Aujourd'hui, je vous présente succinctement 2 applis pour gérer vos listes de choses à faire. Elles sont assez similaires dans l'utilisation, la différence est vraiment dans les détails

Wunderlist et Any.do

Les 2 sont utilisables et se synchronisent sur web/Smartphone/tablette. Les versions gratuites sont suffisantes. Je vais donc juste présenter leur organisation en captures car c'est surtout grâce à cette ergonomie et plaisance d'utilisation que vous allez vous faire votre idée.

1/ Any.do https://web.any.do/ (pour la version SmartPhone rendez-vous dans votre AppStore ou Playstore)

L'appli est en anglais, mais cela ne gêne pas trop le fonctionnement.

Vos listes sont accessibles par différentes tuiles

Puis au sein de chaque tuile, vous avez 4 listes : "aujourd'hui", "demain", "bientôt" et "un jour"

Pour chaque tâche, vous avez encore la possibilité d'aller plus loin dans l'arborescence et de créer des sous-tâches, attacher un document, mettre un rappel.

Vous avez donc une arborescence très précise, un peu comme des dossiers, sous-dossiers sur votre disque dur.

2/ Wunderlist https://www.wunderlist.com (pour la version SmartPhone rendez-vous dans votre AppStore ou Playstore)

Cette appli web nécessite moins de photos car tout est constamment visible : vous avez toujours votre vision globale/liste de projets à gauche, puis les tâches au milieu, et les sous tâches à droite.

et toujours la possibilité d'ajouter des rappels, des échéances, attacher un document, même un enregistrement (pour Wunderlist)

(Ne vous fiez pas aux noms de listes créées, je les ai créées pour exemple, ce n'est pas ce que j'utilise comme organisation)

Si vous utilisez ces applications régulièrement, n'hésitez pas à laisser votre avis, vos remarques sur des paramètres d'utilisation qui vous paraissent intéressants. 

Pour découvrir le sommaire, tous les sujets abordés sur ce blog, c'est par ici: http://paksa.eklablog.com/accueil-c29131686

Le format digital pour organiser ses listes de "choses à faire diverses" a bien des avantages :

- flexibilité : pas besoin de tout réécrire si vous changez d'organisation, ou bougez un item vers une autre liste

- netteté : vous ne vous retrouvez pas avec des pages encombrées, raturées de trucs "faits"

- portabilité : souvent, l'appli se décline pour le portable, la tablette et une utilisation sur ordi, pour toujours avoir vos listes sous la main

- adaptabilité : on peut y mettre du pro et perso sans que l'un n'envahisse l'autre

Alors si vous êtes décidés à sauter le pas de l'organisation 2.0, voici quelques options à explorer :

1/ "Tâches" de Google Calendar : cela peut être une bonne option si vous utilisez déjà l'agenda Google.

Quand vous êtes sur la page de votre agenda Google, à gauche, en déroulant "mes agendas" vous avez la possibilité de cocher "liste des tâches " et elles s'affichent à droite. vous pouvez créer plusieurs listes et naviguer entre elles mais les possibilités sont assez limitées. Cela manque de visibilité globale notamment si vous avez plein de projets/listes différentes. Mais si vos listes sont succinctes, si vous ne vous en servez que pour noter la liste des choses à faire au bureau de la semaine par ex, cela peut convenir. Mais dès que vous allez avoir recours à plusieurs listes/projets, la navigation n'est pas simple.

2/ OneNote : si vous utilisez déjà OneNote, vous pouvez vous créer une section"TO DO" et des pages et sous-pages pour vos différentes listes, pour séparer l'avancement et les étapes de différents projets.

Les pages surlignées en jaune sont en fait des "sous pages" de la page "maitresse" "perso" et je peux les dérouler ou non selon le besoin. Pour créer une sous-page, il faut d'abord créer une page et ensuite faire clic droit sur cette page >"transformer en sous-page"

Vous pouvez créer des listes à cocher et ajouter pleins d'indicateurs différents  :

Vous pouvez soit utiliser la police "barrée" quand votre tâche est faite (si vous aimez voir tout ce que vous avez accompli) ou juste cocher ou complètement effacer l'entrée de votre liste :

Une fonctionnalité pratique : l'option "Notes rapides" -> vous la trouvez en faisant clic droit soit sur l'icône de Onenote (si l'icône est épinglée en bas de l'écran) ou dans la zone de notification en bas complètement à droite

Cette fonction vous permet d'ajouter rapidement une idée/une chose à faire qui vous passe par la tête ("acheter des enveloppes", "regarder matériel xxx"...), elle se retrouve dans une section dédiée (par défaut "notes rapides", mais vous pouvez personnaliser cela si besoin), que vous pouvez trier plus tard et affecter au bon endroit.

