• #1 L'outil de base ONENOTE

    Le premier post de ce blog sera dédié à présenter l'un de mes outils fétiches. Il reviendra souvent pour vous aider à gagner en productivité.

    Pour ceux qui ne le connaîtraient pas, OneNote est un logiciel de prise de notes organisé en "bloc-notes" au sein desquels on crée autant de sections (intercalaires en haut de votre page) que l'on veut et au sein de ces sections autant de pages que l'on veut (elles apparaissent sur un côté). Il est même possible de créer des sous-pages.

    Je m'en sers dans ma pratique libérale : 

    - pour les notes de suivi de rééducation de mes patients, 

    - pour compiler les résultats aux tests en cours de bilan tant que le compte-rendu n'est pas rédigé

    - conserver et accéder facilement à des infos administratives

    - noter des trames de prises en charge, de bilan, organiser mon matériel

    - conserver des petits textes tout prêts à copier coller dans un mail ou un CR (référence au secret médical, indications pour trouver le cabinet, texte bateau pour accompagner le mail d'un CR au médecin...)

    Pourquoi OneNote ? 

    Je me souviens quand j'ai commencé (il y a un peu moins de 10 ans), j'ai tout de suite eu envie d'informatiser cette prise de notes de rééducation et j'ai commencé par un "bête" document Word. Plusieurs formats se sont succédé: 

    - d'abord un document par patient (qu'il fallait donc récupérer, ouvrir, enregistrer, fermer au bout de 30 minutes) => pas pratique et erreurs d'enregistrement possibles... 

    - puis un document par demi-journée de travail (les patients du lundi matin/ceux du lundi après midi), je vous laisse imaginer le casse-tête au moment des vacances ou si un patient change son rdv....

    OneNote est beaucoup plus pratique car tout est accessible "sur place" :

    - sans avoir à manipuler plusieurs fichiers : si  une activité avec Lili vous fait penser que "tiens, ça serait drôlement intéressant pour Lala aussi..." vous accédez à sa fiche en 2 clics pour noter l'idée sur la page de Lala !

    - sans se soucier de l’enregistrement. 

    Ce dernier point peut soulever des questions : oui, l'enregistrement se fait sur un cloud (Onedrive), et la question de la sécurité des données se pose. J'ai choisi d'anonymiser mes pages patients en ne notant que les premières lettres des noms de famille pour ma part.

    Note du 13/10/2017 :J'ai conscience que cela n'est pas suffisant pour sécuriser ces données et que je flirte avec les limites de la légalité mais les tarifs des séances ne me permettent pas encore de payer un cloud sécurisé et agréé pour recevoir des données médicales. Il convient donc d'être hyper vigilant sur les infos de ces fiches patient  et d'éviter de multiplier les infos qui, recoupées, pourraient permettre d'identifier le patient  (école, Date de naissance, prénom classe...)

    Il existe d'autres logiciels de prise de note (Evernote par exemple), je vous présente ON car c'est celui que j'utilise et donc que je connais le mieux. Les logiciels de gestion de cabinet offrent aussi la possibilité de noter le contenu des séances mais ce qui me gêne c'est la portabilité des données si je dois céder ma patientèle un jour ou si je décide de changer de logiciel.

    OneNote a aussi l'avantage d'être GRATUIT, téléchargeable sur toute plateforme (Androïd, iOS, Windows) vos notes vous suivent donc potentiellement PARTOUT et - quitte à passer pour la geek de service en réunion à côté de l'instit et son gros "cahier de bord" - je trouve ça hyper pratique d'arriver à une réunion juste avec ma tablette ! C'est aussi très pratique si on fixe un rdv téléphonique quand on n'est pas au bureau.

    Et le "dossier papier" dans tout ça ? eh bien... Il existe toujours dans mon bureau je l'avoue... J'y mets le CR et papier administratifs (copie carte mutuelle, ordonnance...) et le travail en cours. Mais ce dossier n'est pas conservé physiquement une fois la prise en charge terminée.

