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#56 Rdv360 : test de la prise de rendez-vous en ligne (vacances de Toussaint)
La prise de rdv en ligne... J'en entends parler depuis longtemps mais ne suis pas certaine d'y trouver un réel gain de temps... Mes besoins sont modestes en la matière car je fonctionne très majoritairement en créneaux fixes pendant les semaines scolaires.
MAIS je cherche à :
- déléguer la prise de rdv pendant les périodes de vacances où - ayant une majorité d'enfants scolarisés- les disponibilités (les miennes et celles des patients) sont différentes. C'est d'autant plus important pour moi, qu'il y a un certain nombre de parents que je ne vois pas (ou peu), des parents séparés qui ont chacun une semaine à gérer et là, c'est un gain de temps réel !
- responsabiliser les patients sur cette période en leur laissant la gestion de prendre ou non rdv , intensifier ou non.
- mettre un pied (un orteil) dans ce système de prise de rdv afin de peut-être progressivement tendre vers plus mais j'ai du mal à lâcher le contrôle d'un coup...
Rdv 360 propose un compte gratuit à fonctionnalités réduites (forcément) ce qui me va bien car je suis loin d'être prête à mettre 40€ par mois dans ce type de service.
Le principe global : je vais remettre dès aujourd'hui ce petit mot avec le lien et ces courtes explications + un envoi de SMS avec ces mêmes rappels. Chacun gérera ensuite de prendre rdv ou non, les 2 semaines, une fois ou 2 fois.
Nb : Pour empêcher mon référencement dans le moteur de recherche de Rdv360 : je leur ai envoyé un mail par le formulaire de contact et ils ont pris en compte ma demande ainsi. Ils sont très réactifs par mail (vérifiez vos spams, je croyais qu'ils étaient aux abonnés absents mais tout était dans les spams !). j'ai aussi spécifié sur ma page d'accueil de prise de rdv que ce service était réservé aux patients en cours de suivi actuellement et que tout rdv ne respectant pas ce principe serait supprimé.
Que faire de votre côté ? Je vous détaille quelques étapes essentielles à une mise en route rapide sur ce site.
- Créer un compte sur le site
- Dans le menu config > "établissement" : renseigner quelques données afin que les patients sachent qu'ils sont au bon endroit mais les horaires renseignés ici importent peu pour la prise de rdv.
- Créer une prestation unique "séance de rééducation" de 30 min
- Dans config > Agenda > modifier : régler l'amplitude horaire des jours
5. Si comme moi vous ne souhaitez ouvrir cet agenda QUE pour les vacances commencez par bloquer tous les jours en cliquant et glissant la souris sur l'ensemble de la journée et reconduisez cette période sur tous les jours en cochant "répétez cette plage horaire" + cocher tous les jours.
ATTENTION : si vous ne faites qu'un clic bref et peu étendu, c'est la fenêtre de prise de rdv qui s’ouvrira à gauche. n'hésitez pas à faire un long clic bien étendu sur la journée, vous pourrez toujours ajuster les heures exactes dans la fenêtre qui s'ouvrira.
6. Rendez-vous sur les jours correspondant aux vacances et supprimez chaque blocage généré automatiquement sur les journées où vous voulez travailler. Procédez comme suit (c'est très semblable à Google Agenda si vous en avez l'habitude) :
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Sélectionnez la plage grise de la journée en cliquant dessus
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puis "supprimer"
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et sélectionnez "ne supprimer que cet événement" (afin que les autres journées restent bloquées)
7. Créez vos pauses et autres rdv (par exemple, j'ai bloqué mes domiciles pour lesquels les patients âgés ne prendront pas rdv en ligne + quelques créneaux réservés à des bilans)
Attention ! Le "PAS" de l'agenda : à régler sur 30 minutes
MAIS notez que si vous décalez de 15 min à un moment donné (j'ai voulu par exemple rajouter une pause en milieu d'après-midi), vous perdez 30 min si le pas de l'agenda est réglé sur 30 min.
Ainsi par exemple, en mettant une pause de 15h à 15h15, le rdv suivant sera quand même proposé à 15h30.
A tout moment vous pouvez visualiser ce que les patients auront sous les yeux.
