats affichés 

    Ce petit logiciel inclus dans toutes les versions de Windows depuis plusieurs années vous permet de photographier une partie de l'écran pour la sauvegarder ou la copier/coller ailleurs (sur votre document Word de Compte-rendu par exemple ou sur une page Onenote dédiée en attendant la rédaction).

    Pour une utilisation optimale, veillez à bien zoomer sur la partie que vous voulez capturer pour que l'image soit la plus lisible possible.

    Troisième solution : "coller en tant qu'image"

    Cette troisième possibilité est particulièrement adaptée aux grands tableaux excel de résultats que l'on veut pourvoir exporter vers nos CR.

    Lorsque je fais passer la BELO par exemple, je remplis directement un tableau excel qui renseigne automatiquement les rangs percentiles et à la fin du bilan, comme le tableau est assez grand, je ne peux pas en faire une capture d'écran (ce ne serait pas assez lisible) donc voici les étapes :

    1/Sélectionner donc les cases de mon tableau excel qui contiennent des données avec la souris

    2/ Ctrl + C pour copier

    3/ se placer dans le document/la page OneNote où l'on souhaite exporter le tableau 

    4/ faire clic droit et sélectionner "coller en tant qui'mage" ou appuyer juste sur "E".

    Voici ci-dessous l'icône correspondante.

    #39 Organisation pratique bilan : ne perdez aucune donnée de bilan facilement

     Cette fonction de collage est bien utile car parfois un simple copié-collé déforme certains tableaux Excel et les résultats (c'est particulièrement le cas pour ce tableau Excel de la BELO).

    Ces petits outils de capture/collage comme images sont bien pratiques pour ne pas avoir à enregistrer un document Excel des données d'étalonnage au nom de chaque enfant bilanté le temps de rédiger le compte-rendu. Mais, attention, l'inconvénient est qu'il ne vous sera plus possible de modifier vos données après coup ! Si vous repérez une erreur, il faudra saisir à nouveau toutes les données dans le document Excel.

    Quatrième solution : utiliser la plateforme web MonBilanOrtho (MBO)

    Contrairement à certaines solutions qui utilisent un cloud (qui ne sont pas censés recevoir des données de santé), ce site vous permet (parmi ses autres fonctionnalités) de rentrer toutes vos données de bilan "brutes" sur un site sécurisé et agréé pour recevoir des données de santé.

    Les écarts-types et/ou rangs percentiles sont automatiquement calculés et un document regroupant toutes vos données de tests (quantitatives et qualitatives c'est-à-dire vos commentaires sur chaque épreuve le cas échéant) est éditable pour être directement annexé à votre compte-rendu.

    Ce qui est très appréciable, c'est que :

    - tous vos étalonnages sont regroupés au même endroit, plus besoin de multiples tableaux Excel 

    - la présentation de vos données issues de différents tests/batteries est uniformisée et harmonieuse.

    Le seul inconvénient est qu'il faut ressaisir tous vos résultats même ceux issus de tests informatisés. 

    Plus d'informations/tarifs : https://www.monbilanortho.com/

     

     

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    #39 Organisation pratique/bilans : des outils pour compiler vos données de tests facilement

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  • Cela paraît facile à dire comme ça mais face aux patients, aux collègues que l'on côtoie régulièrement, pour qui on est "l'ortho sympa", la collègue qui a toujours 5 minutes, cela peut relever d'un vrai challenge... Et j'ai quelques expériences dans ce domaine qui m'ont vraiment mise en situation délicate, de devoir dire "NON", parfois (trop) tard...

    Afin de ne pas me laisser submerger par l'affect, j'ai essayé de modéliser la prise de décision de dire "NON".  Je me pose donc les questions suivantes :

     

    #38 Trouver du temps (Part. 3) : dire NON

     

     

    1ère question : La demande qui m'arrive relève-t-elle de ma compétence spécifique ?

    1er cas : La tâche ne relève pas de ma compétence spécifique => dire NON et réorienter vers le professionnel adéquat

    Ex : maman désemparée m'apporte le PAP, le dossier Mdph à remplir. 

    C'est le rôle du médecin (scolaire), j'ai fourni les documents nécessaires, je n'ai pas à pallier les contraintes administratives d'autres alors que je croule sous les miennes.