    Concrètement si vous n'utilisez pas encore ON, pour vous aider à démarrer, voici l'organisation de mon OneNote :

    j'ai créé un bloc-note "patients" avec des sections/intercalaires alphabétiques " ABC" "DEF" etc.

    et chaque page correspond à un patient

     

     

    L'outil de base ONENOTE

     

    Et vous ? comment fonctionnez-vous ? Qu'utilisez-vous ?

    Voilà pour cette première présentation ! Je reviendrai très vite vous présenter plus en détail l'organisation pratique des pages en espérant que cela puisse vous inspirer et que l'on puisse partager nos façons de faire pour être plus efficaces.

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  • Commentaires

    1
    Meggy
    Samedi 25 Février 2017 à 09:02
    Bonjour Claire,

    Merci pour ce partage très intéressant. Je cherche aussi à informatiser ces "fiches" de notes et je n'avais jamais pensé à un seul document; j'ai actuellement un dossier pour chaque patient et je redoute une éventuelle panne (ce qui est déjà arrivé et j'ai perdu des cr). Merci pour cette excellente idée que je vais essayer dès lundi
      • Samedi 25 Février 2017 à 10:40

        effectivement Meggy, là pas de souci de sauvegarde, tout est sur le Cloud ! j'espère que tu trouveras la prise en main facile. Merci pour ton retour !

    2
    manon
    Samedi 25 Février 2017 à 09:59

    super, j'utilise beaucoup note et j'avais commencé à faire un doc word par patient en déplorant qu'on ne puisse pas y faire d'onglet à la manière d'excel.

    je télécharge et je m'y mets

    le blog est ajouté à mes favoris.

    mon gros problème perso est de ne pas réussir à lâcher prise

      • Samedi 25 Février 2017 à 10:42

        Tu verras, Manon c'est beaucoup plus simple, j'espère que tu en seras contente, n'hésite pas si tu as des questions. merci pour ce retour positif ! 

    3
    Sandrine
    Samedi 25 Février 2017 à 13:34

    Très bonne idée! Merci!

      • Aline
        Samedi 25 Février 2017 à 13:42
        Excellent! Moi qui aime la technologie me voilà servie!!
        Donc tu travailles avec ton patient et en même temps tu inscris les activités faites dans ton appli?
      • Samedi 25 Février 2017 à 13:48

        Oui c'est cela ! sur l'ordi ou sur l'appli. j'avoue que j'écris sur l'ordi plutôt que sur l'appli tablette en présence du patient. De la même façon que tu écris dans ton dossier papier actuellement. Plein de nouvelles astuces à venir à partir de Onenote ... Bonne découverte !

    4
    Samedi 25 Février 2017 à 18:03

    Moi aussi, j'utilise OneNote pour mes dossiers depuis septembre, c'est super. J'ai fait 2 dossiers : patients et patients archivés. Tous sont rangés par ordre alphabétique. Je déplace ensuite les dossiers dans "patients archivés" quand j'ai fini avec eux.

    Il faut aussi penser à imprimer les pages de temps en temps pour garder une trace papier, notamment pour les équipes éducatives. Je fais une sauvegarde au fil de l'eau sur un disque dur, rien ne doit être perdu normalement.

      • Dimanche 26 Février 2017 à 07:44

        Oui ! j'ai aussi cet onglet "ARCHIVES" pour les prises en charge terminées. Mais je ne les imprime jamais par contre. Aux ess, je viens avec ma tablette ou pc portable. Mais pt être que tu n'as pas de tablette? merci pour ton témoignage.

      • Rossygnol
        Dimanche 26 Février 2017 à 15:40

        J'allais justement demander si on pouvait archiver des notes ! La réponse est donc non mais je vais de ce pas ajouter cet onglet ! Merci !

    5
    .
    Dimanche 26 Février 2017 à 15:02
    6
    Rossygnol
    Dimanche 26 Février 2017 à 15:39

    Bonjour !

    Jeune diplômée, je fais des rempla pour l'instant mais je traque tout ce qui pourrait m'aider dans mon organisation pour être au top lors de mon installation :)

    Un grand merci pour l'idée avec OneNote (utilisation perso), j'ai déjà fait mes fiches "type" grâce à ce blog !

