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#13 Comment libeller les choses "à faire" ?
Aujourd'hui, je vous propose de repenser le libellé de ce que vous avez "à faire", vos to-dos :
1/ Faites la différence entre une TÂCHE et un PROJET : un projet se définit comme un objectif à atteindre nécessitant plusieurs étapes (des tâches) clairement définies et ordonnées.
Donc si l'on applique cela à notre quotidien d'orthophoniste :
-"Ranger bureau" est un projet : en effet, il va falloir vider, puis trier (jeter, mettre en vente, donner, archiver, scanner) ; acheter des boites, des pochettes de rangement, ranger, étiqueter etc.
-"Vendre matériel non utilisé" est un projet : sélectionner le matériel, prendre des photos, définir un prix, rédiger l'annonce, collecter les réponses, attendre les paiements, rédiger les factures, emballer le matériel, affranchir, déposer le colis.
- "Rédiger un CR" n'est pas une tâche mais un projet (et pas des moindres...) : choisir la trame de CR adaptée, rentrer les informations administratives, rédiger l'anamnèse, coter les résultats obtenus, copier/coller les résultats, mettre en page, rédiger la conclusion, définir projet thérapeutique, rédiger projet thérapeutique, relire, imprimer, envoyer au médecin prescripteur, donner une copie aux parents...
2/ Ne notez qu'une tâche précise lorsque vous l'écrivez sur votre calendrier comme "à faire" (les listes de projets et leurs tâches afférentes sont gardées séparément) et il doit s'agir d'une d'ACTION et non pas d'une description vague.
En effet, sur votre agenda, la chose "à faire" doit commencer par un verbe indiquant précisément et très concrètement ce que vous avez à faire :
APPELER la CPAM/parents de A.
DÉCIDER si je change mon étagère
REPONDRE par mail (dommage qu"emailer" n'existe pas vraiment en français, si ?) à instit xy,
RECHERCHER sur internet ...
ALLER à tel magasin pour acheter une ampoule
NETTOYER écran ordi
IMPRIMER tel fichier
PLASTIFIER cartes bidule
LIRE
DISCUTER de... avec...
REVOIR
REMPLIR
Attention ! tout verbe n'est pas acceptable : bannissez les "m'occuper de; trouver; faire" qui n'indiquent rien de précis.
3/ Ayant convenu plus haut qu' un compte-rendu est un projet, n'écrivez plus "CR de Bidule" sur votre liste mais découpez ce projet en sous-tâches "agissables".
Pour chaque compte-rendu, j'ai donc la liste ci-dessous à cocher. Et ne figure sur ma liste "A FAIRE" que la prochaine action du CR en question (par exemple, "coter résultats BALE de Bidule dans fichier excel").
Le but est que la redoutable corvée des CR vous paraisse plus accessible, surmontable, adaptable selon le temps/l'environnement dont vous disposez.
Voici le lien vers une fiche imprimable de suivi de vos CR
J'espère que cela vous aidera à mieux appréhender et organiser vos "choses à faire" et éviter qu'elles ne restent indéfiniment sur votre liste sans action de votre part...
Sources : David Allen Getting Things Done/Laura McLellan The Productive Woman Podcast
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Commentaires
2Anne-CatherineMercredi 5 Avril 2017 à 17:30Si je comprends bien ton CR tu le fais en plusieurs fois.
C'est là où je bloque. Quand je décide de rédiger mon CR je fais tout en une fois et cela me prends un max de temps. J'ai du mal à le réaliser par petits bouts. Mais je pense que tu as raison. En effet pourquoi je ne rédige pas l'anamnèse directement après mon premier rdv même si j'ai besoin de 2 séances pour faire mon bilan. Je corrige bien mon bilan dès que je l'ai fini!Quelle remise en question!
Je vais vraiment me pencher sur la question.
J'ai commencé avec one note pour les dossiers de mes patients. Je suis pas totalement au point mais ça commence à le faire!
Merci pour tous tes bons conseils.
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Mercredi 5 Avril 2017 à 18:49
Je ne fractionne pas forcément, si j'ai une plage de temps importante, je peux en faire un d'un trait, mais si j'ai des petits temps (30/45 min, c'est parfois juste donc le découpage aide et on trouve toujours qqch à faire ainsi. pas de tort ou raison, c'est une pratique, il faut trouver ce qui convient à chacun
Merci de ton témoignage
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3ElsaJeudi 6 Avril 2017 à 14:47Bonjour,
Serait-il possible de faire un petit tutoriel pour Trello ? je viens de télécharger l'appli mais ne parviens pas à faire la liste de tâches pour les CR ?
Merci !
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clairemicJeudi 6 Avril 2017 à 15:40
oui c'est prévu ! ;-) patience... mais sinon tu dois trouver des tutos sur le net pour démarrer
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4MeggyMercredi 12 Avril 2017 à 10:33Bonjour Claire,
Il est vraiment très agréable de te lire. Je n'avais jamais pensé à fractionner en tâches mes cr. Pour moi le CR était UNE tâche alors que pas du tout effectivement...et ça se ressentait puisque rédiger un CR me semblait une montagne insurmontable. Depuis ton article sur la loi de Parkinson, je fais beaucoup plus de choses parce que je n'attends pas d'avoir une journée ou une demi-journée pour agir. Merci encore!-
Mercredi 12 Avril 2017 à 15:43
Contente que cela t'ait été utile ! Merci à toi de me lire ;-)
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5ALLundi 22 Mai 2017 à 12:27Grosse remise en question effectivement sur les CR!!! Pareille que les commentaires ci-dessus, je les considère comme une grosse tâche et nécessitant focus cognitif important + beaucoup de temps. Je suis consciente que ne pas avoir de modèles de CR pré-établis me fait aussi perdre beaucoup de temps. Si j'avais une trame bien découpée, l'application par tâches (admin, anamnèse, cotations, concusions, projet) serait bien plus aisée et certaines choses comme les infos administratives et l'anamnèse ne demandent pas beaucoup de concentration/réflexion...
Merci de me bousculer dans mes petites habitudes et me donner du "grain à moudre"! Je découvre juste ton blog et je dévore les pages. Comme je change de région, de vie, de cabinet et de rythme cet été, c'est l'occasion de tout remettre à plat.
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intéressant comme approche. merci