Etre organisé, c'est savoir où se trouve ce qu'on cherche sans y passer toute la séance (déjà bien courte...) de PetitPatient, pouvoir attraper et remettre en place un jeu sans que le contenu entier de l'étagère ne vienne avec.

Voici donc aujourd'hui quelques idées/astuces rangement.

1/ Le rangement vertical 

Tous ceux qui s'intéressent à l’organisation n'ont pas pu passer à côté du best-seller La Magie du Rangement de la Japonaise Marie Kondo. Et honnêtement, j'ai eu beaucoup de mal avec les longues descriptions des sentiments des chaussettes et collants mal rangés dans leur tiroir... Bref, ce livre ne m'a pas beaucoup parlé finalement... (je pense que c'est une question de culture)

MAIS j'en ai tiré UNE astuce : le rangement vertical ! et c'est vrai que c'est super pratique pour nos étagères qui débordent de jeux. Plus de souci pour les attraper et les remettre à leur place.

L'astuce en + : pensez à ranger vos cartes avec des élastiques sinon bonjour la pagaille à l'ouverture de la boite.

2/ Le re-packaging : c'est-à-dire éliminer les boites encombrantes, épurer le packaging des petits jeux.

Je ne parle pas pour le beau jeu Orthoed. hein, (quoique pour certains...) mais plutôt les petits mémory/lotos trouvés en brocante, dont le plastique pour tenir les cartes dedans prend 10x plus de place que les cartes elles-mêmes.

L'exemple PAR-FAIT que nous sommes nombreuses à posséder j'en suis sûre : le TIC TAC BOUM !! non mais quelle blague cette énorme boite avec rien dedans !!!!!

      AVANT                                                                            APRES

Voici par exemple ce que ça donne si j'enlève les boîtes de Mimons ensemble /Tic tac boum/ Loto association "d'où ça vient"/Mémory Pingu /Taboo /Vario

(nb : comme je n'avais plus les boites de certains jeux, j'ai utilisé des boites équivalentes pour les besoins de la photo ;-))

L'inverse existe aussi : des boîtes où tout ne rentre que si et seulement si c'est rangé au millimètre près toujours de la même façon = pas pratique = à débarrasser !

Je sens la remarque qui vous démange..." ouiiiii...., maiaiiiais sans sa boîte, je ne le verrai pas, je n'y penserai pas donc je ne le sortirai pas"

Permettez-moi de glisser quelques contre-arguments :

Je suis sûre que comme moi, vous avez :

              *beaucoup de matériel fabriqué sans belle boîte,

             * des fichiers à spirale (dont il est impossible d'étiqueter la tranche pour trouver le bon du premier coup grgrrr),

               *du matériel informatisé (donc encore plus invisible)

Vous ne pouvez pas vous limiter à votre matériel le plus "visible" ou sinon, vous n'utilisez qu'un très faible pourcentage de votre matériel...

donc, à mon humble avis, le problème n'est pas là mais dans la connaissance et l'inventaire de votre matériel et de ses applications, ses possibilités d'utilisation. Nous aurons l'occasion d'en reparler dans une prochaine publication. Mais l'idée globale est la suivante : si le bureau est organisé par domaine de rééducation et si vous avez un inventaire actuel de ce que vous possédez, cela ne devrait pas vous gêner pour trouver le matériel adéquat au moment opportun (mais c'est plus facile à dire qu'à faire c'est sûr...).

L'argument en + : Le repackaging c'est aussi moins distracteur pour les enfants, vos étagères sont plus neutres.

3/ Les tiroirs en plastique : le logiciel Artiskit , les plateformes comme Langageoral/langageecrit.com et le Groupe Facebook Adaptations de matériel orthophonique me poussant à imprimer à tout-va, jusqu'à peu, j'avais plein de petites boites différentes pour chaque petit jeu créé mais trop de formats différents, d'empilements impossibles... J'ai donc adopté la tour à tiroirs (A4) où les petits jeux de cartes sont rangés par domaine travaillé ou type.

