Vous aussi vous recevez vos mails dans les 10 minutes où ils sont envoyés ? Avec la petite notification qui s'affiche et le petit "ding" d'accompagnement ? D'autant plus qu'avec les mails, pour peu que vous ayez l'ordi en route, c'est double peine avec le téléphone et l'ordi qui s'activent en doublon !

Alors je vous invite à répondre à ces questions toutes simples :

Si comme moi, les réponses  b. et a. ressortent, alors dans la même lignée que le fait d'éteindre ses notifications téléphoniques, changez vos paramètres de relevé de boite mail pour que la réception se fasse MANUELLEMENT quand VOUS le déciderez afin de pouvoir traiter les mails de façon adaptée.

Ce petit changement peut vous permettre de :

- éviter de vous sentir envahi par les mails, notamment professionnels et encore plus lorsqu'on est en zone avec beaucoup d'attente, dans lesquelles les gens utilisent tous les moyens pour entrer en contact à vous. 

- de vous consacrer à ce que vous avez prévu en résistant à la "tyrannie de l'urgence" : en lisant nos mails, on se retrouve avec plein de "petites choses" à faire (des réponses à donner, des tâches à faire...). Autant de petites choses qu'on estime "urgentes" mais qui ont un impact très limité, nous détournent des projets importants, nous laissent vidés le soir tout en ayant le sentiment de ne pas avoir ACCOMPLI grand chose... ça sentirait pas un peu le burn-out ça?

 Comment faire concrètement ?

Pour votre ordinateur (pour le téléphone, voir la publi du 7 décembre)

- Dans Outlook : rdv dans l'onglet Envoi/réception > groupes d'envoi/réception > définir les groupes et décocher la case "planifier..."

-Dans Thunderbird : allEZ sur le menu (les 3 barres horizontales en haut à droite) > options  (en cliquant sur le petite flèche à côté du mot "options" >paramètres de compte 

- Prévenez : dites aux gens qui ont l'habitude de vous voir réagir au 1/4 de tour à leur mail que vous avez un temps dans la journée désormais pour les regarder et que vous répondrez avec un peu plus de délai.

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"La procrastination conduit souvent à ne rien faire (...)

Quand vous avez un délai à respecter, vous arrivez au point où la pression du temps vous amène à privilégier la nécessité de FAIRE plutôt que de rendre PARFAIT.  Quand un tiers (patron etc.)  a une attente de vous, c'est de ne rien rendre qui constitue une imperfection. (...) Ainsi, ceux d'entre nous qui attendent la dernière minute pour faire un travail  agiraient de la sorte car leur patron ou un professeur exige un rendu. Et dans ce contexte, il arrive un moment où cela devient crucial de RENDRE QUELQUE CHOSE plutôt que de faire un travail parfait.

C'est ce qui peut poser problème quand on est indépendant : on a l'habitude d'avoir cette figure d'autorité pour nous obliger à travailler.

Beaucoup d'entre nous n'ont plus cette pression d'autorité, il faut donc que nous soyons notre propre patron (...) et acquérions cette compétence de FAIRE en avance aussi vite que possible, en bloquant des créneaux sur notre emploi du temps et en nous disant "Je dois l'avoir fait d'ici telle date". Cela n'a pas à être PARFAIT mais cela doit être FAIT. (...) Faites les 80% d'un travail à l'avance, un travail de niveau "passable". Et ensuite passez le temps restant à vous satisfaire que le travail soit fait ou peaufinez-le. "

Traduction libre de Ep#162 :Time Management & Procrastination (The life Coach School Podcast with Brooke Castillo). Je vous invite à l'écouter entièrement si vous comprenez bien l'anglais.

Si malgré tout, vous avez besoin de cette autorité extérieure, disons, au hasard, pour rédiger un compte-rendu de bilan ;-) Créez-vous cette autorité en donnant aux parents une date de retour de bilan (ex : "quand je vous verrai pour notre 1ère séance le XX/XX je vous remettrai le bilan écrit et nous en discuterons").

Chaque année c'est la même chanson, la Poste augmente ses tarifs au 1er janvier.

La dernière forte hausse (de 11 à 15% !)  date de 2015; y en a-t-il parmi vous qui ont prévu suffisamment et utilisent encore des timbres de 2015 ??

Au 1er janvier 2018, le timbre rouge (lettres prioritaires- à distribuer le lendemain de leur expédition) va passer de 0,85 à 0,95 €, soit une hausse de 11,7 %.

Le timbre vert qui nous concerne peut-être davantage (expédition en 48 heures)  nous coûtera 7 centimes de plus (en passant de 0,73 à 0,80 € soit +9,5 %).

Alors, notez-vous dans l'agenda à quel moment vous irez à la Poste (ou prévoyez une commande en ligne ;-) pour faire le plein avant la hausse !

Chaque soir, fixez-vous 3 priorités/projets pour le lendemain et ECRIVEZ-les (agenda, bullet journal, carnet de notes…) en notant approximativement le temps à y consacrer.

Pourquoi ?

1. Quand nos journées sont remplies de rendez-vous, le temps "off" est souvent limité mais cette technique vous permet :

• d'optimiser le temps  hors séance
• d'être réaliste : avec 17 rendez-vous dans la journée, 1 h de pause de déjeuner, il est normal que votre liste de choses à faire ne descende pas !
• d'être prêt et savoir ce qu'on a à faire si une occasion se présente (lapin, absent prévenu tardivement). Cela a changé mon attitude face à ces absences, je ne peste plus mais je prends les choses du bon côté en faisant autre chose qui me fait avancer.

1. Pour celles et ceux qui se réservent des créneaux de présence au bureau sans rendez-vous pour "l'administratif", c'est d'autant plus important pour bien gérer ce temps et ne pas se perdre sur Facebook ou autres…

L'important est d'être précis :

- utilisez des VERBES d'action (écrire, téléphoner, rechercher, lire…) pour écrire ces priorités

- mettez en premier ce qui vous rebute le plus. 

L'astuce en + : rappelez-vous qu'une tâche prend le temps qu'on décide de lui allouer (loi de Parkinson), essayer donc de diviser par 2 le temps que vous décidez de consacrer à une tâche donnée (publi #6)