    Hâte de lire d'autres astuces :)

    7
    Amélyog
    Dimanche 26 Février 2017 à 23:06

    Bonjour, 

     

    Merci beaucoup pour ces astuces qui sont très intéressantes. J'ai chargé l'appli et une question me taraude : est ce que Onenote a la même utilité qu'une dropbox ? Je m'explique : J'ai effectivement fait une page par patient et j'ai mis des liens vers des fichiers de matériel pour une de mes patientes, du coup si j'ouvre l'appli sur ma tablette, est ce que je pourrai accéder à ces fichiers ou ce sont juste des raccourcis vers les fichiers de mon ordinateur ? 

    J'ai testé mais la page de ma patiente ne veut pas se charger donc je pense que non ? Ou c'est mon appli qui bugue ? 

    Merci de ta réponse ! :)

      • Lundi 27 Février 2017 à 06:09

        Bonjour, OneNote n'est pas un cloud c'est un logiciel de prise de notes dont le contenu s'enregistre sur le cloud (OneDrive est un cloud, tout comme dropbox) donc tes liens sont effectivement des raccourcis, pour le partage de fichier, mieux vaut partager via dropbox directement. 

        j'espère avoir répondu à ta question. Bon lundi !

      • Amélyog
        Mardi 28 Février 2017 à 12:01

        Bonjour ClairMic ! :) Finalement, j'ai chargé l'appli Onedrive en plus de Onenote sur mon ipad et les liens fonctionnent je peux les ouvrir sur l'ipad ! 

        Très bonne astuces pour les bilans du coup, j'ouvre onenote, je prend mon cahier de passation, je l'ouvre dans markup+ et je peux écrire dessus, ou je veux ! :)

        Bonne journée ! 

    8
    Maud Ortho
    Mardi 28 Février 2017 à 14:46

    Bon jour Claire,

    J'ai lu avec attention les articles de ce blog, j'aimerais me lancer et utiliser One Note mais avant, j'ai plusieurs questions :

    - quand tu es passée de Word à One Note, est-ce que la transition a été aisée ? Je parle de la partie "prise de notes en rééducation". Je te demande ça car j'ai tout sur papier et je me dis que ça va être le bazar d'avoir la moitié des dossiers patients en format papier et l'autre moitié sur ON (surtout pour les patients que je suis depuis longtemps) et j'ai pas trop envie de taper tous les dossiers papier pour les mettre sur ON.

    - Utilises-tu One Note ou One Note 2016 ? Connais-tu les différences entre les 2 ? (j'ai les deux dans mon ordi)

    - Pour tes dossiers patients, tu dis que tu mets le prénom et les premières lettres du nom de famille. Donc si j'ai bien compris, pour Emma Blabla, tu la mets dans les DEF, c'est bien ça ? ou dans les B? Est-ce que pour tes patients adultes, tu fais la même chose ? Moi, j'ai plutôt tendance à classer mes dossiers par ordre alphabétique des noms de famille.

    Merci pour ton blog et tes conseils, je trouve ça super !

    Maud

      • Mardi 28 Février 2017 à 17:16

        Merci pour tes questions qui pourront sûrement en aider d'autres :

        - je te conseille de passer tout le monde sur ON et pour les prises de notes papier des plus anciens tu as plusieurs solutions : jeter les plus anciennes (est-ce que tu reviens souvent sur tes notes d'il y a 2 ans ?); les scanner et les garder numériquement si psychologiquement c'est dur de les jeter, insérer les dernières notes papier sur ta page onenote (tu peux la scanner et l'insérer en tant qu'image et tu poursuis au dessus avec ta prise de notes informatisée).

        Je pense que ce que tu appelles ON tout court c'est l'appli livrée automatiquement sur pc windows 10, ON 2016 doit être le logiciel plus complet (plus de fonctionnalités) mais de toute façon que tu ouvres l'un ou l'autre tu retomberas sur tes notes ne t'inquiète pas

        les dossiers patients sont par ordre alpha de noms de famille même si n'est pas en entier, ce sont les patients courants donc la reconnaissance de la fiche ne pose pas de problème. mais si tu penses qu'un classement par prénoms te va mieux, c'est parfait aussi.

