• #17 Le dossier papier : chassez l'inutile, épurez

    Beaucoup d'entre vous ont probablement mis en place la prise de notes de séances de rééducation numérique grâce à One Note (si vous ne voyez pas de quoi je parle, rdv à la publication #1).

    Et si vous démarrez prochainement votre activité, je vous conseille de démarrer tout de suite en informatisant au maximum. Malgré tout, je trouve que le dossier "physique" reste une nécessité.

    Dans mon bureau, ces dossiers sont en plastique translucide car j'utilise en fait des protège-cahiers (A4 ou format 24x32)  

     (Ce n'est pas vraiment le sujet mais pourquoi  des protège-cahiers?

    - ils sont réutilisables facilement

    - ils ont deux côtés délimités pour mettre l'administratif d'un côté et le rééducatif de l'autre. 

    - je les trouve moins "fuyants" que les chemises cartonnées tout en étant plus accessibles qu'une pochette à élastiques. J'aime bien ceux qui ont un grand rabat en plus pour que les documents restent bien à l'intérieur.)

    A quoi sert donc ce dossier "papier" ? Que contient-il ?

    1/Tout d'abord, votre logiciel de gestion sait déjà BEAUCOUP de choses, et comme vous sauvegardez régulièrement, faisons la chasse aux doublons inutiles :

    #17 Le dossier papier : chassez l'inutile, épurez

     

    - exit la fiche administrative avec l'adresse/tel/caisse du patient : vous avez rempli ces infos directement dans votre logiciel au moment du bilan

    - exit la fiche récapitulative des séances effectuées et détails du traitement :  les dates de séances sont sur votre agenda et sur votre logiciel, de même que la date d'ordonnance, date de DAP.

    - pas de copie de la DAP non plus (toujours inutile pour les mêmes raisons). 

     

     

    2/ Côté administratif, je ne garde que :

    - le DERNIER CR (et seulement le dernier) et éventuellement certaines feuilles de passation de ce dernier bilan (et encore...) : je ne vois pas l'intérêt de garder la feuille de passation de l'épreuve des cloches, par exemple, une fois que vous avez noté tel score et telle stratégie dans le CR... Je ne garde en général que les feuilles de productions écrites. Certains me diront peut être que c'est utile de tout garder pour comparer mais pour cela,  d'une part, vous avez votre CR et d'autre part, notre bilan (encore pire celui de renouvellement) est suffisamment sous-payé pour qu'on ne s'oblige pas à éplucher les feuilles de passation du bilan précédent.

    - les CR d'autres professionnels sont immédiatement scannés (dans le même dossier informatique que le CR du patient) et je note les infos synthétiques que j'en tire dans mes notes de rééducation (dans une couleur différente pour la retrouver facilement et la distinguer des infos de séance) ---ERRATUM du 11/5/17 : sur ce point, la stricte loi n'autorise pas (encore) à ne garder que des exemplaires numériques ; cela nous obligerait à garder ces fameux courriers reçus d'autres pro dans leur version papier, j'avoue que je ne le fais pas. J'ai aussi trouvé ça : Une récente décision de la Cour de cassation ( Civ. 2, pourvoi n° 07-17622) du 4 décembre 2008 apporte des précisions :  " Lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de son existence peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable (articles 1334 et 1348 du code civil)"

    - l'ordonnance en cours (à scanner si vous n'utilisez pas déjà SCOR). Les originaux appartenant au patient il est normal de n'en avoir qu'une copie quelle qu'elle soit.

    - une copie de la carte de mutuelle (il est possible de l'insérer informatiquement dans votre logiciel mais je trouve plus rapide d'en garder une copie papier que de devoir la re-scanner à chaque nouveau traitement créé).

    3/ Côté rééducatif, j'ai :

    - le travail en cours : la fiche commencée non terminée, la fiche imprimée à l'avance pour une prochaine séance. 

    - le reste des supports de référence créés pour/avec le patient sont dans son classeur/cahier/porte-vues.

    En cas de nécessité de transmettre le dossier : vous imprimez éventuellement à partir du logiciel de gestion un récapitulatif du traitement en cours en faisant apparaître le nécessaire (séances effectués, éléments administratifs, date ordo/DAP) et vous pouvez transmettre vos notes OneNote (au format du logiciel mais il est aussi possible d'exporter en pdf/word)

    Au moment d'archiver le dossier et bien... RIEN à garder... tout est déjà numérisé ! Le CR vous en avez une copie numérique sur votre ordinateur, l'ordonnance aussi (dans le logiciel de gestion si vous pratiquez SCOR). Quant aux notes de rééducation, j'ai créé un onglet "archives" dans OneNote pour déplacer les pages  de patients inactifs.