L'astuce en + : pour éviter de retrouver vos cartes éparpillées, préférez les petites pochettes ziplock aux élastiques qui fatiguent vite dans le temps et finissent toujours par lâcher. Ayez plusieurs tailles à disposition (je les achète sur Amazon pour ma part et j'en récupère dès que j'ai l'occasion aussi)

Je pense aussi prochainement adopter la tour à tiroir pour d'autres activités (pâte à modeler, sable kinétique, gommettes, jeux de pêche magnétique...) afin de pouvoir juste sortir le tiroir, "patouiller" dedans et hop ! le remettre en place dans sa tour quand c'est fini ! J'utilise ce système pour les activités de mes propres enfants et c'est bien pratique.

4/ Pour les jeux "fabriqués" de plus grande taille (avec un plateau notamment - les férues d'Artiskit savent de quoi je parle...) ou les jeux qui ont besoin de repackaging (cf. 2/), c'est la pochette à glissière Hema qui fait fureur chez moi.

La possibilité de la ranger dans un classeur est bien utile pour regrouper les jeux par domaine travaillé.

http://www.hema.fr/magasin/bureau/stylos-et-accessoires-de-bureau/couvertures-de-livre/pochettes-a-glissiere-a4-(14800141)

Ces modèles sont bien utiles aussi (Hema). Ces enveloppes existent avec ou sans côté perforé pour intégrer dans un classeur :

http://www.hema.fr/magasin/bureau/rangement/porte-documents-et-classeurs/pochettes-enveloppes-a4-(14820010)?variant=14820010

5/ Les casiers carrés opaques, très pratiques pour limiter les distracteurs visuels et regrouper du matériel (mais attention à ne pas la transformer en boîte fouillis...)

  On les trouve partout maintenant pour 4 ou 5 € pièce

6/ L'étagère étroite (type étagère à CD) pour les petits jeux (ex : petites boites de lotos/mémos, Djeco...)

Et vous quelles sont VOS astuces rangement ?

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Nous avons évoqué jusqu'à maintenant différents outils au fil de ces premières publications, nous allons en faire un petit récapitulatif rapide avant de plonger dans le vif du sujet.

Je vous re-cite les outils de manière générale et entre parenthèses en citer un exemple précis, celui que j'utilise. Il ne s'agit pas là d'un inventaire exhaustif.

Il a été question d'utiliser :

- un calendrier (Google calendar) : pour ma part c'est un "territoire sacré", je n'y écris QUE des rdv et de REELS engagements, pas ce que j'aimerais faire, ce que je compte faire dans la journée. 

- Un outil de prise de notes organisé, accessible, divisé en parties nettes et précises (OneNote) : prise de notes de rééducation, de références générales, de suivis des tâches ménagères, financières

- Un outil de collecte digital et/ou physique (Trello et/ ou une corbeille à courrier) : pour rassembler en un/deux lieux maxi tout ce qui nous traverse l'esprit et sur lequel on voudrait revenir plus tard

- Un outil de navigation quotidienne, un journal de bord (Bullet Journal) : c'est l'endroit dédié  à mes to dos du jour/de la semaine, ce que je compte faire dans la journée au vu de mon calendrier (quand/si j'ai du temps)

Ce petit rappel étant fait : n 'oubliez pas que les outils ne vous rendront pas plus productif/efficace à eux seuls, ils ne sont qu'un rouage d'un système qui doit devenir routinier, huilé et PLANIFIE. Vous ne pouvez faire l'économie d'un TEMPS dédié à :

1/ Passer en revue vos lieux de collecte et décider quoi faire de ce qu'il contient : c'est l'étape qui vient après la "capture/collecte" (méthode Getting Things done), l'étape de "clarification"/"traitement" 

2/ Revenir sur le déroulement de votre semaine/journée et mesurer ce que vous avez fait/ pas fait, mesurer l'écart entre ce que vous prévoyiez et ce qui a été effectivement réalisé, en chercher les raisons afin de pouvoir en tirer des leçons.