        J'espère avoir répondu à tes questions. n'hésite pas si besoin

         

    9
    Claire
    Jeudi 2 Mars 2017 à 18:53

    Merci Claire! Je suis sous Mac alors j'utilise beaucoup Notes pour mes prises de notes diverses et variées (listes en tous genres, prise de notes pour les séances à domicile...) mais je trouvais toujours que c'etait le bazar et pas bien mis en page. Je vais de ce pas télécharger OneNote (j'utilise One drive depuis peu) et regarder ca de plus pres. Avant je notais dans le dossier patient de Logicmax, mais souvent j'oubliais de valider, du coup pas d'enregistrement. :( Je suis retournée aux notes papier, en mettant un tableau sur une feuille orange. Et une feuille bleue sur laquelle est notée les renseignements administratifs (adresse, ordonnance, diagnostic, entretiens avec les differents pro...) si j'arrivais à transférer ca dans Onenote ce serait top! Mais du coup compliqué pour la confidentialité des données...

    pour tes tableaux de prise de notes en seance, tu as un modèle que tu copies colles je suppose?

    en tous les cas, merci pour ces idées !

      • Vendredi 3 Mars 2017 à 07:35

        oui petit tableau pr^t à copier coller mais parfois ça va aussi vite de le faire, c'est vraiment très TRES vite fait sur ON.

        techniquement tu peux très bien faire une sous page de renseignements admn mais est elle vraiment nécessaire ? car tu as ton logiciel avec tous ces renseignements. 

        Merci pour ton témoignage et tes encouragements!

         

    10
    Claire
    Vendredi 3 Mars 2017 à 10:33

    Merci pour la capture d'écran! C'est plus clair effectivement!

    Je vais voir pour faire une sous-page, si je trouve comment faire. Je ne sais pas comment insérer les images ici, sinon j'aurais envoyé une capture d'écran de ma feuille de renseignements. 

    11
    Malou
    Vendredi 3 Mars 2017 à 12:45

    Bonjour

    je suis de la génération d'avant.....pas celle des dinosaures mais pas loin..... si vous saviez comme je vous envie cry

    Moi je ne comprends pas un mot de ce que vous dites "créer des onglets par ordre alphabétique"

    j'ai téléchargé one note et je le regarde, désespérée en me disant: par quoi et comment je commence!!!!!

    Bref mon logiciel de gestion de cabinet va continuer à tourner un petit moment!!!he

    vivement la retraite que j'ai le temps de me pencher sur tout ça!!!

      • Aline
        Vendredi 3 Mars 2017 à 12:59
        Bonjour Malou!
        Je comprends ton désarroi. Va voir sur YouTube des vidéos montrant comment s'en servir. Tu tapes utilisation OneNote 2016 ou tutoriel onenote 2016.
        Bonne recherche!
      • Vendredi 3 Mars 2017 à 13:15

        Effectivement des tutoriels vidéo peuvent t'aider à la prise en main globale avant de l'appliquer à tes patients, merci Aline, très bonne idée.

        Courage, ça vaut le coup !

      • Malou
        Vendredi 3 Mars 2017 à 16:17

        merci merci

        je vois ça ce week end

    12
    Ninat
    Dimanche 12 Mars 2017 à 11:35

    Bonjour, 

    Merci pour l'astuce One Note. Migration dossiers papiers/ON opérée cette semaine et ça me convient parfaitement.

    Juste une question, comment n'imprimer qu'une partie d'une page ON ? Je n'arrive qu'à imprimer la totalité du doc et non ce que je sélectionne ...

    Merci ! pour toutes ces idées 

      • Dimanche 12 Mars 2017 à 13:30

        Bonjour ! Ravie que cela corresponde à tes attentes ! Alors techniquement impossible de copier une sélection OneNote... le petit "truc" que je peux te proposer c'est de copier/coller ce que tu veux imprimer sur une page à part de Onenote (ça prend 2 clics ) si vraiment tu veux imprimer une sélection particulière. as-tu réussi ? 

