• #27 Kit de (re)démarrage de l'ortho organisée

    Oui je le sais, septembre, ce n'est pas le début de l'année officiellement mais je trouve que ce mois prend des allures de Nouvel An bien plus que le mois de janvier.

    C'est une période qui sent le renouveau : on a refait le plein d'énergie après une pause plus ou moins longue, et - même si nous ne sommes pas censé(e)s suivre le calendrier scolaire - c'est une période de turn-over de patients, de refonte des plannings ; certain(e)s en ont peut-être profité pour faire du tri, du rangement, déménager ou réaménager ; pour se mettre à jour des tâches administratives...

    Tous ces changements amènent de "bonnes résolutions" d'où ce sentiment de Nouvel An. Par exemple,  

    - être plus rigoureux sur les demandes de règlement

    - poser un cadre avec les patients

    - être régulière dans sa comptabilité et la rédaction de comptes-rendus

    - partir à l'heure du cabinet

    - respecter les horaires qu'on s'est fixés...

     

    Mais bien redémarrer, c'est aussi se créer un espace de travail pratique et fonctionnel, pour vous y aider, je vous propose ces quelques étapes simples :

     

    1/ On fait le point sur ses fournitures de bureau et on profite des promos de rentrée pour faire le plein pour l'année :

    - colles, feutres couleur (avez-vous testé tous vos feutres pour vérifier leur usure ?), feutres pour tableau blanc, rubans correcteurs ; crayons à papier; stylos ; papier, post it ou petits bloc-notes

    - Pochettes pour plastifieuse (format cartes et format A4) 

    - Feuilles bristol A4 (pour l'impression de vos jeux trouvés sur internet ou Artiskit ou langageoral. com et langageecrit.com

    - classeurs : depuis peu, je fournis un cahier-classeur souple (petits anneaux) aux patients. C'est un choix très discutable j'en conviens mais en les achetant à ces périodes de promo, ça coûte 70 à 80 cents pièce et ils viennent avec un objet qui ME convient parce que ras le bol du cahier 21x29,7 duquel les feuilles dépassent (quand ils ne viennent pas avec un petit format), en fait ras le bol des cahiers tout court ! et les porte-vues qu'il faut purger de temps en temps en décalant tout, bof !

     

    2/ On se facilite le quotidien avec ces 5  petits objets tout bêtes :

    - une corbeille/boite à placer en bonne position dans votre bureau pour y mettre TOUS les papiers "en cours/à  traiter", vous pourrez y mettre toutes les notes d'idées qui vous viennent aussi (à condition de se bloquer un temps hebdomadaire pour traiter cette corbeille)

    #27 Kit de démarrage de l'année de l'ortho organisée#27 Kit de démarrage de l'année de l'ortho organisée

     

     

     

     

     

     

     

     

    #27 Kit de démarrage de l'année de l'ortho organisée- un VRAI dévidoir de scotch : celui  qui tient tout seul quand on tire le scotch d'une seule main (pas le petit bout de plastique en forme d'escargot !). ça n'a l'air de rien comme ça ; mais c'est tellement plus simple !

     

    étiqueteuse (d'accord, là c'est un peu plus cher à l'achat mais vos étagères sont plus nettes avec des étiquettes ; je dis ça probablement parce que j'ai une écriture très moche et que je gère très mal l'espace d'une feuille...)

     

    - classeur/trieur 12 compartiments (minimum)#27 Kit de démarrage de l'année de l'ortho organisée

     Pourquoi ? Vous l'avez deviné : un compartiment par mois pour ranger les factures du mois et le relevé bancaire à la fin du mois

     

     

     

    #27 Kit de démarrage de l'année de l'ortho organisée

    - tampon dateur (avec encreur intégré quand même, pas celui nécessitant d'avoir l'encreur à côté)

    Aaaah! celui-là c'est mon préféré, ce petit accessoire avec son odeur de bibliothèque des années 1980/90... Il n'est jamais loin sur mon bureau. Oui, je tamponne la date à tout va :

    ' je tamponne les feuilles de passation d'un bilan le jour où je les présente au patient (si on peut facilement retrouver la date d'un bilan initial sur l'agenda, ce n'est pas toujours le cas pour le renouvellement qu'on morcelle beaucoup plus)

    ' je tamponne un courrier quand la réponse a été apportée/ l'action requise a été faite (par ex :"virement fait le xxxxx")

    ' pour dater l'endossement des chèques  : hop ! coup de tampon au dos des chèques

    ' les feuilles pour le patient (qui vont dans son classeur/porte-vues)

    La plupart du temps ce tampon ne sert pas directement mais il suffit de ces quelques fois où il a été utile pour se dire qu'on a bien fait de prendre cette habitude de mettre la date !

     

    - Tampon avec le n° de compte bancaire + Nom (je l'ai fait sur Vista Print)  pour les chèques (si vous en avez encore beaucoup).

