• #20 CRBO et procrastination : quelles solutions ?

    Les comptes-rendus de bilan sont une partie importante de la morosité administrative qui pèse régulièrement sur nos épaules d'orthophoniste... Voici quelques idées pour essayer de dire "NON A LA PRO -CRAS-TI-NA-TIOOOOONNNNN !"

    Première étape : cernons le problème. Pourquoi n'arrive-t-on pas à s'y mettre !?

    - La longueur de la tâche et son degré de concentration requis sont rebutants surtout au début car on manque d'automatismes, nos trames et nos habitudes sont en cours de définition, certains comptes-rendus nous semblent compliqués car on en a peu l'habitude ou parce qu'on  a démarré avec un nouvel outil qui va nous demander de nous plonger fréquemment dans le manuel de cotation et d'interprétation

    - On peut s'interroger sur sa nécessité : est-il lu par ceux à qui il est destiné (médecins)?  En avons-nous, nous-mêmes, besoin ? Souvent les récapitulatifs de scores nous suffisent à nous faire notre idée et on se note notre projet thérapeutique sur un coin de post-it ou en haut de notre page patient OneNote; il n'est pas toujours demandé par les intéressés à qui il appartient (le patient et sa famille).

    - La seule autorité qui plane sur nos têtes, c'est notre convention avec la Sécurité Sociale : elle nous oblige à écrire ces CR et les remettre aux médecins et au patient. Or, les premiers ne les demandent (quasi) jamais et les derniers pas toujours non plus.

    Aucune pression ne s'exerce donc directement sur nous (pas de méchant patron à qui nous devons rendre des comptes; ni de professeur pour nous sanctionner d'une mauvaise note). Il n'y a aucune conséquence (directe) sur notre travail, notre rémunération mensuelle et notre évolution de carrière. 

    - Tiens, puisqu'on en parle... la rémunération est bien évidemment LE démotivateur le plus puissant... On est tous d'accords pour dire que ce fameux bilan orthophonique (en France) n'est pas rémunéré à sa juste valeur : le rapport entre d'une part, le temps/le degré de connaissances et de concentration nécessaires et d'autre part, l'argent gagné est on ne peut plus démotivant.

    - Il y a tellement d'autres choses à faire qui nous tiennent à cœur et qui paraissent avoir un impact tellement plus important sur notre quotidien d'orthophoniste : reprendre des notes de formation, créer/imprimer du matériel, lire un article, être en lien avec d'autres professionnels autour du patient, discuter d'un cas avec les collègues...

    Deuxième étape : quelles solutions sont possibles ?

    Face à une tâche à effectuer qu'elle quelle soit, nous avons toujours 3 choix possibles :

    1/ La déléguer (mais pas évident dans notre métier...)

    2/ Ne pas la faire (et en assumer les conséquences) : c'est une option choisie par certains sûrement. Après tout, je suis sûre que nous ne respectons pas toutes à la lettre cette Convention (écrivez-vous un courrier systématique de fin de prise en charge au médecin prescripteur ou une note d'évolution avant renouvellement de votre série sur la même ordonnance ? Si oui, chapeau bas, très trrrèèès bas même). Le CRBO est une obligation de même ordre alors pourquoi faire l'impasse sur l'un et pas sur l'autre ? ... 

    3/ La faire, bien sûr... Mais de façon la plus efficace possible. C'est là que le mot "productivité" prend tout son sens : comment en faire le plus possible en s'économisant le plus possible puisqu'on ne gagne déjà presque rien à le faire (dans le cas des CRBO)? 

    Voici une compilation de témoignages lus sur les groupes Facebook, et d'écoutes de podcasts récents :

    a. A défaut de pouvoir déléguer, viser une automatisation maximale :

    - utiliser /optimiser les outils d'automatisation

    ~ trames de CR

    ~ insertion automatique de textes (correction automatique de Word cf. #5 ou #12,

    ~ feuilles de calcul automatiques Excel,

    ~ insertion des résultats bruts dans les CR avec la capture d'écran ou avec OneNote cf.#7...),

    ~ la dictée vocale (Dragon,Word Q)

    - essayer de faire le maximum du travail en temps réel : déterminer les scores et les reporter sur la feuille de calcul tout de suite ; noter l'anamnèse sur oneNote afin de n'avoir plus qu'à mettre en forme et copier coller

    - réduire la rédaction au minimum (privilégier les listes synthétiques avec tirets ou autres puces automatiques) 

    b. La gestion du temps :