-> en cliquant sur la petite flèche tout en haut dans le coin à droite à côté de votre nom.
Mes craintes :
- que les patients choisissent la facilité en n'agissant pas et en ne prenant pas rdv... Peut-être que lorsque je leur pose la question en direct, ils sentent moins le choix possible de ne PAS mettre de rdv...
- la possibilité de pérennisation du système hors vacances scolaires semble plus difficile avec ces fonctionnalités réduites :
En effet, il n'y a pas (encore...) la possibilité de reconduire un rdv toutes les semaines donc cela rend compliqué la gestion car il faudrait ajouter un par un tous les rdv tout le temps... c'est une suggestion que je leur ai faite et qu'ils mettront peut être en place m'a-t-on répondu...
La "parade" possible avec un compte gratuit sur ce site est de créer un blocage récurrent pour chaque rdv fixe que vous avez. Mais du coup, le patient ne pouvant pas annuler lui-même sur le site son rdv, il faudrait instaurer une procédure avec les patients du type :
- Annulez votre rdv par sms au …. (ce qui vous permet à vous de débloquer le créneau sur l'agenda)
- Reprogrammez-le en ligne sur le site https:// ….. en consultant les autres créneaux disponibles
Je ne sais pas si je me lancerai après les vacances. On verra comment se passe la prise de rdv ces 2 semaines tests. Cela suppose que les patients jouent le jeu et respectent bien cette procédure… Mais cela me permettrait aussi de prendre quelques patients "volants" dont les disponibilités changent et qui pourraient profiter des absences irrégulières des autres patients en prenant leur rdv eux-mêmes.
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Commentaires
2CarenLundi 7 Octobre 2019 à 17:27Bonjour,
Merci pour cet article, je trouve l'idée excellente. Je suis en train d'essayer de créer ma résa en ligne pour les prochaines vacances, mais je suis bloquée... Lorsque je "clique" sur agenda, je peux modifier les plages horaires et les jours de l'étape 4 mais je n'arrive pas à accéder à l'agenda avec les dates (je ne sais pas si je suis claire). Je n'arrive pas à trouver comment faire pour ton étape 5... help!
Caren
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ClaireLundi 7 Octobre 2019 à 17:51Clic sur agenda en haut dans la bande grise ?
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3MarlorthoLundi 7 Octobre 2019 à 22:50Merci beaucoup pour ce partage, ça me donne bien envie de tester aussi sur les vacances!
Par contre je bloque à l'étape 5 avec le message d'erreur: "vous n'avez pas les autorisations requises lorsque je veux répéter le blocage.
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Mardi 8 Octobre 2019 à 05:35
Ha? bizarre...je ne sais pas... pt être regarder dans config >utilisateurs> droits d'accès et modifier les paramètres là
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MarlorthoMardi 8 Octobre 2019 à 22:47
Je ne trouve rien qui cloche dans le profil utilisateur, je leur ai fait un mail, j'attends leur réponse...
Pas facile à prendre en main..
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Mercredi 9 Octobre 2019 à 05:46
pff moi aussi je commence à avoir ce message sans savoir pourquoi... je pense que c'est des restrictions de compte gratuit, ils ne sont pas super réactifs en plus... donc je pense que pour 2 semaines par ci par là ça va mais sinon...
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MarlorthoMercredi 9 Octobre 2019 à 22:08
Bonsoir,
Ils m'ont répondu aujourd'hui qu'il s'agissait d'un bug de leur part . C'est rétabli ce soir!
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Jeudi 10 Octobre 2019 à 06:05
oh génial merci de l'info je commençais à prendre contact avec d'autres sites ... ça me désespérait ce truc !!
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4CarenMardi 8 Octobre 2019 à 13:11bon ben ça ne sera pas pour moi, bien que j'ai trouvé l'idée très bonne... je n'arrive définitivement pas à avoir une vue de l'agenda, bien que j'aie défini des plages horaires. J'ai aussi essayé de créer un compte "particulier", pour tester la prise de rdv, mais impossible car le site trouve mes mots de passe "pas assez sécurisés" (j'en ai pourtant essayé plein, avec des chiffres, des majuscules...) :-(
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Mardi 8 Octobre 2019 à 14:01
je crois que je n'ai pas compris ce qui te manquait en fait. on a accès à l'agenda en cliquant sur "agenda" dans le bande grise en haut quand tu es sur on compte pro ? ce n'est pas de ça dont tu parles ?
et oui pour un compte particulier il faut majuscule chiffre et caractère spécial...
