• Vous essayez de changer certaines habitudes ? Ne pas prendre de retard sur votre comptabilité ? Rédiger vos comptes-rendus plus rapidement ? Etre plus présent en séance ? Réduire vos dépenses ?

    Quel que soit le changement vers lequel vous tendez, il sera grandement facilité si le changement respecte plusieurs paramètres.

    La première catégorie de paramètres décrite la semaine dernière avait trait à la connaissance de soi (cf. publi #50)

    Voyons la seconde grande catégorie aujourd'hui : connaitre et améliorer l'environnement.

    Il est beaucoup plus simple de changer quelques détails  de son environnement plutôt de se changer soi-même radicalement et ces quelques détails additionnés peuvent vous aider à atteindre votre but.

    1/FACILITER :

    o Accessibilité et commodité

    Votre nouvelle habitude doit être facile d'accès, et son contraire, l'habitude que vous aviez jusqu'à maintenant, difficile d'accès.

    En préparant le terrain,  le "bon" choix se fera tout naturellement.

    Par exemple, si votre nouvelle habitude est d'aller courir tous les jours mais qu'on est en plein hiver, qu'il pleut, que vos baskets sont à la cave (mais vous ne savez plus trop où…), il y a de grandes chances que, le moment venu, le choix de rester à la maison soit beaucoup plus facile !

    Dans le même esprit, il parait qu'il a été étudié que de mettre à disposition des pinces pour se servir à un buffet  a comme effet que les gens se servent moins ! Juste parce que c'est moins pratique de remplir son assiette…

    Toute nouvelle habitude que vous souhaitez mettre en place vous demandera un effort car c'est peut être son contraire qui est automatisé, il faut donc que l'effort soit le plus minime à faire. Puis le premier petit effort entraînera naturellement un autre tout petit effort qui en entraîne un autre etc.

    Quelques exemples pour le bureau :

    • Avoir un dossier (et juste 1 seul) de compte-rendu prêt à prendre près de vous physiquement et avec un raccourci sur votre bureau d'ordinateur aussi.

    1er effort : ouvrir le dossier => 2e effort : ouvrir le document de trame de CR =>  3e effort : noter les renseignements généraux (nom/prénom, date de naissance).

    • Pour vous lever plus tôt , mettre le réveil à l'autre bout de la pièce (le premier pas d'être debout est accompli) ou utiliser une appli qui vous oblige à prendre une photo précise ( donc choisir un objet éloigné de votre chambre) pour arrêter la sonnerie =>Voir quelques exemples ici 
    • Réduire les distractions : mode avion sur le téléphone/l'ordinateur
    • Utiliser un timer (cf publi #29 ) ; aller dans un autre endroit neutre avec votre dossier et votre ordinateur seulement 

    o Les récompenses associées : même s'il est préférable d'éviter le système de la carotte qui emprisonne (si je fais ma compta tous les jours pendant 30 jours, je m'achète tel truc). La bonne habitude et le sentiment d'accomplissement qui y sera associé doivent être suffisants mais quand même,  on peut se féliciter par un petit plaisir plus spontanément.

    A minima, se féliciter oralement (devant un miroir) en s'adressant une phrase gentille "Bravo, tu l'as fait!", "Bien joué!". Vous pouvez vous féliciter même si le 1er jour, vous n'avez "que" réussi à ouvrir le dossier du CR et la trame word sur l'ordi car le premier pas est accompli (même si vous n'avez rien écrit).

    o Changer de décor : vous rendre dans un lieu neutre avec seulement le matériel nécessaire à ce que vous voulez accomplir

     

     o Garder des traces : faire un suivi (le "tracking") vous permet de voir l'importance de chaque petit pas vers un but plus important, de regarder vos efforts dans leur globalité; de moins se flageller quand on manque une fois ou deux, en se rappelant toutes les autres fois où on a bien fait.

    D'après les auteurs de The One Thing, il faudrait en moyenne 66 jours pour qu'une habitude soit définitivement ancrée... Selon Hal Elrod et son Miracle Morning ce serait 21 jours (je penche plutôt pour les 66 jours !)

    Celles qui ont un bullet journal ont certainement vu des tas d'exemples sympas. En voici quelques uns :

    Cela peut être un simple système de cases à comme le proposent :#51 Checklist vers un changement d'habitudes Part. 2

    -  BOHO BERRY Resource library (mot de passe donné en vous abonnant à sa Newsletter)

     

     

    - Marion POINT https://marionpointcomm.fr/bulletjournal2019/ et notamment le document "Don't break the chain" et "tracking mensuel"  

    Ou vous trouverez d'autres modèles de trackers plus "fun" très sympas sur la page de Oops a Daisy (même sans acheter ses pochoirs, ça donne des idées !) => jeu de Tetris, parcours, Ms Pacman, arbre à feuilles ...