Nous n'allons développer aujourd'hui que le premier point cité ci-dessus, le second sera l'objet d'une autre publication :

La clarification/le traitement, c'est donc le temps où vous allez reprendre un à un tout ce que contient votre lieu de collecte et décider de la suite à donner selon ce modèle :

source  https://fr.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Cela implique souvent d'avoir plusieurs listes organisées selon différents critères possibles. en voici quelques exemples :

- une liste "en cours/en attente" : cette liste regroupe les tâches pour lesquelles aucune action n'est nécessaire de ma part mais je dois juste m'assurer que la tâche sera terminée (colis à recevoir, attente d'un règlement fif pl une fois le dossier transmis, réponse attendue sur un projet etc.)

- une liste "un jour.. peut être..." regroupant des tâches/projets non urgentes et sans délai précis mais qu'on aimerait quand même garder à l'esprit (inventer tel matériel, relire notes de telle formation...; réaménager telle partie du bureau...)

- Il est important de trier les tâches des "A FAIRE/TO DOS" selon :

         le temps qu'il faut prévoir (de 10-20 min, 1h à 2h...)

        la capacité cognitive nécessaire (critère très utile je trouve) : j'ai un tag spécial "no brainer" c'est à dire des choses ne nécessitant aucune concentration importante (découper, plastifier du matériel par ex.)

        l'urgence de la tâche (nécessité de respecter une échéance)

        le contexte nécessaire (ordi, tél, endroit calme)

    Et vous, quels autres critères utilisez-vous ?

Quels outils existent pour appliquer tous ces critères et les rendre visibles et utilisables au moment voulu?

Pour cela l'outil technologique est bien pratique avec ses possibilités d'indexer/étiqueter par des mots clés. Avec les outils papier/crayon, il faut jouer avec des couleurs.

- sous OneNote, vous pouvez attribuer des indicateurs et vous pouvez ensuite filtrer par indicateur mais je n’utilise pas cette fonction.

- dans Trello, on peut ajouter des "étiquettes" et on peut ensuite effectuer une recherche par filtre (ex : je crée une étiquette "tâche courte" et lorsque je cherche une tâche courte à effectuer, seules celles-ci s'affichent.) L'avantage étant qu'on peut attribuer plusieurs étiquettes à une tâche pour ensuite pouvoir filtrer le plus précisément possible.

Voici un aperçu d'un bout de ma liste To do sur Trello : les couleurs jaune/orange/rouge concernent la durée (courte/moyenne/longue durée), le gris indique un focus important nécessaire vs. bleu tâche facile). J'ai des échéances qui s'affichent pour certaines tâches aussi. Ce qui est pratique c'est que je peux faire en sorte de filtrer l'affichage en fonction de ces critères (ex : n'afficher que les tâches courtes et sans besoin de mon cerveau)

A vous de jouer !

     Nous allons parler "capture" dans le sens de David Allen (Getting things done : Savoir s'organiser pour réussir).

Il s'agit là de la base de votre organisation : collecter en UN endroit tout ce qui accapare votre esprit et peut vous distraire au cours d'une autre tâche, tous ces petits riens "à faire" vous donnant cette désagréable impression de ne jamais faire ce que vous DEVRIEZ faire, vous empêchant de profiter ou d'être totalement présent à ce qui vous occupe sur le moment, tous ces petits trucs qui vous passent par la tête mais toujours au mauvais moment.

Le terme original anglais est "capture" et j'avoue que je le préfère à "collecte"(son équivalent français dans la méthode GTD) car il inclut bien cette notion fugace et mouvante,  l'idée qu'il faut saisir au vol ce qui nous passe par la tête sinon cela continue à nous "parasiter".

En effet, c'est bien de cela dont il est question pour être le plus concentré possible : il ne suffit pas d'avoir une super appli qui nous empêche d'aller sur Facebook (cf. #11) mais l'une des sources majeures d'interférence avec notre capacité de "Focus" est notre notre propre esprit qui nous happe à la moindre occasion :  

"faut que je prenne rdv chez le dentiste",

"je dois laver le linge du cabinet",

"je dois me pencher sur le programme de formation de tel organisme",

"il a l'air super ce jeu, faut que je le note quelque part"

"j'aimerais bien changer la disposition du bureau"

"faut que je fasse qqch avec mes vieux dossiers patients"

L'idée est donc d'avoir un système en place pour collecter tout cela au moment où cela vous vient et libérer ainsi votre cerveau qui utiliserait des ressources cognitives inutilement pour continuer à s'en rappeler. On est d'accord qu'à ce stade, il n'est pas question de prendre du temps pour définir et transformer vos idées en actions séquencées, il s'agit juste de les noter quelque part pour y revenir plus tard.

