• Anticiper au maximum est vraiment LA clé pour gagner du temps. Pourquoi ?

    - parce que cela permet d'être réaliste sur ce qui est faisable dans le temps dont nous disposons et nous évite d'être déçu en fin de journée avec un sentiment de ne pas avoir fait ce qu'on aurait dû. Forcément si vous avez prévu d'écrémer vos 25 CRBO en attente avec une cinquantaine de patients dans la semaine, c'est perdu d'avance...

    - parce qu'ainsi on ne se retrouve pas à devoir faire des choses dans l'urgence, à devoir enchaîner les tâches sans lien entre elles, à devoir éteindre des feux de broussaille sans cesse et nourrir cette impression d'être hyper occupé sans vraiment faire grand chose d'important.

    En planifiant, en ayant un système en lequel vous avez confiance pour capturer les choses à faire, vous pouvez regrouper les tâches de même type et ainsi être plus productif.

    - parce ce que cela rend l'imprévu (qui est inéluctable malgré toute la préparation qu'on peut faire) plus gérable lorsque le décor tient bien debout et que des systèmes sont en place.

    Alors, au cabinet, pourquoi ne pas essayer ces quelques idées :

    - DAP : noter celles qui sont quasi terminées et les imprimer en avance sur un temps dédié quand il reste encore 4 semaines de séance pour les envoyer par lots plutôt que les imprimer et les envoyer une par une quand vous vous en rendez compte face au patient en cochant sa séance du jour

     - imprimer en avance des feuilles de passation des tests que vous possédez de façon à toujours avoir quelques copies vierges disponibles

    - faire un point "fournitures" régulièrement en se notant quelques fournitures cruciales à vérifier sur la checklist mensuelle par exemple (ramettes de papier, cartouches d'imprimante,  papier toilette, savon, café...) plutôt que d'avoir à courir chercher du papier, des cartouches d'imprimante ou du café alors que la journée est déjà blindée.

    C'est applicable aussi à la maison (bien souvent les orthos mamans sont au top là -dessus ;-)) : anticipez le plus de choses possible la veille pour alléger le marathon matinal :

    - votre Tupp' repas/celui de vos enfants

    - Recharger le sac pour la nounou en couches et autres fournitures si besoin

    - consulter/signer les cahiers de liaison avec l'école

    - choisir et sortir vos vêtements/ceux de vos enfants

    - sortir les bols du petit déjeuner, les céréales etc. (qu'il n'y ait que le frais à sortir)

    - remplir la cafetière/bouilloire d'eau/de café

    On peut même aller encore plus loin : dès le dimanche soir, chargez votre voiture avec tout ce qui est nécessaire pour la semaine (et qui peut mis en avance). Par exemple :

    - le sac de sport pour mardi soir

    - le sac de piscine de l'aîné pour jeudi

    - la pochette de documents pour votre rdv de vendredi à la banque/avec votre comptable 

    - les livres de bibliothèque pour mercredi

    etc.

    Et vous, quelles sont vos astuce anticipation ?

    Pour pouvoir noter toutes ces choses à différer, je vous propose cette image à sauvegarder/imprimer pour  l'insérer dans votre agenda/Bullet Journal (faites un clic droit sur l'image > enregistrer l'image sous)

    #36 Du temps où ça ?? Part. 2 Planifier/anticiper

     

     

    Certains se diront peut-être que tout cela manque un brin de lâcher-prise... Ce n'est pas faux (j'y travaille...) mais gardez à l'esprit que toutes ces idées ne sont des repères, des guides, et il est évident qu'on ne peut pas vivre comme ça 100% du temps. Mais je reste persuadée que planifier au maximum est ce qui me permet de me sentir vraiment libre d'esprit, de ne pas me sentir encombrée et partagée entre mes différents rôles à jouer, de ne pas me dire que je devrais être en train de faire autre chose que ce que je suis en train de faire.

     

    Pensez-y ! Paksa à faire, c'est aussi un groupe Facebook désormais pour pouvoir échanger et poser vos questions organisation et partager vos astuces entre orthos. Rendez-vous sur https://www.facebook.com/groups/935456299941631/.