    (Rappel - législation française de conservation des dossiers 
    http://www.fof.asso.fr/sites/default/files/bulletins/13_10_bulletin_120_commission_exercice_liberal_duree_conservation_dossiers.pdf )
     

    #17 Le dossier papier : chassez l'inutile, épurez

     L'astuce en + : Créez des dossiers informatiques au nom-prénom de chaque patient et à l'intérieur de ceux-ci nommez les fichiers en commençant par la date au format AnnéeMois pour que les fichiers à l'intérieur de ce dossier soient classés chronologiquement (très utile pour les patients suivis loooongtemps) ex de nom de fichier : 201703 CR ortho 

     

     

     

    Rendez service à vos éventuels successeurs : j'ai repris des dossiers à plusieurs reprise et franchement les dossiers remplis de feuilles de passation, de DAP terminées d'il y a 6 ans c'est hyper chronophage pour le successeur... J'ai passé des heures à archiver les vieux dossiers laissés...(je n'avais plus le choix, plus de place pour les archiver tels quels).

    C'est même parfois rageant d'éplucher un dossier où il y a de tout (... sauf un CR  même parfois...) !

    On récapitule par ce petit mémo téléchargeable?

    Cliquez ci-dessous sur les flèches pour afficher le document et le télécharger.

     

    Et dans vos bureaux, comment sont organisés vos dossiers actifs ? Et les archives ?

    Je suis aussi tout ouïe sur vos idées de rangement de ces dossiers papiers (y a-t-il autre chose que ces dossiers suspendus ? Un classeur me paraît trop encombrant et les trieurs multi-compartiments sont juste une autre version des dossiers suspendus... Bref, j'y réfléchis mais pas plus d'idées...)

     

     A bientôt !

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  • Commentaires

    1
    Rossygnol
    Mardi 9 Mai 2017 à 10:27

    Bonjour !

    Je vais bientôt démarrer ma collab (donc mes patients et... mes dossiers !) et je suis très contente de lire toutes ces idées ! Je pensais utiliser des pochette plastiques avec 2 côtés ouverts mais j'aime beaucoup l'idée du protège cahier pour pouvoir séparer l'administratif de la rééducation ! Pour le travail en cours, quand ce sont des fiches (type conscience syntaxique, text z ados...) j'utilise surtout des classeurs et je fais écrire l'enfant/l'ado sur les pochettes avec des feutres pour ardoise, ça m'évite d'imprimer à chaque fois et ça réduit donc ma consommation de papier !

    Si j'ai bien compris, vous ouvrez un classeur/cahier/porte vue pour chaque patient avec qui vous créez du matériel ? C'est une bonne idée pour ne pas encombrer le dossier ! En logico-math, j'utilise carrément une boîte à chaussures, tant il y a de choses à fabriquer !

      • Mardi 9 Mai 2017 à 11:54

        Moi aussi j’utilise souvent la pochette transparente + feutre ou je fais directement sur l'ordi (avec Pdf Xchange viewer)

        Merci  !

    2
    manon
    Mardi 9 Mai 2017 à 11:19

    sympa l'idée des protèges cahier. j'utilise des pochettes cartonnées avec 3 rabats (le rabat de droite est replié en bas). je laisse très peu de choses dedans travaillant quasi essentiellement avec la médiation padovan et utilisant la prise de note informatisée.

    3
    Julie
    Mardi 9 Mai 2017 à 12:27

    J'adore ! Mais est-ce qu'on ne prend pas le risque de tout perdre ?
    Je n'arrive pas à trouver une option pour sauvegarder sur un disque externe. j'ai bien compris pour les sauvegardes automatiques mais je parle de sauvegardes supplémentaires, au cas où tout buggerait un jour... Je suis une quiche pour tout cela... ce n'est peut-être pas possible d'ailleurs. 

      • Mardi 9 Mai 2017 à 13:17

        non mes sauvegardes automatiques sont programmées  sur 2 supports différents : la clé usb = sauvegarde journalière et DDE hebdo ou mensuelle. Il existe aussi des systèmes comme le NAS qui copie sur 2 dd en même temps. 

    4
    LUL
    Mardi 9 Mai 2017 à 15:45

    Bonjour, Merci pour toutes ces idées!! J'utilisais depuis longtemps les dossiers informatiques et je garde un minimum... J'avoue que la découverte de one note me ravit et j'ai adopté.

    DOSSIER WORD : Je garde mon vieux dossier word pour les anamnèses (confidentialité), CR, tous les scans (lettres d'autres professionnels et/ou... ts les documents qu'il me parait utile de garder, sans pour autant avoir besoin de m'y référer souvent) et ensuite pour archiver.