Et concrètement, comment agir à partir de cette belle idée ?

1/ Il faut choisir un système, un outil de capture : 

- il peut s'agir d'un lieu physique dédié où toutes ces entrées sont regroupées : une corbeille type corbeille à courrier, un panier... et vos idées peuvent être juste écrites rapidement sur un post it que vous déposez à cet endroit dédié ou vous mettez directement les papiers à traiter (ex: le programme de formation de l'organisme x, l'attestation x  à remplir et envoyer)

- un simple bloc-notes et un stylo bien sûr ! Mais ce qui peut être considéré comme gênant, c'est le manque de souplesse de l'outil papier que l'on ne peut pas facilement réorganiser, il faut tout réécrire quand on clarifie ses idées et qu'on définit des étapes plus précises

- un outil digital :

                . OneNote par exemple, vous permet de créer des "notes rapides" qui se rangent dans une section dédiée,vous pouvez ainsi y revenir plus tard (le raccourci "touche windows" + Alt + N vous ouvre automatiquement un post it digital)

   Personnellement, mon ON est devenu tellement touffu à force d'utilisation qu'il ne peut plus remplir ce rôle et est devenu davantage un outil de référence, de stockage d'informations. Donc je me suis tournée vers Trello.

                   . Trello est à la base un outil de gestion de projet permettant à des équipes de réfléchir conjointement sur un même espace. Je n'utilise pas ce côté collaboratif dans Trello, ce qui me plait, c'est son apparence où tout est plus visible que dans ON, on a davantage une vision simultanée: 

a) allez sur www.trello.com et inscrivez-vous (gratuitement)

b) Créez différents tableaux en cliquant sur le + en haut à droite.

Voici un aperçu du menu avec quelques uns des tableaux que j'ai créés  qui s'affichent à gauche

c) au sein de chaque tableau, créez autant de listes que nécessaires

d) au sein de ces listes, créez des cartes (qui peuvent être une image, une adresse de site web, une petite note rédigée) et vous pouvez bouger l'ordre de ces cartes d'un simple clic, même les changer de liste.

Voici un exemple de carte Trello "ouverte" : vous pouvez ajouter une date d'échéance, et c'est là aussi que vous pouvez créer des checklists pour valider l'avancée d'un projet (cf. ma checklist rédaction de bilan dans la publication #13)

Les astuces en + :

 -installez l'extension Trello dans votre navigateur pour créer une nouvelle carte automatiquement lorsque vous tombez sur quelque chose d'intéressant pendant votre navigation (référence d'un jeu, par ex.)

Un petit "+" bleu apparait alors à côté de votre barre d'adresse (voir photo ci-dessus). En cliquant dessus, vous envoyez le contenu de la page sur laquelle vous êtes à votre Trello.

- Bien sûr, installez la version adaptée sur votre tablette, téléphone pour pouvoir "capturer" à tout moment.

- épinglez l'onglet à votre navigateur pour qu'il s'ouvre automatiquement à chaque lancement d'internet

Il faut éviter de multiplier les lieux de collecte car quand vous devez réviser vos idées, il faut que vous sachiez où elles sont, le but est de les regrouper et pas de les éparpiller. Mais j'avoue que d'avoir à la fois un lieu "physique" et un lieu digital, c'est bien pratique. 

2/ La 2ème étape pour que le(s) système(s) choisi(s) vous soient bénéfiques, il faut les utiliser ! Et donc PLANIFIER DU TEMPS hebdomadaire (idéalement) dédié à la révision/clarification de tout ce que vous avez collecté.

Nous développerons tout cela plus tard dans un prochain épisode...

Je vous laisse essayer Trello, n'hésitez pas à me dire ce que vous en pensez ! Quels tableaux vous avez créés ?

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