    2ème cas : la demande relève de ma compétence, je PEUX le faire mais ce n'est pas ma compétence SPÉCIFIQUE  => dire NON

    ex : la maman de Louloute me demande si je peux lui imprimer la pièce jointe de l'email hyper important qu'elle vient de recevoir et dont elle a besoin tout de suite car la date limite c'est aujourd'hui et elle n'a plus d'encre dans son imprimante.

    Je l'ai fait.... 2 fois. La première maman ne m'a jamais rien demandé d'autre. Avec la seconde, je suis partie dans un engrenage de demandes de services incessantes et à chaque fois, cette petite phrase tournait en boucle dans ma tête "oh, après tout, je PEUX le faire.." J'ai été jusqu'à dépanner son imprimante de domicile qu'elle a apportée lors de la séance de son enfant ; montrer comment mettre de la musique sur un CD / une carte SD ; filmer une vidéo pour un projet de physique au collège ("ben oui on n'est que 2 alors vous comprenez, il faut quelqu'un pour filmer et c'est pour demain..."... Elle a même été jusqu'à me faire demander à mon mari  - qu'elle savait de langue anglaise - de corriger le devoir de son fils... (Il y a passé des heures !! Un week-end inoubliable...)

    Quand je retrace tous ces événements, je me demande vraiment comment j'ai pu laisser faire si longtemps et ne pas dire non avant ...  Et le jour où j'ai enfin dit "NON" tout simplement, sans animosité, sans justification, tout s'est arrêté comme par magie.

     Ce qui nous motive à dire oui dans ces cas clairs où l'on sort du cadre professionnel : la peur de vexer ? De blesser la personne? Et pour ma part, je pense, un espèce de syndrome du sauveur, un besoin de reconnaissance immédiate que mon job d'ortho ne m'apportait pas (cf. syndrome de l'imposteur). On se dit qu'après tout, ça ne nous coûte pas grand chose de rendre tel service (après tout, on a une imprimante et du papier en quantité ; après tout, je sais mettre de la musique sur carte SD etc.) Or, nous n'avons pas une relation amicale, mais d'ordre professionnel; je n'ai pas à pallier son manque d'organisation administratif, son ignorance technologique. Ce n'est pas mon rôle. 

     

     3ème cas : la demande relève de ma compétence spécifique => passer à la 2ème question

    ex : Je suis invitée à l'ESS de Bonhomme/ Madame me demande des documents sur tel ou tel sujet ou un "petit courrier" pour l'instit, le prof...

    2ème question : la demande est-elle justifiée ?

    Les demandes qui nous arrivent sont à juger en fonction de notre cadre légal  (notre convention, notre statut d’auxiliaire médical) et vous serez amenés à dire non en invoquant le secret professionnel et le respect de la NGAP (un bilan au bout de x séances)

    Pour ceux qui ne le connaîtraient pas,  le site suivant recense des situations auxquelles nous sommes régulièrement confrontées concernant le secret professionnel et vous permettra d'orienter vos réponses http://helofraitag.wixsite.com/secret-et-ortho 

    Au delà du cadre légal, en ce qui concerne les demandes de papiers divers, le renvoi au compte-rendu de bilan est souvent un bon recours car il contient tous les éléments que les parents voudraient avoir dans le fameux "petit courrier". Sinon, lorsqu'une demande vous arrive, essayez de la faire reformuler  pour savoir ce qui est vraiment attendu, cela vous permettra de proposer de répondre à la demande sous une autre forme plus adaptée pour vous.

    ex : Mme A : "la maîtresse voudrait un petit courrier car il y a bientôt la réunion pour X." => Ortho : "savez-vous ce qu'elle attend de ce courrier ? Avec votre accord explicite, elle peut me téléphoner et nous pourrons échanger oralement sur tel et tel point concernant votre enfant."

    Si la demande est justifiée,  passer à la 3ème question. Par exemple, vous êtes conviée à l'ESS de X ; le bilan de Y est ancien et une petite note d'évolution serait pertinente...

    3ème question : la demande peut-elle être différée ?

    Le caractère d'urgence des demandes est tout relatif....

    1er cas : la demande ne peut être différée, je dois y répondre dans un temps court.

    ex : Mme me demande des documents s sur la dysphasie car elle voit l'instit en rdv dans une heure et demie / la famille m'invite à la réunion d'ESS qui a lieu dans quelques jours.