    13
    Ninat
    Lundi 13 Mars 2017 à 10:59

    Je n'avais pas trouvé mieux non plus ;) Merci pour ta réponse 

    14
    Beyomon
    Mardi 14 Mars 2017 à 06:55

    Je viens de découvrir le monde merveilleux de OneNote.... Et wahouuuuuu quelle intuitivité simplicité et gain de temps pour l'ortho ultra brouillon que je suis !! 

    UN IMMENSE MERCI !!!!

      • Mardi 14 Mars 2017 à 08:59

        Ravie que cela te convienne ! Merci de m'avoir lue !

        Claire

    15
    CHC974
    Jeudi 6 Avril 2017 à 19:01

    Je me lance juste maintenant : je n'ai pas la même page pour les patients d'où ma question : utilises-tu one note "normal" ou une version pour les scolaires??

    Voilà des années que je fais des dossiers informatisés pour mes patients, mais j'aime évoluer, et je pense qu'effectivement one note semble un plus côté pratique et synchronisation.

    Merci pour ce blog!!

      • Vendredi 7 Avril 2017 à 06:20

        Bonjour, c'était la version "appli" intégrée à window 10 sur la photo mais entre temps j'ai téléhcragé le programme plus complet, donc la photo n'est plus la même, faudrait que je la change mais ça ne change rien à l'organisation de la page.

        Meci pour ton commentaire positif et bonne découverte !

    16
    Céline
    Mardi 16 Mai 2017 à 17:21

    Bonjour, je me lance dans la numérisation aussi. One note me plaît beaucoup mais je m'interroge sur la confidentialité des données. Je m'explique: moi, j'aimerais créer une section par patient et dedans faire une page "Administratif" avec les CRBO, ordonnances, courriers médicaux et une page "séances" pour noter le suivi des séances. Du coup il y a des données persos.... Je ne sais pas trop quoi faire.

     

      • Mercredi 17 Mai 2017 à 06:12

        Pour ce côté administratif, je préfère la sécurité de mon logiciel de gestion (je scanne mes ordos dans O 4000 directement, de tte façon Scor m'y oblige), le crbo entier est dans l'ordi dans un dossier dédié à chaque patient (ainsi que les courriers divers) mais pas dans ON. Dans ON je ne copie colle que la conclusion dans ma page patient, car je ne trouve pas utile d'avoir accès à TOUT le dossier médical en permanence/à chaque séance (ce n'est que mon avis). Pour garder ce côté pratique, et éviter de surcharger ON, je n'y mets QUE les notes de rééducation (le dossier patient reste très accessible sur l'ordi si besoin quand même). car oui, les cloud posent des problème de sécurité des données médicales.... 

        Vise déjà le côté pratique plutôt qu'exhaustif avec ON ?

        Merci de ton témoignage

    17
    marie grenadine
    Mercredi 17 Mai 2017 à 09:46

    Bon, j'ai lu tous vos commentaires, je ressemble à Malou, je n'ai pas tout compris, loin de là, mais je vais essayer car c'est très TRES tentant ! Moi aussi j'ai commencé à noter sir Word, depuis 2/3 ans, mais je tremble un peu pour cette amélioration, ça a l'air compliquer de démarrer... la suite au prochain numéro !

    18
    Aurelie
    Dimanche 21 Mai 2017 à 21:16

    Bonjour,

    merci pour toutes ces infos, ca y est j'ai décidé de m'y mettre moi aussi depuis vendredi !

    je me lance et trouve ça top même si c'est un nouveau pli à prendre. Par contre j'ai un petit souci : je me suis lancée sur PC et aimerai bien pouvoir accéder à mes notes sur mon iPad également. Seulement je n'arrive pas à récupérer ce que j'ai fait depuis mon pc sur l'iPad . C'est dommage parce que le multi support était hyper pratique je trouve : auriez-vous une idée de ce que j'ai mal fait ? Merci

    19
    Lundi 22 Mai 2017 à 06:35

    Bonjour ! vous ne devez pas être connectée sous le même compte je suppose ? Il faut, sur votre tablette, utiliser le même compte que sur votre ordi.

