Nous avons évoqué jusqu'à maintenant différents outils au fil de ces premières publications, nous allons en faire un petit récapitulatif rapide avant de plonger dans le vif du sujet.

Je vous re-cite les outils de manière générale et entre parenthèses en citer un exemple précis, celui que j'utilise. Il ne s'agit pas là d'un inventaire exhaustif.

Il a été question d'utiliser :

- un calendrier (Google calendar) : pour ma part c'est un "territoire sacré", je n'y écris QUE des rdv et de REELS engagements, pas ce que j'aimerais faire, ce que je compte faire dans la journée. 

- Un outil de prise de notes organisé, accessible, divisé en parties nettes et précises (OneNote) : prise de notes de rééducation, de références générales, de suivis des tâches ménagères, financières

- Un outil de collecte digital et/ou physique (Trello et/ ou une corbeille à courrier) : pour rassembler en un/deux lieux maxi tout ce qui nous traverse l'esprit et sur lequel on voudrait revenir plus tard

- Un outil de navigation quotidienne, un journal de bord (Bullet Journal) : c'est l'endroit dédié  à mes to dos du jour/de la semaine, ce que je compte faire dans la journée au vu de mon calendrier (quand/si j'ai du temps)

Ce petit rappel étant fait : n 'oubliez pas que les outils ne vous rendront pas plus productif/efficace à eux seuls, ils ne sont qu'un rouage d'un système qui doit devenir routinier, huilé et PLANIFIE. Vous ne pouvez faire l'économie d'un TEMPS dédié à :

1/ Passer en revue vos lieux de collecte et décider quoi faire de ce qu'il contient : c'est l'étape qui vient après la "capture/collecte" (méthode Getting Things done), l'étape de "clarification"/"traitement" 

2/ Revenir sur le déroulement de votre semaine/journée et mesurer ce que vous avez fait/ pas fait, mesurer l'écart entre ce que vous prévoyiez et ce qui a été effectivement réalisé, en chercher les raisons afin de pouvoir en tirer des leçons.

Nous n'allons développer aujourd'hui que le premier point cité ci-dessus, le second sera l'objet d'une autre publication :

La clarification/le traitement, c'est donc le temps où vous allez reprendre un à un tout ce que contient votre lieu de collecte et décider de la suite à donner selon ce modèle :

source  https://fr.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Cela implique souvent d'avoir plusieurs listes organisées selon différents critères possibles. en voici quelques exemples :

- une liste "en cours/en attente" : cette liste regroupe les tâches pour lesquelles aucune action n'est nécessaire de ma part mais je dois juste m'assurer que la tâche sera terminée (colis à recevoir, attente d'un règlement fif pl une fois le dossier transmis, réponse attendue sur un projet etc.)

- une liste "un jour.. peut être..." regroupant des tâches/projets non urgentes et sans délai précis mais qu'on aimerait quand même garder à l'esprit (inventer tel matériel, relire notes de telle formation...; réaménager telle partie du bureau...)

- Il est important de trier les tâches des "A FAIRE/TO DOS" selon :

         le temps qu'il faut prévoir (de 10-20 min, 1h à 2h...)

        la capacité cognitive nécessaire (critère très utile je trouve) : j'ai un tag spécial "no brainer" c'est à dire des choses ne nécessitant aucune concentration importante (découper, plastifier du matériel par ex.)

        l'urgence de la tâche (nécessité de respecter une échéance)

        le contexte nécessaire (ordi, tél, endroit calme)

    Et vous, quels autres critères utilisez-vous ?

Quels outils existent pour appliquer tous ces critères et les rendre visibles et utilisables au moment voulu?

Pour cela l'outil technologique est bien pratique avec ses possibilités d'indexer/étiqueter par des mots clés. Avec les outils papier/crayon, il faut jouer avec des couleurs.

- sous OneNote, vous pouvez attribuer des indicateurs et vous pouvez ensuite filtrer par indicateur mais je n’utilise pas cette fonction.

- dans Trello, on peut ajouter des "étiquettes" et on peut ensuite effectuer une recherche par filtre (ex : je crée une étiquette "tâche courte" et lorsque je cherche une tâche courte à effectuer, seules celles-ci s'affichent.) L'avantage étant qu'on peut attribuer plusieurs étiquettes à une tâche pour ensuite pouvoir filtrer le plus précisément possible.

Voici un aperçu d'un bout de ma liste To do sur Trello : les couleurs jaune/orange/rouge concernent la durée (courte/moyenne/longue durée), le gris indique un focus important nécessaire vs. bleu tâche facile). J'ai des échéances qui s'affichent pour certaines tâches aussi. Ce qui est pratique c'est que je peux faire en sorte de filtrer l'affichage en fonction de ces critères (ex : n'afficher que les tâches courtes et sans besoin de mon cerveau)

A vous de jouer !