    ONE NOTE : pour les suivis en cours. Je note en tête mes objectifs, puis le suivi des séances, les idées d'activités ou de matériel à utiliser (tes conseils!!)

    1 POCHETTE PLASTIQUE/ PATIENT, classées par ordre alpha dans de gros classeurs : Je stocke les qq papiers (anciens CR) et éventuellement support d'une activité non terminée (beaucoup de mes patients ont une chemise cartonnée qui fait le lien maison-cab). Je range tout cela dans 3 gros classeurs où les patients ont juste une pochette plastique à leur nom, tout est rangé par ordre alpha, (chaque classeur accueillant plusieurs lettres bien sûr). Ces pochettes disparaissent à la fin des prises en charge (en fait qd les classeurs menacent d'exploser ;).

    Mes besoins : je n'ai pas vraiment réussi à adopter TELLO... un peu rigide à mon goût... j'aurais envie de ce principe mais sous forme de maps et je n'ai pas encore trouvé l'outil : si quelqu'un à une idée???

     

      • Mardi 9 Mai 2017 à 16:31

        peut être l'appli ithought si tu as un ipad ? je connais le logiciel Freemind (gratuit) ou inspiration (payant) ? 

      • Mardi 9 Mai 2017 à 16:33

        merci de tes idées et d'avoir partagé ton fonctionnement !

      • Alazais
        Mardi 9 Mai 2017 à 17:17

        Je ne connais pas TELLO , en quoi ça consiste? Merci!

      • Mardi 9 Mai 2017 à 17:20

        Je pense qu'elle voulait dire Trello ;-)

      • Mardi 9 Mai 2017 à 17:24

        Il en est question dans la publi n° 14

    5
    LUL
    Mardi 9 Mai 2017 à 15:47

    si quelqu'un A une idée

     

    6
    Crissarb
    Mercredi 10 Mai 2017 à 16:34
    Bonjour, encore un très bon article, bravo et merci !

    Personnellement j'utilise quasi toujours mon logiciel de cab : infos admin/scan des documents/crbo/et même les prises de note. Ainsi tout est centralisé.

    Une question : Êtes vous sûre que nous n'avons pas obligation d'archiver les dossiers physiquement ? Une simple sauvegarde informatique suffirait ?
      • Vendredi 12 Mai 2017 à 06:00

        Je reviens un peu sur la première réponse faite... il faudrait logiquement garder l'original des courriers reçus d'autres professionnels pour strictement respecter la loi... (mais c'est tout : l'ordo il est normal d'en avoir une copie) mai j'avoue que je ne le fais pas, c'est juste impossible d'archiver 30 ans de dossier.

        http://www.desmarais-avocats.fr/blog/quand-et-comment-les-dossiers-medicaux-pourront-ils-etre-dematerialises/

        après j'ai aussi trouvé ça : Une récente décision de la Cour de cassation ( Civ. 2, pourvoi n° 07-17622) du 4 décembre 2008 apporte des précisions : « Lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de son existence peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable (articles 1334 et 1348 du code civil) 

        source https://www.conseil-national.medecin.fr/sites/default/files/dossiersmedicaux2009.pdf

      • Crissarb
        Mercredi 17 Mai 2017 à 08:33

        Merci pour toutes ces précisions !

    7
    Mercredi 10 Mai 2017 à 19:01

    Bonjour ! alors l'original de ordonnance appartenant normalement au patient (bien que dans les faits nous la gardons bien souvent), n'en garder qu'une copie est normal. Les CR sont de toute façon informatisés dès le début donc je ne vois pas ce qu'on devrait garder physiquement non.... Merci de me lire et merci pour tes encouragements ;-)

    8
    Carola
    Mardi 20 Juin 2017 à 09:36

    Perso je continue de faire une fiche administrative papier ne serait-ce que pour le cas où le dossier change d'orthophoniste. Je trouve ça galère de devoir courir après mes collègues qui doivent retrouver toutes les données administratives sur leur ordi quand je récupère un de leur patient (ça peut arriver par changement de créneau horaire, par ex)

      • Mardi 20 Juin 2017 à 10:23

        ton logiciel de gestion peut pourtant éditer très rapidement une fiche administrative pour le jour où tu en as besoin. quand tu as besoin de transmettre son dossier. 

        MAis tu fais comme tu veux bien sûr ;-)

    9
    Carola
    Mardi 20 Juin 2017 à 09:38

    Question au sujet de la conservation uniquement du dernier CR : j'ai toujours des scrupules, j'aime bien voir la progression du patient. Mais au moment de l'archivage, effectivement, on garde tout ou juste le dernier ??

      • Mardi 20 Juin 2017 à 10:21

        tu es obligée d'avoir une version informatique de tous je pense. mais pas besoin de les garder en "papier"

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