Nous allons parler "capture" dans le sens de David Allen (Getting things done : Savoir s'organiser pour réussir).

Il s'agit là de la base de votre organisation : collecter en UN endroit tout ce qui accapare votre esprit et peut vous distraire au cours d'une autre tâche, tous ces petits riens "à faire" vous donnant cette désagréable impression de ne jamais faire ce que vous DEVRIEZ faire, vous empêchant de profiter ou d'être totalement présent à ce qui vous occupe sur le moment, tous ces petits trucs qui vous passent par la tête mais toujours au mauvais moment.

Le terme original anglais est "capture" et j'avoue que je le préfère à "collecte"(son équivalent français dans la méthode GTD) car il inclut bien cette notion fugace et mouvante,  l'idée qu'il faut saisir au vol ce qui nous passe par la tête sinon cela continue à nous "parasiter".

En effet, c'est bien de cela dont il est question pour être le plus concentré possible : il ne suffit pas d'avoir une super appli qui nous empêche d'aller sur Facebook (cf. #11) mais l'une des sources majeures d'interférence avec notre capacité de "Focus" est notre notre propre esprit qui nous happe à la moindre occasion :  

"faut que je prenne rdv chez le dentiste",

"je dois laver le linge du cabinet",

"je dois me pencher sur le programme de formation de tel organisme",

"il a l'air super ce jeu, faut que je le note quelque part"

"j'aimerais bien changer la disposition du bureau"

"faut que je fasse qqch avec mes vieux dossiers patients"

L'idée est donc d'avoir un système en place pour collecter tout cela au moment où cela vous vient et libérer ainsi votre cerveau qui utiliserait des ressources cognitives inutilement pour continuer à s'en rappeler. On est d'accord qu'à ce stade, il n'est pas question de prendre du temps pour définir et transformer vos idées en actions séquencées, il s'agit juste de les noter quelque part pour y revenir plus tard.

Et concrètement, comment agir à partir de cette belle idée ?

1/ Il faut choisir un système, un outil de capture : 

- il peut s'agir d'un lieu physique dédié où toutes ces entrées sont regroupées : une corbeille type corbeille à courrier, un panier... et vos idées peuvent être juste écrites rapidement sur un post it que vous déposez à cet endroit dédié ou vous mettez directement les papiers à traiter (ex: le programme de formation de l'organisme x, l'attestation x  à remplir et envoyer)

- un simple bloc-notes et un stylo bien sûr ! Mais ce qui peut être considéré comme gênant, c'est le manque de souplesse de l'outil papier que l'on ne peut pas facilement réorganiser, il faut tout réécrire quand on clarifie ses idées et qu'on définit des étapes plus précises

- un outil digital :

                . OneNote par exemple, vous permet de créer des "notes rapides" qui se rangent dans une section dédiée,vous pouvez ainsi y revenir plus tard (le raccourci "touche windows" + Alt + N vous ouvre automatiquement un post it digital)

   Personnellement, mon ON est devenu tellement touffu à force d'utilisation qu'il ne peut plus remplir ce rôle et est devenu davantage un outil de référence, de stockage d'informations. Donc je me suis tournée vers Trello.

                   . Trello est à la base un outil de gestion de projet permettant à des équipes de réfléchir conjointement sur un même espace. Je n'utilise pas ce côté collaboratif dans Trello, ce qui me plait, c'est son apparence où tout est plus visible que dans ON, on a davantage une vision simultanée: 

a) allez sur www.trello.com et inscrivez-vous (gratuitement)

b) Créez différents tableaux en cliquant sur le + en haut à droite.

Voici un aperçu du menu avec quelques uns des tableaux que j'ai créés  qui s'affichent à gauche

c) au sein de chaque tableau, créez autant de listes que nécessaires

d) au sein de ces listes, créez des cartes (qui peuvent être une image, une adresse de site web, une petite note rédigée) et vous pouvez bouger l'ordre de ces cartes d'un simple clic, même les changer de liste.

Voici un exemple de carte Trello "ouverte" : vous pouvez ajouter une date d'échéance, et c'est là aussi que vous pouvez créer des checklists pour valider l'avancée d'un projet (cf. ma checklist rédaction de bilan dans la publication #13)

Les astuces en + :

 -installez l'extension Trello dans votre navigateur pour créer une nouvelle carte automatiquement lorsque vous tombez sur quelque chose d'intéressant pendant votre navigation (référence d'un jeu, par ex.)

Un petit "+" bleu apparait alors à côté de votre barre d'adresse (voir photo ci-dessus). En cliquant dessus, vous envoyez le contenu de la page sur laquelle vous êtes à votre Trello.

- Bien sûr, installez la version adaptée sur votre tablette, téléphone pour pouvoir "capturer" à tout moment.

- épinglez l'onglet à votre navigateur pour qu'il s'ouvre automatiquement à chaque lancement d'internet

Il faut éviter de multiplier les lieux de collecte car quand vous devez réviser vos idées, il faut que vous sachiez où elles sont, le but est de les regrouper et pas de les éparpiller. Mais j'avoue que d'avoir à la fois un lieu "physique" et un lieu digital, c'est bien pratique. 

2/ La 2ème étape pour que le(s) système(s) choisi(s) vous soient bénéfiques, il faut les utiliser ! Et donc PLANIFIER DU TEMPS hebdomadaire (idéalement) dédié à la révision/clarification de tout ce que vous avez collecté.

Nous développerons tout cela plus tard dans un prochain épisode...

Je vous laisse essayer Trello, n'hésitez pas à me dire ce que vous en pensez ! Quels tableaux vous avez créés ?