    Redites moi si besoin ;-)

      • Aurelie
        Dimanche 28 Mai 2017 à 15:42

        Bonjour,

        effectivement j'ai trouvé le bug avant de voir votre reponse ! Tout marche maintenant !

        merci encore

    20
    marie grenadine
    Lundi 22 Mai 2017 à 10:44

    Ça y est, c'est parti ! j'y ai passé mon week-end, mais j'adore !!!! (pas y passer le week-end, non, mais one note !) c'est incroyablement flexible, pratique ! J'attendais ce genre d'outil depuis des années ! Merci pour ce blog utile, clair, pragmatique !!!! Je n'ai même pas trop galéré (pour le moment) je vais maintenant remplir mes dossiers en direct, séance par séance !!! Je n'avais informatisé que la neurologie mais du coup je vais faire tous les dossiers , enfants y compris... Merci beaucoup !!!!

      • Lundi 22 Mai 2017 à 10:49

        super !!!! Ravie de lire que ça te plait ! Bonne continuation !!!

    21
    marie grenadine
    Mercredi 24 Mai 2017 à 09:55

    Bon, je déchante : je commence ma journée ce matin et puis tout à coup, il ne me reste que 2 intercalaires, tout le reste a disparu ! Y a -t-il un moyen de récupérer ce qui n'apparait plus, de revenir en arrière ? Là c'est des jours de travail envolées en fumée ! au secours !

      • Mercredi 24 Mai 2017 à 11:02

        ors ça c'est bizarre es tu sure que ce n'est pas juste une histoire d'affichage à l'écran ?

        as tu utilisé tablette et ordi ? 

        tu peux regarder aussi dans 'historique' (onglet en haut) > corbeille du bloc notes

    22
    marie grenadine
    Mercredi 24 Mai 2017 à 13:06

    Suite de mes aventures  : je suis allée sur le net et il semble que ce soit relativement fréquent !!! Mais après recherches (et aide extérieure, il faut le reconnaitre, car moi, j'étais assez stressée) on a pu récupérer les pages.

    Merci mes amis informaticiens !Dans appdata user microsoft one note... Il faut donc penser à faire une sauvegarde extérieure !!! qui ne soit pas sur le cloud.

    Merci pour l'idée historique, je n'y avais pas pensé et je pense que cet onglet me servira un jour.

    Bref : la vie one note est mouvementée !

      • Mercredi 24 Mai 2017 à 16:26

        ouf tant mieux !!

    23
    Amélie
    Vendredi 2 Juin 2017 à 16:01

    Bonjour, 

    Merci pour cette mine d'or. J'ai commencé à utiliser ON mais me voilà déjà confrontée à un problème: je n'arrive pas à synchroniser ON de mon PC windows 8 sur mon portable samsung S6. car il semblerait que ON soit connecté avec 2 mails différents (gmail sur portable mais hotmail sur PC) je n'rrive pas à changer ce paramètre. HELP pouvez vous me guider?

    Merci d'avance

      • Samedi 3 Juin 2017 à 06:32

        effectivement sur ton appli onenote du telephone tu dois pouvoir accéder aux paramètres en cliquant en haut à gauche sur les 3 lignes puis sur la roue dentée (en haut) et changer de compte à partir de là (je te décris l'accès sur mon appli Ipad mais je pense que c'est à peu près la même chose sur android)

        merci de me lire !

    24
    Lau
    Dimanche 23 Juillet 2017 à 12:15

    Merci pour cette super idée ! J'avais commencé avec Word (dossier intégré dans les dossiers patients de Véga) mais ça me demandait pas mal de manipulations (aller dans le dossier de chaque patient, ouverture/fermeture des dossiers, enregistrement...). J'essaie donc de m'approprier ce nouvel outil. Je trouve votre organisation très intuitive. J'essayais donc d'obtenir les sections sous forme d'onglet en haut de ma fenêtre, sous la barre d'outil, mais impossible de trouver où paramétrer ceci. Auriez-vous une idée ?

    Merci d'avance !

      • Lundi 24 Juillet 2017 à 09:36

        Bonjour ! alors la capture ci dessus a été faite avec l'application OneNote et la mise en page des onglets en haut est spécifique à l'appli. Dans le programme Onenote on peut choisir de placer  les onglets à droite ou à gauche mais c'est tout.

         

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