     

    3/ On prépare le stock de "petits papiers" pour les patients

    Une fois de plus, j'écris très mal et quand j'écris dans l'urgence, je suis d'autant plus illisible... donc je préfère mes petits papiers 

    #27 Kit de démarrage de l'année de l'ortho organisée

     Voici 3 modèles (à personnaliser avec vos coordonnées) que je vous propose aujourd'hui en téléchargement:

    - la demande de règlement pour la séance suivante

    - la demande de nouvelle ordonnance

    - la prise du prochain rdv

    Le but est d'automatiser au maximum ce qui peut l'être et réduire l'impact  de petites tâches insignifiantes qui mises bout à bout  prennent du temps.

    A TÉLÉCHARGER ICI et à imprimer en multiples exemplaires  !

    (vous allez être redirigés  sur Dropbox : rien ne vous oblige à créer un compte pour accéder au dossier. Si vous ne souhaitez pas créer de compte cliquer sur "non merci, accéder au contenu"  tout en bas pour pouvoir télécharger le dossier.zip. Ce dossier sera à dézipper pour avoir accès aux 3 fichiers)

    Nb : J'ai fait le choix du gris pour certaines parties pour économiser l'encre de l'imprimante  ;-)

     4/ On favorise ses capacités d'attention focalisée :

    D'après une étude de 2005 (de l'entreprise BASEX citée par Forbes.com), les interruptions et distractions consomment 28% de la journée travail des "professions intellectuelles " (knowledge workers) - traduction libre de https://theproductivewoman.com/paying-attention-tpw079/. 

    Pensez donc à

    - éliminer (ou au moins limiter) les distracteurs :

    ' on éteint les notifications de nos applications téléphoniques (dans les paramètres ou réglages du téléphone) pour ne plus être dérangé par France2 qui nous informe du programme du soir ou autres.

    ' sur l'ordi de bureau :

    • on espace le relevé automatique de mails (voire on le désactive pour préférer un relevé manuel quand VOUS le décidez > aller voir dans les paramètres de votre application  ou logiciel de gestion des mails) et/ou on supprime la notification sonore de nouveaux mails sur le PC (sur Windows : passez en mode "ne pas déranger" avec la petite lune) 
    • on enlève l'onglet Facebook d'internet, si besoin, on met une appli comme Forest focus (voir publi #11)

     - bloquer un temps hebdomadaire pour regrouper les tâches administratives (éditions, impression/envoi de 5/6 DAP par ex) afin d'être plus productif et rapide à les exécuter plutôt que de les faire quand elles se présentent alors que ce n'est pas le "bon" moment (en présence du patient qui a déjà des séances tellement courtes !)

    5/ On se crée un Google agenda : pour ne plus avoir à noter ses rdv d'une semaine sur l'autre ; y accéder partout et partager son agenda avec son conjoint pour faciliter l'organisation quotidienne.  Voir publi #10.

    6/ On se note les prochaines vacances ! Les vôtres mais aussi les vacances scolaires pour anticiper ces changements d'activité sur nos agendas même si vous n'avez pas d'enfant.

    L'astuce en + : saviez-vous que vous pouvez importer le calendrier scolaire de votre zone dans votre Google agenda en quelques clics ?

    Par ici : http://www.education.gouv.fr/pid25058/le-calendrier-scolaire.html (choix de la zone sur le côté droit) > puis rdv dans vos paramètres Google Agenda > Agendas > Importer

    7/ On aide son cerveau qui ne peut pas tout avoir en mémoire à chaque instant grâce à des inventaires de matériel  : ces albums-photos de matériel auxquelles sont associés des mots clés vous permettront de trouver du matériel en lien avec un savoir-faire, un domaine ciblé (voir publi#26). Promis ce sera en partage la semaine prochaine !

    J'avoue que la publication d’aujourd’hui est l'occasion de tester si le partage de dossier fonctionne bien ;-). N'hésitez pas à me signaler toute difficulté.

    Y a plus qu'à ! Bonne année à tous et à toutes  !!

     

    Et vous quelles sont vos bonnes résolutions ? Y a-t-il un outil qui pourrait vous aider ?

     

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  • Commentaires

    1
    Gillgonn
    Lundi 28 Août 2017 à 08:15

    Hello, 

    N'est-ce pas un peu caricatural de ne considérer la profession d'orthophoniste comme uniquement féminine ? 

    "même si nous ne sommes pas censées suivre le calendrier scolaire - c'est une période de turn-over de patients, de refonte des plannings ; certaines en ont peut-être profité ..."

    Bonne rentrée à toutes et à TOUS !

    Un lecteur très attentif qui "NAKSAFAIRE" !

      • Lundi 28 Août 2017 à 08:24

        je décide de jouer avec les règles du français  !c'est la majorité qui l'emporte !!! 96 % de femmes ! ;-) Bon d'accord j'ai modifié...

    2
    Carola
    Lundi 28 Août 2017 à 08:26

    Ouhla, je sens que ça va me servir souvent, ce kit ! Mercii !!

    je me reconnais bien dans l'écriture moche avec mauvaise gestion de l'espace!!