     

     

    2/ SÉCURISER 

    o Anticiper les échappatoires possible : en repérant ces potentielles futures "excuses" vous pourrez planifier différemment autour d'elles. Par exemple, vous avez prévu de rédiger un compte-rendu en début d'après-midi mais vous savez que c'est aussi un moment de pause pour votre collègue… Le CR risque donc de passer à la trappe pour une pause papote-café… En le sachant à l'avance, vous pouvez :

    - faire part à vos collègues de votre projet de faire un CR sur ce temps-là, planifier de finir votre CR à temps pour avoir quand même 10 minutes ensemble (APRES le CR)

    - Mettre un post it "ne pas déranger SVP" sur la porte

    o Le pairage : associer une activité plutôt désagréable à une autre activité plus agréable et conditionner la réalisation de l'une par la réalisation de l'autre :  regarder sa série préférée si et seulement si vous découpez en même temps la tonne de matériel imprimé qui attend d'être traitée. Ne prendre votre pâtisserie préférée à la boulangerie que quand vous y restez faire quelques CR.

     

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  • Vous souhaitez mettre en place de nouvelles habitudes ?  Janvier n'est encore pas trop loin pour les "bonnes résolutions" même si en fait, n'importe quel moment est propice au changement !

    Avant de vous lancer, vérifiez que vous avez tout coché. Suivre cette checklist (largement reprise et inspirée par ce podcast de Gretchen Rubin si ça vous intéresse de l'écouter) vous permettra de contrôler un maximum de paramètres et ainsi mettre toutes les chances de votre côté pour que ce que vous voulez mettre en place marche et tienne sur la durée.

    #50 Checklist vers un changement d'habitude Part. 1

    Première catégorie de la checklist : LA CONNAISSANCE DE SOI

    Est-ce que votre nouvelle habitude tient compte de votre profil et de ce que vous savez de vous-même? Selon vos réponses à ces questions, les stratégies que vous pourrez mettre en place autour de votre nouvelle habitude seront différentes.

    Pouvez-vous dire si vous êtes plutôt :

     

    o du soir ? o du matin ?

    -> si vous souhaitez mettre en place une routine matinale comme j'ai pu le décrire ici, c'est important de répondre à cette question. Et ne pas hésiter à la transformer en routine du soir selon le moment où vous êtes le plus productif.

    o abstinent ? o modéré ? 

    -> si vous ne le savez pas, utilisez le test simple de la tablette de chocolat : 

    • acheter une tablette de votre chocolat préféré
    • noter scrupuleusement le jour et l'heure d'achat
    • noter scrupuleusement le jour et l'heure où vous avalez le dernier carré

    Lecture des résultats : s'il s'est écoulé entre 2 min et 48 H vous êtes un abstinent : avoir la tablette sous les yeux vous pousse à vous laisser aller, il est préférable de ne pas en acheter si vous voulez mieux en contrôler la consommation. S'il s'est écoulé plus de 48 H, bravo ! Vous êtes un modéré : vous arrivez à apprécier le fait d'en savourer un petit bout par ci par là.

    Il est plus facile pour certains de s'abstenir totalement de quelque chose (c'est mon cas !) , plutôt que de se discipliner à l'utiliser avec modération.

    o Radin ? o Acheteur compulsif ? 

    -> Vous n'aimez pas dépenser ? Ou le moindre prétexte pour acquérir tel objet censé faire des miracles vous fait craquer? Pour les acheteurs compulsifs (c'est mon cas), on évitera de parler outils/objets (car nous serons les premiers à nous ruer pour acheter telle ou telle jolie boite ou joli carnet, tel ou tel matériel mais sans être attentif à ce que l'on va en faire)  mais on se centrera davantage sur la stratégie, le processus à mettre en place.

    o Bon au démarrage ? o Super finisher ?

    -> Face aux escaliers de la Tour Eiffel, serait-ce la première marche ou la dernière la plus difficile ? Vous avez du mal à démarrer dans vos tâches/projets ou à les mener au bout ? Le focus pour les premiers sera à mettre sur la première étape du projet alors que pour les autres, visualiser le résultat final et l'avoir en tête, les motivera davantage.

    o Adepte de la familiarité ? o Soif de nouveauté ?

