• #49 Automatiser : perdre du temps pour en gagner ?

    Faites-vous partie de ceux qui lisent ces billets et se disent :

    "Est-ce que je ne vais pas perdre encore plus de temps, à chercher des solutions pour gagner du temps, que si j'avais juste fait ce que j'avais à faire sans me poser de question ?"

     Peut-être qu'il vous faut quelque chose d'un peu scientifique sur le sujet. Peut-être un tableau comme celui-ci ?

    #49 Automatiser : perdre du temps pour en gagner

    "Text title : Don’t forget the time you spend finding the chart to look up what you save. And the time spent reading this reminder about the time spent. And the time trying to figure out if either of those actually make sense. Remember, every second counts toward your life total, including these right now."

    Source : https://xkcd.com/1205/

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    Traduction libre :

    TITRE du tableau: "Combien de temps pouvez-vous passer à automatiser une tâche routinière avant d'y passer plus de temps que vous n'en gagnerez (sur 5 ans) ?"

    Ce tableau met donc en rapport la fréquence de la tâche (en abscisse) et le gain de temps espéré (en ordonnée). Au croisement des deux données, on trouve la durée maximale que l'on peut passer à automatiser la tâche pour être "gagnant".

    Par exemple, pour une tâche qui vous prend 1 minute mais que vous faites 5 fois par jour, vous pourriez passer jusqu'à 6 jours pour l'automatiser avant de perdre plus de temps que vous n'en gagnerez. 

    Il manquerait de mettre en rapport aussi le coût financier de l'automatisation car finalement, dans notre métier, la question de savoir si ça vaut le coup/coût d'investir dans tel ou tel outil censé nous faire gagner du temps (ex : achats comme les programmes Orthoscribe ou MonBilanOrtho ou acquisition d'une tablette etc.) revient souvent.

      

    Mais... ( traduction de la légende en dessous du tableau, tiens je l'avais oubliée) : "N'oubliez pas de compter le temps passé à rechercher le tableau pour trouver une réponse. Et le temps passé à lire ce rappel sur le temps passé. Et le temps passé à réfléchir au sens de chacune des possibilités. Rappelez-vous chaque seconde compte y compris celles-ci, là,  maintenant."

    Eh oui, ce schéma n'était qu'une pointe d'humour sarcastique sur la recherche de l'hyper productivité, son côté parfois absurde et la légitimité de la question initiale : est-ce que je ne perdrais pas mon temps à chercher à en gagner ?  Est-ce que telle somme économisée sur tel produit vaut le temps passé à chercher le "meilleur "prix ?

    Et bien souvent, voici ce qu'il se passe quand on explore une piste pour nous faire gagner du temps (ce dessin humoristique destiné aux programmeurs informatiques s'appliquerait à n'importe qui...)

    Traduction "Je passe beaucoup de temps sur cette tâche, je devrais écrire un programme pour l'automatiser!"

    Mise en regard de la théorie et de la réalité

    #49 Automatiser : perdre du temps pour en gagner

    https://www.explainxkcd.com/wiki/index.php/1319:_Automation

     

    En fait, pour démarrer, le mieux  est de profiter des automatisations faites et éprouvées/approuvées par les autres sans coût financier. Une fois que vous aurez  fait l'expérience du gain de temps, vous pourrez penser à "investir" dans d'autres outils plus pointus.

    En voici quelques exemples dans notre quotidien plein de tâches répétitives :

    - mails/courriers :

    • combien de fois par jour tapez-vous lettre après lettre votre nom, votre adresse, votre téléphone, votre adresse mail?
    • ou une note au mail sécurisé pour envoyer le CR au médecin disant que vous avez vu UNTEL et que vous joignez son bilan, + phrase bateau de "salutations distinguées blabla"? Si vous vous reconnaissez, je vous invite FORTEMENT à consulter cet article sur le logiciel TEXTER

    S'il y a bien UNE seule astuce de gain de temps à vous conseiller, c'est de passer du temps pour comprendre, installer et paramétrer ce petit logiciel. Rien que pour lui, je suis contente d'être une adepte PC (car Windows only...) 

    - comptabilité : utilisez-vous bien votre logiciel de compta ? S'il est associé à votre logiciel de télétrans, toutes les recettes entrent automatiquement. Les dépenses mensuelles peuvent être paramétrées pour revenir automatiquement à échéance et n'avoir qu'à les valider. Avant de penser à "Georges"  (très plébiscité par les collègues dernièrement).

    - étalonnages :

    • combien de fois sortez-vous votre calculatrice pour calculer un écart-type ? Plus jamais j'espère, cela tend vraiment à disparaître grâce aux tests avec cotation informatisée.  Si vous faites partie de ceux qui calculent des écarts-types à la main, activez votre réseau de collègues ortho pour dénicher des fichiers excel de calculs automatiques. Attention à garder votre œil critique quant à leur utilisation dans vos débuts : la lecture minutieuse du manuel reste indispensable car parfois on trouve des fichiers en écarts-type alors que l'auteur précise que ce sont les centiles qui sont valables.
    • Recopiez-vous des résultats dans vos CR ? c'est quelque chose que je ne fais plus du tout, je joins une copie des résultats (copie/capture d'écran, copié-collé etc). Je réserve mes mots à l'analyse (qui renvoie régulièrement aux résultats bien sûr).

     - liste d'attente : j'ai en tête l'anecdote d'une ortho qui me racontait la semaine dernière le nombre de fois où elle comptait les demandes notées manuellement dans un classeur à fiches. Un simple document informatisé (excel par ex) donnerait automatiquement le nombre de lignes. Il existe aussi des solutions gratuites de listes d'attente en ligne (version gratuite de MonBilanOrtho, Orthopholiste).

    - sauvegarde : faites-vous partie de ceux qui n'ont PAS de sauvegarde de moins d'une semaine de leur ordi et de leur logiciel de télétransmission ? Automatisez cette tâche grâce à ce billet. Sinon c'est l'arrachage de cheveux assuré en cas de plantage d'ordi et rappelons-le "c'est quand il fait beau qu'il faut réparer le toit." (JFK) 

     

     

     

     

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  • Commentaires

    1
    Cécile
    Vendredi 25 Janvier à 09:46

    Mci, c'est intéressant. C'est sans doute pour ces raisons que je n'ai pas succombé à OrthoScribe. La perspective du temps à passer pour (sans doute, peut-être, mais pas sûr) diminuer le temps de rédaction des CR m'a toujours découragée. Et puis, j'avoue, je n'aime pas ces CR pré-établis. J'ai mes propres trames, que je continue à peaufiner, je prends le temps d'apporter les améliorations nécessaires pour en gagner (du temps). Par contre, j'avoue, je copie les résultats sur mes CR, ce qui est vraiment fastidieux. Je vais réfléchir effectivement à imprimer la page de scores en parallèle au CR.

    Ma liste d'attente est sur Excel. Je télécharge les relevés bancaires sur le site de ma banque et les intègre au logiciel de télétrans, comme ça, le rapprochement bancaire se fait très vite.

    Pour la sauvegarde, j'utilise Dropbox. Je pense qu'on peut en dire beaucoup de choses, notamment que ce n'est pas un lieu sûr pour garder des données professionnelles, mais c'est tellement pratique ! La mise à jour se fait automatiquement, dès qu'un fichier est modifié. Je n'ai plus à faire de sauvegarde régulière.

    Et sinon, depuis que je te lis, j'utilise OneNote, et ça, c'est top.

    Merci pour ton travail !

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