    J'aime beaucoup l'idée du tampon dateur, entre autres...

    Un petit bémol pour moi : la corbeille-boîte pour mettre n attente ce qui doit être traité regorge de trucs depuis des années, je n'ai jamais le courage de traiter ledit matos, surtout parce que je ne sais jamais où ranger correctement ce qui y figure.

    En tout cas merci pour toutes ces très bonnes idées !

      • Lundi 28 Août 2017 à 08:27

        ok ! ça me donne des idées pour un prochain post alors... AVEC PLAISIR !! Merci à toi de me lire !

      • Carola
        Mardi 29 Août 2017 à 07:37

        J'en profite pour te poser une question de mode d'emploi : comment retrouver le post numéro 1 de ton blog, par exemple ? (je ne suis pas très calée en informatique...)erf

        Merci et à bientôt !smile

    3
    Sophie
    Lundi 28 Août 2017 à 10:02

    Merci beaucoup de partager tes idées avec nous!!

    Une question... comment organises-tu, ranges-tu les supports, notes et autres informations relatives aux formations que tu as suivies (onenote, classeur..?)?

    Merci par avance ;-)

      • Claire
        Mardi 29 Août 2017 à 07:01

        Question à réponses multiples. En fait ça dépend du support de base donné (un poly'? Un doc informatique ? Et trop peu de formateurs laissent le choix! ) et son degré d'exhaustivité par rapport à ce qui est dit. mais en général j'écris sous Word ou onenote ou directement sur le pdf fourni. Qq temps plus tard j'essaye de refaire un mini résumé sur onenote que je conserve à portée (sur onenote.) tout est quand même numérisé à un moment donné et classé dans un dossier nommé "année mois titre et intervenant" ex : 201703 résolution pb A. Lafay.  

        Merci à toi!

    4
    Cath'
    Lundi 28 Août 2017 à 13:46
    Géniale l'astuce pour intégrer le calendrier scolaire sur le Google agenda et comme celui-là est synchronisé avec mon agenda Ortho4000 j'y retrouve tout ce dont j'ai besoin!!!! Merci
      • Carola
        Mardi 29 Août 2017 à 07:40

        Question concernant l'agenda : faut-il le conserver d'année en année ? (parce que c'est ce que je fais et j'ai d'autres collègues qui le font aussi). Je me retrouve avec plein d'agenda griffonnés qui trainent deci-delà et ça me démange de les balancer...

        Merci pour vous réponses !

      • Mardi 29 Août 2017 à 18:24

        je crois qu'il faut les garder 6 ans de mémoire... pas sûr...

    5
    annelaure
    Lundi 28 Août 2017 à 21:10

    Merci beaucoup pour le partage ! au top !

    L'idée du tampon pour les chèques là je me dis : mais pourquoi n'y ai-je pas pensé avant !!! c'est vrai que ça prend un temps fou !

    je vais maintenant suivre tes articles avec assiduité (je viens de découvrir ton blog via un partage facebook)

    Bonne continuation !

      • Carola
        Mardi 29 Août 2017 à 07:33

        Question au sujet des dates sur les chèques : je ne le fais jamais et ma banque ne me l'a jamais demandé.

        A quoi ça sert ? Est-ce une obligation ?

    6
    Carola
    Mardi 29 Août 2017 à 07:45

    Tes petits papiers tout prêts à l'avance me font penser aux miens : j'ai des lettres toutes prêtes pour demander avis à l'ORL (demande d'audiogramme) et au médecin un avis en orthoptie fonctionnelle.

      • Mardi 29 Août 2017 à 18:24

        oui !! super ! automatiser au max ce qui peut l'être ! Merci de ce témoignage !

    7
    cec38
    Mardi 29 Août 2017 à 17:32

    tip top merci beaucoup !!!!

     

      • Mardi 29 Août 2017 à 18:21

        Avec plaisir, merci d'avoir pris le temps de l'écrire !

    8
    Val
    Mercredi 30 Août 2017 à 10:57

    Merci pour ces partages, on a bien besoin de se simplifier la vie en cette période de rentrée!!

      • Vendredi 1er Septembre 2017 à 07:13

        merci à toi !

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    9
    Alice
    Jeudi 31 Août 2017 à 18:22

    Bonjour ! 

    Concernant le tampon nom + num de compte pour les chèques, j'avais une question bête.

    Peut on tamponner notre nom + num de compte pour l'ordre du chèque ... ou bien le tampon ne sert il qu'à endosser ? 

    Merci beaucoup !

      • Vendredi 1er Septembre 2017 à 07:11

        oui c'est ce que je fais ! ça met le no de compte en dessous mais peu importe, le nom est assez gros et est en premier sur la ligne !

        Merci à toi de ma lire !

    10
    Marine
    Samedi 2 Septembre 2017 à 16:01

    un grand merci pour ce partage de documents, les "petits papiers" sont adoptés!

    Marine

      • Samedi 2 Septembre 2017 à 18:09

        Merci d'avoir pris le temps de le dire !

         

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