    - j'ai évoqué le découpage du CR en plus petites tâches afin que cela paraisse moins insurmontable et pouvoir donner un sentiment d'avoir accompli quelque chose même si le CR n'est pas entièrement rédigé (voir # 13 et aussi ici

    "Nul besoin de voir l'escalier en entier, monte juste sur la première marche." Martin Luther King

    - mais il y a aussi la technique inverse dont on entend beaucoup parler sous le terme "batching" (littéralement c'est le fait de faire des "fournées") : bloquer une demi journée, une journée, quelques heures par semaine ou par mois consacrées à un seul type de tâche. En effet, changer de tâche est éprouvant pour le cerveau et nous perdons beaucoup d'énergie en passant d'une tâche à l'autre. La concentration sur une tâche unique sur un long temps donné permet d'être plus productif en qualité et en quantité.

    c. Accountability/responsabilité

    Concernant ce problème d'absence de pression extérieure (le terme américain consacré est accountability), vous pouvez vous créer la nécessité de rendre des comptes à un tiers:

    - en donnant un délai de rédaction aux parents/patients

    - en se motivant entre collègues (on a vu plusieurs vagues de motivation collective sur les groupes Facebook !), en se lançant des défis entre collègues.

    - mais... le meilleur partenaire de responsabilité possible (accountability partner), c'est vous-même :

    J'ai bien aimé le point de vue à ce sujet de la coach américaine Brooke Castillo (The Life Coach School Podcast) et je trouve intéressant de le partager avec vous. Selon elle, ceux qui se disent "perfectionnistes" sont en fait des personnes qui ont peur de l'échec, peur de mal faire et en retardant leur rédaction quelle qu'elle soit, retarde le fait d'être jugé. Elle encourage donc à FAIRE le travail même si c'est de niveau "passable". Cette attitude va à l'encontre de ce à quoi nous pouvons être habitués : être tiré vers le haut, être poussé à ne rendre que si c'est excellent. Mais un travail FAIT même de niveau "passable", c'est mieux que RIEN. 

    Face à un délai donné, elle encourage à réaliser 80% du travail le plus tôt possible, d'emblée car, plus vite on se met au travail, moins cela requiert d'efforts. Il faut se donner un temps limité et le faire sur  ce temps. Ça n'a pas à être PARFAIT mais cela doit être FAIT. Et ensuite, profitez du temps restant à vous réjouir que ce soit FAIT, ne pas stresser sur la fin du délai approchant et si vous voulez encore peaufiner et corriger, améliorer, vous avez le luxe de pouvoir le faire tranquillement sur tout ce temps qu'il reste. Ou peut être que vous ne le ferez pas et ce n'est pas grave (et même tant mieux) !

    (traduction libre de https://thelifecoachschool.com/162/ : time management-procrastination)

    J'ai souvent lu des témoignages d'orthos qui procèdent ainsi en faisant le CR le jour/soir même : moins d'efforts de rappel sont nécessaires, les détails sont tout frais. Cela m'arrive trop rarement de le faire (de pouvoir le faire) mais c'est une chose que j'aimerais vraiment développer !

    d. Un petit dernier pour finir (car c'est tellement simple que ce serait dommage de s'en priver):

    si vous ECRIVEZ ce que vous voulez faire (to-do list, Bullet Journal...) vous avez +39.5% de chance de l'accomplir (selon des recherches rapportées par The One Thing podcast).

     Allez ! demain on s'y met ;)

    Podcasts sources :

    https://thelifecoachschool.com/162/ (time management-procrastination)

    https://www.jeffsanders.com/the-productive-power-of-batching-and-theme-days-podcast-202/

     


  • Commentaires

    1
    marie grenadine
    Mercredi 31 Mai 2017 à 09:45

    C'est vrai que les CRBO réalisés dans la foulée sont beaucoup plus rapides et moins fatiguant que lorsqu'on attend !

    2
    Ca Jou
    Mercredi 31 Mai 2017 à 12:23

    Argh, le dernier point ne marche pas du tout avec moi...  :-D

    3
    AL
    Mercredi 31 Mai 2017 à 14:35

    J'admire l'honnêteté avec laquelle tu as "cerné le problème". Et merci. Je me sens soudain moins seule et moins coupable avec mon "mes notes me suffisent" et "personne ne me le réclame" et "de toute façon je n'ai pas de date butoir"... 

    Je faisais déjà la cotation en direct quand c'est possible, sur feuille papier ou sur excel pour un ou deux tests. Je viens de commencer à utiliser OneNote, grâce à toi, et je me sens revivre: moins de papier, moins d'écriture. Vive le copier-collé.