    Face à ce type de demande dans des temps imposés, je me pose une autre sous-question : est-ce que ce temps court de réponse imposé est de mon fait ? Ou est-ce que je n'ai pas été prévenue dans un délai que je considère comme acceptable? 

    Dans mon premier exemple, le rdv avec l'institutrice n'a sûrement pas été pris du jour au lendemain, et Mme aurait pu me faire la demande avant que ma matinée du mercredi ne commence. Je lui ai donc répondu que je ne pourrai pas imprimer les documents pour qu'elle les ait au moment où elle dépose son fils en séance mais que nous pourrons prendre quelques minutes au début de la séance pour cela.

    Dans le second exemple, dans ma décision de me rendre aux Equipes éducatives, je me décide en fonction des éléments suivants :

    - le nombre de patients à annuler (la perte financière),

    - le fait que l'on m'ait demandé mon avis/mes disponibilités pour caler une date

    - le délai entre l'annonce et la tenue de la réunion

    - la complexité du cas/ la facilité de communication avec l'école

    2ème cas : la demande peut être différée pour y répondre quand cela m'arrange et je le planifie avec un temps réaliste.

    ex : la collègue qui toque à la porte " tu aurais 5 minutes ?" en pleine rédaction de CRBO/les notifications téléphoniques...

    Si vous avez la chance d'avoir du temps de présence administratif au bureau, il est important de préserver ce temps et de ne pas hésiter à entrer en mode "deep work". Ce qui veut dire protéger votre espace de travail et ne pas autoriser les interruptions :

    - mode "avion" pour le téléphone

    - Forest focus (cf #11) sur l'ordi (ou couper le wifi)

    - Pancarte de porte : ne pas déranger SVP

    - Dire à la personne qui vous interrompt de vous envoyer un petit topo écrit (mail/messenger) pour y répondre plus tard: ça permet parfois à la personne de clarifier sa demande et du coup, elle n'a plus forcément besoin de vous finalement !

    Pour planifier les petites choses à faire  pour lesquelles il n'a pas été possible de dire non malgré tout, rappelez-vous de faire simple et concis, d'utiliser des trames, de planifier à l'avance le temps à y consacrer (cf. la loi de Parkinson publi #6)

    Et vous ? Vous êtes-vous trouvé comme moi à regretter d'avoir "cédé" à des demandes surréalistes ? Je suppose que cela nous arrive à toutes dans nos débuts... c'est comme ça qu'on arrive à trouver/poser son cadre...

     

    nb : Bien sûr, ces idées ne sont que des guides et il arrive que l'on déroge à nos propres règles en toute conscience, mais lorsqu'une demande ou une flopée de demandes nous donnent le sentiment d'être débordée sans trop savoir pour quelle raison, il peut intéressant de les analyser sous ces angles  pour y voir plus clair et adapter notre réaction si nécessaire.

     

     

     

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  • Dans cette deuxième partie de la série consacrée au bilan, nous évoquerons les nouvelles technologies au service du bilan.

    1/ Annoter les feuilles de passation sur tablette (Ipad)

    En plus de vous faire utiliser moins de papier, et de vous permettre d'alléger votre dossier "papier" , certaines applis contiennent des vrais "+" intéressants :

    Comment noter ?

    Il est possible d'annoter des images ou des documents pdf en tapant des caractères mais le plus simple et le plus intuitif en bilan, c'est d'utiliser les entrées manuscrites.

    L’Ipad Pro est équipé d’un stylet pour une écriture manuscrite sur tablette très précise. Mais si vous possédez, comme moi, un Ipad d’une autre génération (j’ai un « Nouvel Ipad » de 3e génération), équipez-vous d’un vrai stylet (pas juste un stylo à l’embout caoutchouc, mais un bon stylet pour environ 25 à 30€) et jouez sur le zoom de votre document, vous gagnerez déjà beaucoup en confort d'écriture.

    Quelles applis  ? 

    o Notability (10,99€, IOS ) : Notability n’existe que sur IOS et vous permet notamment d’importer vos pdf de feuilles de passation et de les annoter. La navigation entre les pages d'un document est très facile avec l'aperçu à droite. Mais le gros avantage à l'utiliser, c'est la possibilité d'insérer un enregistrement audio.