    -> Est-ce que vous aimez tenter de nouvelles choses, bousculer vos habitudes ? Vous adaptez-vous facilement ? Ou est-ce que vous préférez utiliser ce que vous connaissez déjà ? Par exemple, pour la rédaction de CR, dans le premier cas, il vaut mieux rechercher à peaufiner vos trames existantes, à optimiser l'utilisation de la correction automatique et des outils de capture des résultats. Alors que les adeptes de la nouveauté pourront plutôt investir dans Orthoscribe ou MonBilanOrtho par ex.

    o Marathonien  ? o Sprinter ?

    -> est-ce que vous avez besoin de grands délais pour faire quelque chose ? Comment réagissez-vous face au stress de la deadline : est-ce que cela vous booste ou vous fait perdre pied ?

    -> Est-ce que vous êtes plus à l'aise avec un rythme très soutenu entrecoupé de bonnes grosses périodes de repos ? ou plutôt avec un rythme plus cool mais constant, régulier sans nécessairement avoir besoin de grosses coupures?

    o Autruche ? o trop alerte ?

    -> êtes-vous plutôt du genre à ignorer les problèmes le plus longtemps possible ou plutôt à voir des choses à faire et des problèmes à régler partout ? Si, comme moi, vous faites partie de la 2ème catégorie, une liste de priorités est indispensable sinon on passe son temps à éteindre des mini incendies et à laisser brûler la forêt...

     o Dévoué ? o  Rebelle ? o  Discipliné ? o Pointilleux ? 

    -> A quel profil correspondez-vous le plus (selon le livre The Four Tendencies/ Les 4 profils de Gretchen Rubin) ? D'où vient le moteur qui vous booste à avancer ? Selon votre réaction aux attentes extrinsèques et les attentes intrinsèques, vous pouvez déterminer votre profil et mieux vous comprendre. 

    #50 Checklist vers un changement d'habitude Part. 1

    Résumé des 4 tendances observées :

    Les Dévoués (obligers) répondent mieux aux attentes venant de l'extérieur.

    Devise : "Tu peux compter sur moi. Je compte sur toi pour compter sur moi"

    Je fais partie de cette catégorie : j'ai suivi un 90 day body challenge car j'avais une personne qui très régulièrement me demandait des nouvelles, s'assurait que j'étais sur la bonne lancée, me félicitait de mes avancées.

    Annoncer les choses aux autres en particulier m'est nécessaire car cela me donne une pression extérieure pour les réaliser (les autres ont une attente). C’est ma technique de choix pour me pousser à la rédaction des comptes-rendus de bilans...

    _______________________________________________________________________________________________

    Le pointilleux (questionner) à l'inverse répond mieux aux obligations intérieures.

    Devise : "Je le ferai si tu me donnes une bonne raison de le faire."

     Il a besoin de savoir pourquoi il doit faire quelque chose. Les ordres donnés doivent être expliqués et intériorisés pour qu'il les exécute.

    ____________________________________________________________________________________________________

    Les disciplinés (upholders) seraient une minorité. Ils répondent facilement aux obligations intérieures et extérieures.

    Devise : "La discipline, c'est la liberté !"

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    Le rebelle (rebel) ne répond ni aux obligations intérieures ni aux attentes extérieures.

    Il déteste toute forme de contrainte. Il a besoin d'avoir l'impression de faire un choix libre pour toutes ses actions. Le concept même d'habitude  est difficile à intégrer.

    Devise : "Personne ne peut m'y forcer, même pas moi !"

    __________________________________________________________________________________

    Vous pouvez découvrir le début du livre et la source de ces courtes explications/schéma ici

    Gretchen Rubin propose aussi un quizz gratuit sur son site pour découvrir votre profil (en anglais) ICI 

     

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  • Faites-vous partie de ceux qui lisent ces billets et se disent :

    "Est-ce que je ne vais pas perdre encore plus de temps, à chercher des solutions pour gagner du temps, que si j'avais juste fait ce que j'avais à faire sans me poser de question ?"

     Peut-être qu'il vous faut quelque chose d'un peu scientifique sur le sujet. Peut-être un tableau comme celui-ci ?

    #49 Automatiser : perdre du temps pour en gagner

    "Text title : Don’t forget the time you spend finding the chart to look up what you save. And the time spent reading this reminder about the time spent. And the time trying to figure out if either of those actually make sense. Remember, every second counts toward your life total, including these right now."

    Source : https://xkcd.com/1205/

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    Traduction libre :

    TITRE du tableau: "Combien de temps pouvez-vous passer à automatiser une tâche routinière avant d'y passer plus de temps que vous n'en gagnerez (sur 5 ans) ?"