    Après, pour l'effet "défi collègues" et le "batching", ça fera partie de ma "nouvelle vie". Vivement la rentrée... 

    Connais-tu des sites ressource pour trouver les tableaux de cotation sous excel? J"en ai récupéré quelques uns au fil des ans, mais il m'en manque beaucoup, donc j'ai commencé à me faire mes propres tableaux pour l'ODEDYS notamment. Je le partagerais volontiers avec qui veut!

    4
    AL
    Mercredi 31 Mai 2017 à 14:38

    PS: ton tableau de morcelage des CRBO en petites tâches est super efficace et satisfaisant à utiliser!!!

      • Mercredi 31 Mai 2017 à 17:38

        Les tableaux ont été retirés des sites qui les proposaient à cause des éditeurs qui ne les approuvaient pas... même si ça ne dispense pas d'avoir le test complet pourtant. J'en ai beaucoup, Fais moi un mail par le formulaire de contact si tu veux ;-) merci à toi pour ce retour !

         

    5
    Nath
    Mercredi 31 Mai 2017 à 16:55

    Archi fan de ton esprit de synthèse et des tes conseils toujours excellents! Merci!!

     

      • Mercredi 31 Mai 2017 à 17:41

        Merci ! c'est super gentil !! Avec plaisir

    6
    Camille
    Mercredi 31 Mai 2017 à 22:09

    C'est tellement ça! Je me suis installée récemment et donc bah j'ai fait bilan sur bilan. À ce jour je n'en ai aucun en attente. Tous sont rédigés. Mes trames de compte rendu sont prêtes, selon chaque bilan, et selon s'il est initial ou de renouvellement. Plus qu'à y rentrer chiffres et analyse qualitative (et bien souvent je garde des phrases types déjà écrites dans ma trame). Je rédige les ce le jour J généralement, car analyse encore fraîche dans ma tête avec tous les petits détails. Du coup je fais en sorte de me laisser du temps apres chaque bilan, quitte à n'en faire que deux ou trois dans la journée, mais au moins tous sont rédigés, les éventuelles dap sont envoyées, bref toute la paperasse administrative est finie. C'est vraiment satisfaisant je trouve de se savoir en règle et sans papier en retard, on sait qu'on est à jour. 

    Merci pour tous ces articles qui me confirment dans mon "obsession" d'organisation, et donc de gain de temps :)

      • Jeudi 1er Juin 2017 à 06:22

        Merci pour ce témoignage ! (Vivent les orga-addicts ;-)

    7
    marie grenadine
    Jeudi 1er Juin 2017 à 09:06

    Qu'est-ce que tu appelles "formulaire de contact" ?

    8
    Jeudi 1er Juin 2017 à 09:17

    par la rubrique "contact " en haut à gauche, comme ça j'ai le mail de la personne qui m'écrit directement.

    9
    laure
    Vendredi 2 Juin 2017 à 22:00

    merci, ça motive!!! j'adore ton blog!!!

    10
    Carola
    Lundi 21 Août 2017 à 11:58

    J'ai eu plusieurs retours de médecins qui demandent à ce qu'il n'y ait qu'une page de 10 lignes avec du vocabulaire facile... Je me retrouve à faire parfois des CBO en 2 versions arf, mais j'aimerais bien trouver une version qui "visuellement" parle bien aux médecins. Est-ce que ça existerait, un modèle tout fait de ce qui conviendrait le mieux ? (bon, je ne parle pas des médecins qui veulent tous les résultats, mais franchement, il y en a si peu !!) 

    J'ai l'impression d'avoir la réponse rien qu'en écriant ce post, comme quoi, "bin non, ça n'existe pas", mais j'espère me tromper !

    Je ne parle pas des compte-rendus avec trame pré-rédigée, mais plutôt d'une présentation optimale de compte-rendu qui serve au médecin. Pask'à quoi ça sert que Bibi, elle se décarcasse à faire 3 pages de compte-rendus "détaillés avec tous les écarts-types ou percentiles mais surtout faut pas se gourrer entre les 2" si en plus on te supplie de faire moins en face ??

      • Lundi 21 Août 2017 à 13:13

        à ma connaissance ça n'existe pas mais le plus simple est de faire un copié-collé seulement de ta conclusion  pour ses médecins ? non et si le vocabulaire est trop spécifique pt être avoir un petit glossaire/lexique à joindre systématiquement ? (un tel document avait été proposé sur un groupe facebook) car c'est évident que tu ne peux pas t'amuser à rédiger 2 conclusions différentes...  peut être d'autres auront d'autres idées.

        Merci de ton témoignage !

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