Le choix entre ordinateur portable ou fixe pour le cabinet n'est plus autour de la question de la facilité d'accès aux documents dorénavant grâce aux clouds qui deviennent les espaces de travail les plus utilisés.

Leur principe : vos documents sont conservés non plus sur un support physique (clé, carte, disque dur externe) mais sur internet. Vous accédez donc à vos documents depuis n'importe quel appareil et n'importe quel endroit (tablette, smartphone,  ordi... en vacances au fin fond de la campagne ou à l'étranger) pour peu que vous ayez une connexion internet (au moins le temps de récupérer le document souhaité).

Quels avantages d'une manière générale ?

- Vous n'avez plus à promener une clé usb d'un lieu à un autre pour travailler sur vos documents et y sauvegarder vos documents  en cours

- Vos documents sont sauvegardés en permanence sur ce cloud donc même si votre machine trépasse, vos documents sont sauvés.

Mais... Cela implique une frontière plus floue entre le pro et le perso, on ne déconnecte jamais totalement. Tout est toujours à portée de clic mais on ouvre là un vaste questionnement... Il nous faut apprendre malgré les moyens actuels à décider/choisir en notre âme et conscience de nos actions pour que cloud rime avec flexibilité plutôt qu'il ne devienne un "fil à la patte" trop envahissant (cf. Challenge N°513 mars 2017)

Le cloud reste un outil de productivité indispensable pour sa flexibilité d'utilisation en activité libérale  : 

1/ Cela permet de centraliser en un seul endroit accessible en permanence les documents "en cours" du moment (CR en cours, courriers divers...) sans avoir à se préoccuper de la sauvegarde sur telle ou telle clé qu'il faut du coup garder en lieu sûr et penser à emmener avec soi pour travailler sur tel ou tel projet.

Attention : Je ne le préconise pas pour garder l'ensemble de ses données. Cela pose problème pour la protection des données médicales d'ailleurs http://www.ordre.pharmacien.fr/Le-patient/La-protection-des-donnees-de-sante, (l'hébergement des données de santé ne pouvant se faire que par des lieux agréés) et cela ne dispense pas d'une sauvegarde régulière sur support externe. Pour info, il existe des clous agréés pour héberger vos données moyennant finance mensuelle... je m'y résoudrais peut être le jour où on gagnera davantage...

L'astuce pour rester dans la légalité : quand vous travaillez sur des documents soumis au secret médical, ne remplissez l'ensemble des données administratives qu'en DERNIER quand vous avez enlevé le document du cloud.

2/ C'est un allié précieux des rééducations à domicile : au lieu d'emporter vos fichiers divers d'exercices, vous pouvez accéder à leur version pdf sur tablette ou ordi portable.

Pensez à rendre le fichier "disponible hors connexion" si vous voulez l'utiliser au domicile d'un patient (à faire via l'application du cloud en question si vous avez une tablette)

3/ Je m'en sers comme lieu de téléchargement centralisé : j'ai modifié le chemin par défaut des téléchargements sur tous mes ordinateurs et ainsi tous les documents (un jeu trouvé par hasard sur internet, une facture, un article à lire...) se retrouvent sur le cloud que je sois à la maison ou au bureau. Cela oblige à un certain tri régulier pour ne pas que cela devienne un fourre-tout sans queue ni tête mais je trouve ça très pratique.

Pour modifier le chemin de vos téléchargements, procédez ainsi

Chrome : clic sur les 3 points verticaux tout en haut à droite > Paramètre > afficher les paramètres avancés. faites défiler plus bas jusqu'à la rubrique téléchargements et clic sur "Changer" pour changer le chemin et diriger vos téléchargement vers votre dossier cloud (qui s'appellera Mega, DropBox, oneDrive selon le cloud choisi)

Firefox :  clic sur les 3 lignes horizontales tout en haut à droite > Outils. dans la rubrique téléchargements cliquez sur "parcourir" pour changer le chemin et diriger vos téléchargement vers votre dossier cloud (qui s'appelera Mega, DropBox, oneDrive selon le cloud choisi)

4/ C'est un moyen de partager vos documents facilement quand ceux-ci sont trop volumineux pour un envoi par mail : vous envoyez le lien (un clic droit sur le document dans votre dossier dédié au cloud vous propose d'éditer/copier le lien que vous pouvez copier/coller dans un email) et la personne à qui vous avez communiqué le lien, récupère le document directement. 

Vous pouvez aussi paramétrer un dossier de partage ouvert à des membres désignés (par exemple, cela peut être très utile entre collègues de cabinet).

Quels clouds utiliser ?

Il en existe  de nombreux (Dropbox, Mega, Icloud, Google drive, OneDrive...), la différence se joue sur :

 - la taille disponible (avec le compte gratuit/ de base),

- la présence d'une fonction de synchronisation (c'est à dire que vos documents se modifient, se suppriment sur tous vos supports quand vous y touchez sur l'un de vos appareils) ,

- la sécurité 

Pour ce qui est de la taille, vous disposerez en général de 2 à 5 Go voire 15 chez Google Drive et jusqu'à 50 Go avec le compte gratuit de Mega ! Mais pour stocker des outils de rééducation pdf et des documents en cours, vous n'avez pas nécessairement besoin d'un gros volume.

J'ai mis le nez dans Mega  récemment suite à une conversation Facebook (merci donc à Solenn qui l'a cité si elle se reconnait ;-)) et outre sa capacité de stockage étonnamment importante, il propose une clé de chiffrement personnelle, garante de la protection des données. De plus, c'est un hébergeur Néo Zélandais (attention aux sites américains car le Patriot Act donnent l'accès aux données personnelles de toute personne suspecte de terrorisme/espionnage)

Et vous, utilisez-vous le cloud dans votre pratique libérale ?