Que faites-vous du courrier  récupéré en allant chercher votre sandwich ? Du message griffonné sur un post-it que vous remet votre collègue en pleine séance ? Des cartes de jeu retrouvées dans le dossier de Mignonette que vous n'aviez pas vue depuis  2 mois ? De l'ordonnance de Bidule oubliée sur le scanner de l'imprimante ?

N'empilez plus sur un coin de votre bureau et mettez en place votre boîte à tout faire !

 

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Cette boîte sera un lieu de collecte pour tout ce qui

• requiert une attention/une action de votre part
• mais sur lequel vous ne pouvez pas vous pencher au moment où vous le recevez/trouvez/voyez

Cette boite vous permet de différer (et non pas refouler !) le moment de le traiter et de garder en un endroit sûr et centralisé tous vos "en-cours/à traiter".

 

Cahier des charges

Le contenant choisi doit être :

1/ Suffisamment grand

• Pour y placer des papiers classiques (A4) dans le sens de la longueur ou de la largeur. pouvoir les mettre les uns DERRIERE les autres horizontalement et non pas les uns SUR les autres en hauteur peut être un plus pour faciliter la recherche. Vous pourrez ainsi vous y plonger facilement sans risquer de tout mettre par terre.

L'ordre chronologique créé par un empilement sur la hauteur donne la priorité à ce qui est sur le dessus de la pile et ce qui est dessous peut y rester… indéfiniment….

=> vous y mettrez donc les factures, courriers divers, relevés de mutuelle, ordonnances à ranger, DAP à envoyer, un article à lire, un bilan à rédiger, un email imprimé, facture impayée à relancer                                                                                           

• Mais aussi pour recueillir des petits objets

=> vous pourrez y mettre donc une ampoule à remplacer, un pion trouvé par terre qui s'est échappé de sa boite, un paquet de cartes dont l'élastique s'est cassé,  le carton vide de votre chocolat préféré, … 

2/ Transportable facilement dans votre bureau mais aussi à l'extérieur pourquoi pas. Nous verrons plus bas que cela peut vous permettre d'optimiser votre temps

3/ Compartimenté : créez des sections différentes avec des pochettes ou des intercalaires comme par exemple :

• "A suivre/en cours" pour les documents comme les factures impayées, papiers de formation qui vont rester de l'inscription à la réception du règlement FIFPL autant dire parfois plus d'un an !). Ajouter des sous-sections comme "IMPAYÉS", "FORMATION" 
• "A ranger /scanner/archiver" : cette section peut être utile si vous traitez votre boite à l'extérieur du bureau et que vous ne pourrez pas ranger/scanner immédiatement
• "Planifié " : pour garder sous la main les documents dont vous aurez besoin lorsque arrivera le moment de faire la tâche
• "Projets" : pour vos idées plus vastes ou les choses à faire à nombreuses étapes (création de matériel par exemple)

 

Programmer un temps dédié !!Etape cruciale !!

Je pense qu'un des grands torts de professions comme la nôtre est de ne pas planifier et programmer notre temps administratif avec autant de soin que nos rdv patients. Pour que le système fonctionne, il faut bloquer un créneau dans votre semaine pour traiter cette boite (ou plusieurs fois par semaine selon vos besoins).

De préférence toujours le même pour créer une habitude, une routine  autour de cela.

La fin de semaine de travail est un moment idéal pour pouvoir partir sereinement en week-end en sachant ce qui nous attend la suivante et arriver l'esprit tranquille le lundi.

MAIS... PAS à 19h après le dernier patient !! Ce moment doit faire partie intégrante du temps alloué à votre travail, dégagez-vous donc du temps le vendredi soir sachant que vous restez encore une heure (plus ou moins) pour vous mettre à jour et plonger dans votre boîte.

Si ce n'est pas le vendredi soir, ce n'est pas important, trouvez un moment qui VOUS convienne et que vous programmerez chaque semaine et qui sera noté d'ailleurs sur votre agenda au même titre qu'un rdv de patient.

Même si l'idéal serait de traiter cette boite dédiée au travail quand vous êtes au bureau, rien ne vous empêche de le faire ailleurs. Cela permet de mettre à profit un temps d'attente récurrent : pourquoi ne pas la placer dans la voiture et décider de vous en occuper pendant que vous poireautez à l'entrainement de foot de MiniVous par exemple ?

 

"Traiter" c'est-à-dire" ?

Prendre en main chaque feuille et objet contenu dans la boite et décider de la suite à donner.

• s'il y a une action afférente :  la programmer, l'écrire sur votre agenda, si c'est un objet à acheter, le noter sur votre liste de courses
• Pas d'action de votre part :
• Mais vous attendez un retour d'un tiers : placer dans la pochette "à suivre" et relancer la personne/service concerné  (relancer patient/caisse/mutuelle concernant un paiement non reçu par exemple)
• c'est une pièce d'un projet plus vaste => "projets"
•  scanner/archiver
• jeter/recycler

Et chaque semaine, reprenez en main tous les éléments de chaque pochette, et pas seulement les nouveaux. Peut être que vous prendrez une autre décision à force de reclasser inlassablement le même projet sans planifier d'action tangible pendant des mois... 

 

Pourquoi ne pas traiter les choses au moment où elles arrivent me direz-vous ?

- Vous n'êtes pas sans savoir qu'on se retrouve alors interrompus dans ce que nous faisons et probablement dans ce cas en situation de double tâche... Or c'est connu et reconnu que cela n'est pas très recommandé...

Rappelons encore les résultats de cette étude de 2005 déjà citée (de l'entreprise BASEX citée par Forbes.com) : les interruptions et distractions consomment 28% de la journée travail des "professions intellectuelles " (knowledge workers) - traduction libre de https://theproductivewoman.com/paying-attention-tpw079/. 

Il faut ensuite de longues minutes pour retrouver un niveau de concentration équivalent à celui d'avant l'interruption, jusqu'à 20 min quand on était vraiment en grande concentration sur autre chose !

Récemment en voulant faire du multitâche, je me suis envoyée à moi-même le règlement d'une facture destinée au syndic de copropriété et j'ai mis une DAP pour la RAM dans une enveloppe avec celles pour la CPAM...

Autant dire qu'on ne fait rien d'abouti dans ces situations… et qu'on perd, au final, plus de temps qu'on en gagne sans parler de la nuisance causée à notre séance au cours de laquelle on a fait le chèque et l'enveloppe.

 - Tout n'est pas urgent ! Ne laissez pas votre environnement dicter votre journée. On gagne beaucoup à

• traiter à un moment dédié et donc regrouper les tâches semblables 
•  prendre le temps de prioriser et planifier pour que cela soit le moins chronophage possible.

 

Un exemple : ma boîte à tout faire

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

J'apprécie les poignées, la solidité et une bonne largeur pour peu de profondeur (qui permet de mettre des dossiers suspendus pour créer des sections mais tout récemment j'ai changé pour des pochettes zippées A4. Elles sont un peu rigides et tiennent mieux), elle est noire donc passe-partout dans le bureau.

Mais un simple carton de récup' peut très bien faire l'affaire.

Et vous, qu'avez-vous choisi comme boite ?

 

Crédits : Je me suis largement inspirée du système proposé par Lisa Woodruff (organize 365). Si cela vous intéresse et que vous souhaitez aller plus loin, elle en parle régulièrement sur son podcast (en anglais) sous le nom de Sunday Basket pour les papiers de la maison et de Work Box pour le travail.

Un podcast de quelques courts épisodes est dédié à ce système (anglais fluent requis) : https://organize365.com/category/sunday-basket-podcast/

 

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