    #37 Organisation pratique bilans - Passation 2.0

    A tout moment, vous pouvez donc enregistrer une lecture de texte par exemple. Supprimer l'enregistrement au cas où il ne vous est pas nécessaire est très facile, donc j’enregistre à tout-va maintenant !

    #37 Organisation pratique bilans - Passation 2.0

     

     

     

    J'apprécie aussi tout particulièrement la disponibilité de la petite flèche de "retour en arrière"  qui annule la dernière action. Elle n'est pas aussi visible sur toutes les applis et c'est quand même très utile (on a vite fait d'écrire un trait alors qu'on voulait juster zoomer ou faire défiler !) 

     

    o Pdf forms (9,99 € sur IOS)

    #37 Organisation pratique bilans - Passation 2.0

    Cette appli permet aussi d'ajouter des entrées manuscrites ou de taper du texte. Mais vous ne pouvez pas insérer de l'audio.

     

    o PDF expert est également souvent cité mais je ne possède pas cette appli.

     

    o OneNote (gratuit et dispo sur tous les systèmes d'exploitation) :

    Cette appli  que je cite souvent est là encore un très bon choix. 

    Vous pouvez importer tout type de document, insérer de l'audio et de la vidéo.

    Je l'utilise sur mon PC hybride (Surface Pro 4) qui est à la fois tablette/PC avec un très bon stylet.

    #37 Organisation pratique bilans - Passation 2.0

     

    La barre d'outils "dessin" vous permet d'accéder à de nombreuses couleurs et épaisseurs à portée de clic.

    Le seul petit problème : les notes manuscrites ne sont pas "collées" au pdf  donc si vous bougez la feuille de passation (en dessous de vos notes), les notes ne bougent pas avec. Ce n'est pas forcément très gênant mais il faut le savoir.

      Bon à savoir : Je n'ai en fait payé aucune de ces applis car Appgratis (mais cela  n'existe plus je crois) me signalait quotidiennement des applis gratuites ou soldées).Sachez aussi qu'il existe le groupe Facebook  : Orthos - applications pour tablettes numériques pour  signaler les bons plans.

    Importer/ exporter votre document 

    Il vous sera nécessaire d'utiliser un cloud pour récupérer facilement votre document de passation de votre tablette sur votre PC, l'enregistrer dans le dossier patient etc. N'oubliez pas que les clouds "classiques" (Dropbox, MegaSync, OneDrive) ne sont pas légaux pour l'utilisation de données de santé donc pensez à ne pas identifier le patient sur la feuille et à ne pas laisser le document sur le cloud de transfert.

    De même gardez à l'esprit que les notes OneNote synchronisées sur OneDrive par défaut doivent rester anonymes car les données de santé ne doivent (en théorie) figurer que sur des hébergeurs agréés.

    (cf. L1111-8 du code de la santé publique).

     

    2/ Utiliser la plateforme web Monbilanortho :

    Cette application web nécessitant un abonnement mensuel (voir prix et offres sur leur site) propose un module bilan vous permettant de rentrer vos notes de passation en plus de rentrer le score (calcul automatique de l'écart-type/correspondance percentile).

    Vous ne pourrez pas annoter vos feuilles de passation mais vous pourrez consigner toutes vos notes qualitatives sur chaque épreuve (dans la case "commentaire"  en navigant facilement entre les épreuves de votre trame (trame que vous aurez personnalisée selon vos habitudes et selon le patient)

    #37 Organisation pratique bilans - Passation 2.0

    Les avantages :

    -  Cette application est hébergée par NETPLUS qui est agréé pour les données de santé donc aucun souci sur le plan légal.

    - Utilisable sur tablette/PC (via le navigateur)

    - Vos notes sont synthétisées en un document imprimable qui reprend vos scores/E-T/percentile et vos commentaires.  Ce document est prêt à être annexé à votre compte-rendu par ex, pour vous éviter d'avoir à réécrire tous les scores.

    MonBilanOrtho propose bien d'autres fonctionnalités (bilan, catalogue de matériel, gestion de liste d'attente...) à explorer si vous ne connaissez pas encore...

    N'hésitez pas à me faire part de votre expérience/choix d'appli pour annoter les feuilles de passation en mode 2.0 !

     

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