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Mardi 8 Octobre 2019 à 14:11
mais j'avoue que la prise en main n'est pas simple... j'ai bien galéré aussi et pensais que ce tuto suffirait mais il y a plein d'étapes qui doivent manquer je m'en rends compte en lisant les difficultés que tu as et d'autres aussi
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5ElisabethMercredi 25 Mars 2020 à 14:42Grand merci !!! :)
Grâce à cet article, je commence à envisager le post-confinement et la reprise des RDV de manière beaucoup plus sereine !
Mon agenda est prêt... plus qu'à lever le confinement ;)
Bonne continuation ! :)6Maud BVendredi 8 Mai 2020 à 19:39Je viens de configurer mes 2 agendas! Un pour mes dispos en téléortho où les patients peuvent réserver directement en ligne sur les plages horaires que j'ai choisies et un autre agenda pour les rendez-vous en présentiel au cabinet que j'ai programmés d'avance avec les patients. Ensuite, je sélectionne le rendez-vous sur l'agenda et ils reçoivent une notification lorsque je les enregistre sur l'agenda ainsi qu'un rappel par mail la veille du rendez-vous. Merci pour le post, belle découverte!
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Vendredi 8 Mai 2020 à 19:45
restes tu en gratuit ou as tu pris un compte chez eux par curiosité? si gratuit, certaines caractéristiques ne seront pt être que temporaires, mais c'est déjà top pour la reprise ! super!
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7AlexorianeMercredi 27 Mai 2020 à 11:47Bonjour,
Grâce à vous, je teste le paramétrage de rdv360 santé... en vue de l'utiliser ces prochains jours en vrai !
J'ai toutefois quelques difficultés et ne trouve pas la solution sur les tutos du site. Peut-être auriez-vous les réponses de par votre utilisation.... ?
Je ne parviens pas à :
- voir certains rdv sur la page agenda, je ne vois qu'une catégorie de prestation (téléconsultation), pas la deuxième (présentiel)
- supprimer un rdv patient noté par erreur
- trouver comment envoyer un lien aux patients pour qu'ils accèdent à la prise de rdv en ligne
Merci de votre éclairage et de tous vos partages qui aident à gagner en organisation +++ !
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Mercredi 27 Mai 2020 à 12:49
Bonjour, pour la dernière question (le reste il faut que je me replonge dans les paramètres), j'envoie le lien moi même depuis ma messagerie, cela ne se fait pas par le site rdv 360.
le reste j'essaierai de revenir plus tard
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Mercredi 27 Mai 2020 à 12:53
pour la 1ere question il faut aller dans config > agenda et modifier > vérifier que la case est cochée pour "toutes les prestations sont liées à l'agenda"
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Mercredi 27 Mai 2020 à 12:56
pour la 2e question je ne vois pas la difficulté on clique sur le rdv la fenêtre à gauche s'ouvre et on clique "supprimer" ou une fenêtre se superpose st on clique supprimer. rien de spécial... il faut juste que la fenêtre de gauche soit bien refermé pour sélectionner un autre rdv et le modifier. je ne sais pas si c'est très clair...
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8AlexorianeMercredi 27 Mai 2020 à 13:58J'ai eu la réponse du problème de suppression : j'avais paramétré 3 temps de bilan dans le rdv et du coup ça ne paraissait pas dans l'agenda. On m'a gentiment expliqué que c'était un paramétrage plutôt pour les coiffeurs par exemple. Le rdv ne paraissant pas, je ne pouvais pas le supprimer !
Merci pour le lien, c'est désormais ok.
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Mercredi 27 Mai 2020 à 17:50
ok super ! merci !!
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Merci pour ce test, ça me trotte dans la tête depuis un moment. Je suis très intéressée par ton retour.