#1 L'outil de base ONENOTE

Le premier post de ce blog sera dédié à présenter l'un de mes outils fétiches. Il reviendra souvent pour vous aider à gagner en productivité.

Pour ceux qui ne le connaîtraient pas, OneNote est un logiciel de prise de notes organisé en "bloc-notes" au sein desquels on crée autant de sections (intercalaires en haut de votre page) que l'on veut et au sein de ces sections autant de pages que l'on veut (elles apparaissent sur un côté). Il est même possible de créer des sous-pages.

Je m'en sers dans ma pratique libérale : 

- pour les notes de suivi de rééducation de mes patients, 

- pour compiler les résultats aux tests en cours de bilan tant que le compte-rendu n'est pas rédigé

- conserver et accéder facilement à des infos administratives

- noter des trames de prises en charge, de bilan, organiser mon matériel

- conserver des petits textes tout prêts à copier coller dans un mail ou un CR (référence au secret médical, indications pour trouver le cabinet, texte bateau pour accompagner le mail d'un CR au médecin...)

Pourquoi OneNote ? 

Je me souviens quand j'ai commencé (il y a un peu moins de 10 ans), j'ai tout de suite eu envie d'informatiser cette prise de notes de rééducation et j'ai commencé par un "bête" document Word. Plusieurs formats se sont succédé: 

- d'abord un document par patient (qu'il fallait donc récupérer, ouvrir, enregistrer, fermer au bout de 30 minutes) => pas pratique et erreurs d'enregistrement possibles... 

- puis un document par demi-journée de travail (les patients du lundi matin/ceux du lundi après midi), je vous laisse imaginer le casse-tête au moment des vacances ou si un patient change son rdv....

OneNote est beaucoup plus pratique car tout est accessible "sur place" :

- sans avoir à manipuler plusieurs fichiers : si  une activité avec Lili vous fait penser que "tiens, ça serait drôlement intéressant pour Lala aussi..." vous accédez à sa fiche en 2 clics pour noter l'idée sur la page de Lala !

- sans se soucier de l’enregistrement. 

Ce dernier point peut soulever des questions : oui, l'enregistrement se fait sur un cloud (Onedrive), et la question de la sécurité des données se pose. J'ai choisi d'anonymiser mes pages patients en ne notant que les premières lettres des noms de famille pour ma part.

Note du 13/10/2017 :J'ai conscience que cela n'est pas suffisant pour sécuriser ces données et que je flirte avec les limites de la légalité mais les tarifs des séances ne me permettent pas encore de payer un cloud sécurisé et agréé pour recevoir des données médicales. Il convient donc d'être hyper vigilant sur les infos de ces fiches patient  et d'éviter de multiplier les infos qui, recoupées, pourraient permettre d'identifier le patient  (école, Date de naissance, prénom classe...)

Il existe d'autres logiciels de prise de note (Evernote par exemple), je vous présente ON car c'est celui que j'utilise et donc que je connais le mieux. Les logiciels de gestion de cabinet offrent aussi la possibilité de noter le contenu des séances mais ce qui me gêne c'est la portabilité des données si je dois céder ma patientèle un jour ou si je décide de changer de logiciel.

OneNote a aussi l'avantage d'être GRATUIT, téléchargeable sur toute plateforme (Androïd, iOS, Windows) vos notes vous suivent donc potentiellement PARTOUT et - quitte à passer pour la geek de service en réunion à côté de l'instit et son gros "cahier de bord" - je trouve ça hyper pratique d'arriver à une réunion juste avec ma tablette ! C'est aussi très pratique si on fixe un rdv téléphonique quand on n'est pas au bureau.

Et le "dossier papier" dans tout ça ? eh bien... Il existe toujours dans mon bureau je l'avoue... J'y mets le CR et papier administratifs (copie carte mutuelle, ordonnance...) et le travail en cours. Mais ce dossier n'est pas conservé physiquement une fois la prise en charge terminée.

Concrètement si vous n'utilisez pas encore ON, pour vous aider à démarrer, voici l'organisation de mon OneNote :

j'ai créé un bloc-note "patients" avec des sections/intercalaires alphabétiques " ABC" "DEF" etc.

et chaque page correspond à un patient

Et vous ? comment fonctionnez-vous ? Qu'utilisez-vous ?

Voilà pour cette première présentation ! Je reviendrai très vite vous présenter plus en détail l'organisation pratique des pages en espérant que cela puisse vous inspirer et que l'on puisse partager nos façons de faire pour être plus efficaces.