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  • Une autre mini-série d'articles commence en parallèle de la précédente sur la gestion du temps (pour varier les plaisirs !). Celle-ci sera consacrée à l'organisation pratique et matérielle de la passation de bilan. Processus, habitudes possibles à mettre en oeuvre, outils pratiques... 

    L'anamnèse

    Pourquoi ne pas envoyer un questionnaire (sorte de pré-annamnèse) par mail au patient avec pour consigne de vous le faire parvenir quelques jours avant  ? 

    Cette formule n'est pas faisable pour tous les patients bien sûr, et ne remplace en aucun cas une anamnèse orale lorsqu'on rencontre les parents mais quand c'est possible, cela vous permettra de :

    1/Mieux orienter votre anamnèse orale et de gagner du temps en ne revenant pas sur certains éléments administratifs

    2/ De guider votre choix de tests (et donc de préparer : imprimer/photocopier les feuilles de passation en amont !)

    3/ Fournir quelques infos pratiques de rappels à l'écrit : localisation du cabinet, documents à prévoir, rappel écrit de la date et l'heure convenues.

    Pour les parents/le patient c'est aussi :

    1/ leur permettre de retrouver posément le parcours de soins, en ayant accès à leurs documents pour le renseigner plus précisément alors que pris de court face au thérapeute, ne s'attendant peut-être pas à certaines questions, vous n'aurez peut-être pas les réponses attendues

    2/ la possibilité pour eux de la remplir ensemble et de fournir des éléments complémentaires (sans faire des généralités, quand ce sont les pères qui accompagnent l'enfant au rdv de bilan, on a parfois du mal à avoir certaines informations, je trouve...)

    Je vous propose donc mon modèle de questionnaire préalable au bilan orthophonique initial (bien sûr, il n'est pas exhaustif et ne reprend pas TOUS les éléments à aborder lors de l'anamnèse, c'est une première prise d'informations) 

    Vous pouvez le télécharger ci-dessous au format .doc pour le modifier (pour tout autre format, vous pouvez me contacter directement)

    Modèle modifié le 25/4/18 pour y apporter la mention obligatoire RGPD - information sur la collecte des données personnelles en vigueur au 25/5/2018

     

    Bon à savoir : Orthoscribe, le logiciel d'aide à la rédaction de compte-rendu de bilan propose aussi une anamnèse à remplir en ligne en amont du premier rdv.

    Le porte-vues/classeur de bilans : pour regrouper les résultats /les fiches diverses qui circulent

    #35 Organisation pratique bilans Part.1 Préparation

    Je range mes feuilles de passations et infos dans une pochette de ce porte-vues-classeur ELBA (une pochette par patient/par bilan). C'est un porte-vues dans lequel les pochettes se détachent et se remettent facilement.

    (autocollant de couverture : www.bohoberry.com section: Tribe Resources)

     

    - j'aime ces pochettes amovibles facilement, semi-ouvertes (ouverture entière d'un côté pour contenir toutes les feuilles de passation, ordo, post-it divers sans risquer d'en perdre) 

    - tout en ayant TOUT relié ensemble : d'une part,  cela me donne un signal d'alerte quand trop de bilans se sont accumulés sans compte-rendu et que l'épaisseur du classeur devient critique et d'autre part, cela me permet de tout embarquer facilement pour travailler ailleurs si nécessaire.

    - sur chaque pochette je remets une étiquette autocollante avec reprise des éléments essentiels : Nom/prénom, date de naissance, classe, médecin, DAP, envoi du CR. Je décolle cette étiquette pour la coller dans ma pochette patient pour me rappeler que j'ai bien envoyé la DAP et le CR au médecin/aux parents.

    #35 Organisation pratique bilans Part.1 Préparation

    - je colle ma feuille de suivi de rédaction de bilans au tout début du classeur (cf. feuille en téléchargement libre ICI)

     

     Et vous, quelle est votre organisation pratique/matérielle ? Des bons plans ? Des astuces ? Pratiquez-vous le questionnaire préalable en amont du rdv de bilan ?

     

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