    Ce tableau met donc en rapport la fréquence de la tâche (en abscisse) et le gain de temps espéré (en ordonnée). Au croisement des deux données, on trouve la durée maximale que l'on peut passer à automatiser la tâche pour être "gagnant".

    Par exemple, pour une tâche qui vous prend 1 minute mais que vous faites 5 fois par jour, vous pourriez passer jusqu'à 6 jours pour l'automatiser avant de perdre plus de temps que vous n'en gagnerez. 

    Il manquerait de mettre en rapport aussi le coût financier de l'automatisation car finalement, dans notre métier, la question de savoir si ça vaut le coup/coût d'investir dans tel ou tel outil censé nous faire gagner du temps (ex : achats comme les programmes Orthoscribe ou MonBilanOrtho ou acquisition d'une tablette etc.) revient souvent.

      

    Mais... ( traduction de la légende en dessous du tableau, tiens je l'avais oubliée) : "N'oubliez pas de compter le temps passé à rechercher le tableau pour trouver une réponse. Et le temps passé à lire ce rappel sur le temps passé. Et le temps passé à réfléchir au sens de chacune des possibilités. Rappelez-vous chaque seconde compte y compris celles-ci, là,  maintenant."

    Eh oui, ce schéma n'était qu'une pointe d'humour sarcastique sur la recherche de l'hyper productivité, son côté parfois absurde et la légitimité de la question initiale : est-ce que je ne perdrais pas mon temps à chercher à en gagner ?  Est-ce que telle somme économisée sur tel produit vaut le temps passé à chercher le "meilleur "prix ?

    Et bien souvent, voici ce qu'il se passe quand on explore une piste pour nous faire gagner du temps (ce dessin humoristique destiné aux programmeurs informatiques s'appliquerait à n'importe qui...)

    Traduction "Je passe beaucoup de temps sur cette tâche, je devrais écrire un programme pour l'automatiser!"

    Mise en regard de la théorie et de la réalité

    #49 Automatiser : perdre du temps pour en gagner

    https://www.explainxkcd.com/wiki/index.php/1319:_Automation

     

    En fait, pour démarrer, le mieux  est de profiter des automatisations faites et éprouvées/approuvées par les autres sans coût financier. Une fois que vous aurez  fait l'expérience du gain de temps, vous pourrez penser à "investir" dans d'autres outils plus pointus.

    En voici quelques exemples dans notre quotidien plein de tâches répétitives :

    - mails/courriers :

    • combien de fois par jour tapez-vous lettre après lettre votre nom, votre adresse, votre téléphone, votre adresse mail?
    • ou une note au mail sécurisé pour envoyer le CR au médecin disant que vous avez vu UNTEL et que vous joignez son bilan, + phrase bateau de "salutations distinguées blabla"? Si vous vous reconnaissez, je vous invite FORTEMENT à consulter cet article sur le logiciel TEXTER

    S'il y a bien UNE seule astuce de gain de temps à vous conseiller, c'est de passer du temps pour comprendre, installer et paramétrer ce petit logiciel. Rien que pour lui, je suis contente d'être une adepte PC (car Windows only...) 

    - comptabilité : utilisez-vous bien votre logiciel de compta ? S'il est associé à votre logiciel de télétrans, toutes les recettes entrent automatiquement. Les dépenses mensuelles peuvent être paramétrées pour revenir automatiquement à échéance et n'avoir qu'à les valider. Avant de penser à "Georges"  (très plébiscité par les collègues dernièrement).

    - étalonnages :

    • combien de fois sortez-vous votre calculatrice pour calculer un écart-type ? Plus jamais j'espère, cela tend vraiment à disparaître grâce aux tests avec cotation informatisée.  Si vous faites partie de ceux qui calculent des écarts-types à la main, activez votre réseau de collègues ortho pour dénicher des fichiers excel de calculs automatiques. Attention à garder votre œil critique quant à leur utilisation dans vos débuts : la lecture minutieuse du manuel reste indispensable car parfois on trouve des fichiers en écarts-type alors que l'auteur précise que ce sont les centiles qui sont valables.
    • Recopiez-vous des résultats dans vos CR ? c'est quelque chose que je ne fais plus du tout, je joins une copie des résultats (copie/capture d'écran, copié-collé etc). Je réserve mes mots à l'analyse (qui renvoie régulièrement aux résultats bien sûr).

     - liste d'attente : j'ai en tête l'anecdote d'une ortho qui me racontait la semaine dernière le nombre de fois où elle comptait les demandes notées manuellement dans un classeur à fiches. Un simple document informatisé (excel par ex) donnerait automatiquement le nombre de lignes. Il existe aussi des solutions gratuites de listes d'attente en ligne (version gratuite de MonBilanOrtho, Orthopholiste).

