• #52 Réflexions sur OneNote

    Vous êtes maintenant nombreux à avoir adopté OneNote (cf. Publi #1, 2, 7, 9) et je reçois fréquemment des questions sur son utilisation. Je voulais donc faire un petit point sur l'évolution de ma pratique de ce logiciel et me permettre quelques recommandations. En effet, malgré ses défauts (notamment du fait qu'il n'est pas un logiciel fait pour les données de santé), je n'ai pas trouvé d'équivalent en fluidité de navigation, facilité de prise de notes. Les autres solutions possibles actuellement ne m'ont pas fait abandonner OneNote mais plutôt adapter certains paramètres.

    Si vous l'avez testé mais avez rencontré des difficultés, cet article peut vous aider à vous y remettre !

    1/ VERSION

    Assurez-vous d'utiliser le logiciel et non l'appli Windows. Cette dernière a bien moins de possibilités de mise en forme, options d'enregistrement, personnalisation, que le logiciel. Les possibilités que je décrirai par la suite ne seront faisables qu'avec le logiciel.

    Pour vous en assurer, le logiciel s'appelle "OneNote 2016" et lorsqu'il s'ouvre, seul un cadre d'introduction est présent alors que, lorsqu'elle s'ouvre, l'écran d'accueil de l'appli prend tout votre écran.

    #52 Réflexions sur OneNote#52 Réflexions sur OneNote

     

     

    APPLIoh                                     LOGICIEL cool

    Si vous vous rendez compte à cet instant que vous utilisez l'appli, téléchargez le logiciel à cette adresse  !!! il faut descendre en bas de la page !!!!! jusqu’à autres options de téléchargement pour accéder au téléchargement du logiciel (sinon vous téléchargerez à nouveau l'appli si vous prenez le premier lien)

    2/ SYNCHRONISATION

    Cette fonction permettant de retrouver vos infos sur différents appareils nécessite d'être connecté avec le même compte sur les 2 appareils et que les 2 appareils soient régulièrement connectés à internet

    Charger trop d'images ou insérer trop de documents alourdit la synchronisation et vous aurez du mal à retrouver rapidement vos infos sur un autre appareil

    => éviter donc d'insérer des impressions de documents, des images trop lourdes et nombreuses

     

    3/ MISES EN GARDE - DONNÉES PATIENTS

    Si vous l'utilisez pour vos suivis de rééducation, gardez à l'esprit que le recueil de données de santé obéit à un cadre très strict et que OneNote n'est PAS le lieu où centraliser ces données. Préférez votre logiciel de gestion pour noter des infos "sensibles" (puisqu'il en contient déjà) et n'utilisez ON que pour noter vos contenus de séances. Je le fais avec les précautions suivantes :

    • Changer le lieu de sauvegarde pour une installation localisée : c'est à dire sur votre machine (et surtout pas sur OneDrive qui est le lieu par défaut). Aucun cloud classique (et gratuit!) n'est agréé pour recevoir des données de santé conformément à l'article L 1111-8 du Code de la santé publique

    Pour changer cela, rendez-vous dans Fichier > paramètres > partager ou déplacer et choisissez de l'enregistrer localement sur votre ordi.

    Attention ! Suite à cette action, le bloc-notes ne sera donc plus synchronisé/synchronisable sur d'autres appareils !

    • Noter le moins d'informations personnelles sur le patient possible, n'y noter que les activités de séance et par conséquent :

    - ne pas copier-coller votre CR en entier

    - Anonymiser la page en ne notant ni le nom, ni le prénom entiers. Pourquoi pas même comme le suggérait une lectrice du blog, associer un numéro à chaque dossier papier et ne reporter que ce numéro en titre de page OneNote ?

    Je ne sais pas vous mais, de toute façon, un mini dossier papier me reste indispensable pour avoir accès au CR rapidement, ranger un travail en cours, l'attestation mutuelle etc. Il ne sort pas à chaque séance contrairement à la page OneNote mais il reste nécessaire.

    -  Ne pas noter d'infos sur l'école, l'instit, la date de naissance qui permettraient d'identifier le patient en recoupant les infos (il ne doit pas y avoir beaucoup d'enfants dont les initiales sont XY à l'école de Triffouillis-les-Oies dans la classe de PSM de Mme Bidule).*

    - Ajouter un verrouillage par mot de passe à votre ordinateur : le guide édité par la CNIL recommande un verrouillage automatique de votre ordinateur au bout de 30 minutes d'inactivité.

    - Ajouter un mot de passe à vos onglets contenant vos suivis de rééducation  => clic droit sur l'onglet à protéger > protéger par mot de passe).

    Même avec un système de dossier papier, vous êtes censés verrouiller l'accès aux dossiers patients.

    - Une fois le traitement du patient fini, archiver la page en l'exportant en pdf par exemple pour qu'elle disparaisse du logiciel (Fichier → exporter)

    - Crypter vos sauvegardes (j'utilise Axcrypt mais il en existe plein d'autres)

     

    #52 Réflexions sur OneNoteUn guide très bien fait par la CNIL reprend toutes les recommandations autour des données patients et l'informatisation : vous y trouverez la durée de conservation légale des dossiers (20 ans), les mentions obligatoires à afficher, des éléments de sécurisation informatique et les modalités RGPD avec modèles fournis !!!A consulter et à garder pour référence!!!

    https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/guide-cnom-cnil.pdf?fbclid=IwAR1VIRhQQnEok_wnBGEG6uunZLyrfyr8rYyzaGCOFvn_xvIdVmTvleZgRPU

     

     

     

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  • Commentaires

    1
    ambaya
    Lundi 18 Février à 11:31

    Merci beaucoup§ J'ai découvert et adopté ON grâce à vous mais j'en apprend encore! Merci !

      • Mardi 19 Février à 06:58

        Merci pour votre commentaire !

    2
    Lefebvre
    Vendredi 5 Avril à 16:04

    Bonjour Claire

    Merci pour cet article (et tous les autres) !
    Une question sur OneNote : l'utilisez-vous aussi pour stocker des infos, comme par exemple des choses lues que vous voudriez retrouver rapidement, que ce soit pro ou privé ? Et même pour stocker des documents que vous voudriez avoir systématiquement sous la main (ex : fiche d'Etat civil, justificatif de domicile, copie de carte d'identité) ?
    Si oui, avez-vous mis en place un système de hashtags pour vous y retrouver, ou un autre système ?
    Je suis assez tenté de généraliser l'utilisation de OneNote, de Bear ou de Google Keep, mais il me manque une méthode claire pour tout y ranger et tout y retrouver. Je grains de me retrouver avec un énooooorme tas de notes.

    Merci d'avance !
    Guillaume

      • Vendredi 5 Avril à 18:01

        oui tout à fait !!! (pas de doc officiels j'ai un dossier sur ordi pour ça) mais il y a la fonction recherche en haut à droite donc si la page à un titre précis vous la trouverez  avec cette fonction. je ne sais pas si ça répond totalement à la question... mais c'est sûr que ce système n'empêche pas de devoir "ranger" et pas seulement "capturer" ...comme tout outil, ça doit aller avec un processus, un système.

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