Onenote étant dispo sur tous les supports, vous emportez toujours vos listes avec vous.

Dans les jours à venir, il sera question de Trello, Wunderlist, Any.do et Google Keep.... Alors restez dans le coin pour faire votre choix !

Attention ! ces appli restent des OUTILS et doivent s'intégrer à un SYSTÈME d'organisation pour optimiser ces outils : il ne suffit pas d'avoir des listes mais il faut savoir quoi créer, et quoi mettre dedans et les consulter régulierement.

Bref, vous l'aurez compris, ce n'est pas l'appli qui vous rendra organisé, c'est la façon de l'utiliser et de l'intégrer à votre quotidien.

Vous aussi vous recevez vos mails dans les 10 minutes où ils sont envoyés ? Avec la petite notification qui s'affiche et le petit "ding" d'accompagnement ? D'autant plus qu'avec les mails, pour peu que vous ayez l'ordi en route, c'est double peine avec le téléphone et l'ordi qui s'activent en doublon !

Alors je vous invite à répondre à ces questions toutes simples :

Si comme moi, les réponses  b. et a. ressortent, alors dans la même lignée que le fait d'éteindre ses notifications téléphoniques, changez vos paramètres de relevé de boite mail pour que la réception se fasse MANUELLEMENT quand VOUS le déciderez afin de pouvoir traiter les mails de façon adaptée.

Ce petit changement peut vous permettre de :

- éviter de vous sentir envahi par les mails, notamment professionnels et encore plus lorsqu'on est en zone avec beaucoup d'attente, dans lesquelles les gens utilisent tous les moyens pour entrer en contact à vous. 

- de vous consacrer à ce que vous avez prévu en résistant à la "tyrannie de l'urgence" : en lisant nos mails, on se retrouve avec plein de "petites choses" à faire (des réponses à donner, des tâches à faire...). Autant de petites choses qu'on estime "urgentes" mais qui ont un impact très limité, nous détournent des projets importants, nous laissent vidés le soir tout en ayant le sentiment de ne pas avoir ACCOMPLI grand chose... ça sentirait pas un peu le burn-out ça?

 Comment faire concrètement ?

Pour votre ordinateur (pour le téléphone, voir la publi du 7 décembre)

- Dans Outlook : rdv dans l'onglet Envoi/réception > groupes d'envoi/réception > définir les groupes et décocher la case "planifier..."

-Dans Thunderbird : allEZ sur le menu (les 3 barres horizontales en haut à droite) > options  (en cliquant sur le petite flèche à côté du mot "options" >paramètres de compte 

- Prévenez : dites aux gens qui ont l'habitude de vous voir réagir au 1/4 de tour à leur mail que vous avez un temps dans la journée désormais pour les regarder et que vous répondrez avec un peu plus de délai.

Lire la suite...

"La procrastination conduit souvent à ne rien faire (...)

Quand vous avez un délai à respecter, vous arrivez au point où la pression du temps vous amène à privilégier la nécessité de FAIRE plutôt que de rendre PARFAIT.  Quand un tiers (patron etc.)  a une attente de vous, c'est de ne rien rendre qui constitue une imperfection. (...) Ainsi, ceux d'entre nous qui attendent la dernière minute pour faire un travail  agiraient de la sorte car leur patron ou un professeur exige un rendu. Et dans ce contexte, il arrive un moment où cela devient crucial de RENDRE QUELQUE CHOSE plutôt que de faire un travail parfait.

C'est ce qui peut poser problème quand on est indépendant : on a l'habitude d'avoir cette figure d'autorité pour nous obliger à travailler.

Beaucoup d'entre nous n'ont plus cette pression d'autorité, il faut donc que nous soyons notre propre patron (...) et acquérions cette compétence de FAIRE en avance aussi vite que possible, en bloquant des créneaux sur notre emploi du temps et en nous disant "Je dois l'avoir fait d'ici telle date". Cela n'a pas à être PARFAIT mais cela doit être FAIT. (...) Faites les 80% d'un travail à l'avance, un travail de niveau "passable". Et ensuite passez le temps restant à vous satisfaire que le travail soit fait ou peaufinez-le. "

Traduction libre de Ep#162 :Time Management & Procrastination (The life Coach School Podcast with Brooke Castillo). Je vous invite à l'écouter entièrement si vous comprenez bien l'anglais.

Si malgré tout, vous avez besoin de cette autorité extérieure, disons, au hasard, pour rédiger un compte-rendu de bilan ;-) Créez-vous cette autorité en donnant aux parents une date de retour de bilan (ex : "quand je vous verrai pour notre 1ère séance le XX/XX je vous remettrai le bilan écrit et nous en discuterons").