    - sauvegarde : faites-vous partie de ceux qui n'ont PAS de sauvegarde de moins d'une semaine de leur ordi et de leur logiciel de télétransmission ? Automatisez cette tâche grâce à ce billet. Sinon c'est l'arrachage de cheveux assuré en cas de plantage d'ordi et rappelons-le "c'est quand il fait beau qu'il faut réparer le toit." (JFK) 

     

     

     

     

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  •         On est samedi matin, j'ai fait un bilan à un collégien mardi dernier pour qu'il puisse déposer son dossier d'aménagement pour le lundi suivant. Ma fille a été malade cette semaine, ce qui a réduit à néant mon créneau administratif. Je n'ai donc pas le choix, je dois rédiger le compte-rendu ce weekend… Je savais en le prenant que le timing serait serré, mais j'ai accepté. Mon mari est parti chez un copain avec les gamins, j'ai 1 heure 30 devant moi, seule chez moi ! Le moment idéal pour m'y mettre ! Je sors mon dossier, mon stylo, je me fais ma petite tisane. La maison est plutôt rangée, on s'est occupés de cela avant que mon mari ne parte. Et là, alors que je jette mon sachet de tisane, déterminée, c'est le drame… Le soleil matinal entrant par la fenêtre baigne ma poubelle de cuisine d'une lumière qui me renvoie naïvement toutes les traces de doigts et de salissures accumulées sur mon cylindre en inox!! Et puis, tout s'enchaîne, c'est irrépressible, je DOIS NETTOYER MAINTENANT cette poubelle immonde!
     
    Une anecdote transposable à souhait à votre vécu face à une tâche rebutée que l'on cherche à repousser par toute autre tâche plus abordable, moins difficile. Sentir que l'on est actif, qu'on a "fait" mais tout en procrastinant le plus difficile mais aussi le plus important.
    C'est fou comme les tâches les moins impactantes auxquelles on ne pense habituellement jamais deviennent tout à coup hyper importantes. Tout pour se détourner de ces fichus comptes-rendus et ce fatras de factures à mettre en ordre pour la compta : nettoyer la poubelle, les roues de la chaise, aller sur Facebook, vérifier ses mails une 20e fois, etc.
      Tim Ferris dans son livre "La semaine de 4 h" (chapitre 8) nous invite donc à inscrire sur un post-it collé sur l'écran d'ordinateur et à nous poser régulièrement dans la journée les questions suivantes :
     
     
    Est-ce que je m'invente des choses à faire pour éviter l'important ?
    Suis-je productif ou juste actif ?  
     
     
    Qu'êtes-vous en train de considérer comme une priorité alors que ce n'est qu'une distraction ?
     
     
    Sans priorité clairement définie à l'avance, sans timing prévu pour telle ou telle tâche, vous trouverez toujours mieux à faire que l'important. 
     
    Proposition de plan d'action :#48 Ce moment où tu DOIS nettoyer ta poubelle...
     
    - Définir 2, 3 priorités par jour maximum
    - Les noter explicitement sur l'agenda en tête de journée
    - Leur attribuer un créneau spécifique  si possible
    - avoir un support "brain dump" toujours à portée de main en tout lieu (carnet, page OneNote, bullet journal...) pour noter toutes les idées, les tâches alternatives vers lesquelles votre cerveau essayera de vous détourner. Ainsi elles ne seront pas perdues et vous pourrez y revenir au moment opportun.
     
    Cela vous permettra d'
    => être réaliste  : si vous comptez boucler un compte-rendu alors que vous avez 20 rdv dans la journée, vous allez vite vous rendre compte que cela n'est pas possible.
    => être efficace : se donner un temps pour réaliser une tâche  nous contraint à respecter le timing et ne pas prendre plus de temps que nécessaire
    Tout en ne perdant pas les idées qui vous traversent l'esprit au mauvais moment.
     
     
    Bonne semaine à tous !!
     

     

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  •  

    Je les cite souvent : pontt.net est une mine de matériel et notamment de supports Power Point. Le 6 décembre 2017, j'avais publié un inventaire des supports Power Point de ce site, chaque Power Point est représenté par une photo (qui vous donne un aperçu du document) à laquelle sont associés des mots clés détaillant ce qu'ils travaillent et le lien de téléchargement direct du support.

     1 an après voici cet inventaire mis à jour avec les fichiers publiés en 2018 !

    Je vous renvoie donc vers l'article qui détaille la procédure >>>> ICI. Le lien dans cet article a été mis à jour.

     

     


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